Het perfecte werk om creatief helemaal op los te gaan
Deze week interview ik Saskia Mardi. Een virtual assistant met een aanstekelijk enthousiasme en een groot talent voor detail.
Meteen de belangrijkste vraag: waarom doe je wat je doet?
In one word: freedom. Anyone who knows me weet dat het enige ding, waar ik niet constant wispelturig over ben, mijn kledingsmaak is. De rest wisselt constant. Of het nou gaat om waar ik wil wonen, wat ik vanavond wil eten of waar ik wil werken – I just can’t choose.
Als een mama in een jong internationaal gezin, wilde ik een bedrijf creëren waar mijn work life rond mijn home life werkt, en niet andersom. Zelf kom ik uit Australië, mijn man uit Bali en wij wonen nu in Utrecht met ons dochtertje. Wij zijn er nog niet over uit (en zullen dat waarschijnlijk ook nooit zijn), waar wij willen settelen, maar als VA maakt dat allemaal niet uit. Zolang ik een wifi-verbinding en mijn trusty laptop heb, kan ik werken – dat is toch freedom!
Wat maakt het werken als virtual assistant zo ontzettend leuk?
Ik mag lekker zelf kiezen wat ik doe, voor wie ik het doe en wanneer ik het doe. Ik heb expres nergens werktijden, een telefoonnummer of werklocatie vermeld, want het maakt allemaal niet uit. Zolang mensen mij online kunnen vinden en het mogelijk is om mijn werk gedaan te krijgen voor de afgesproken deadline, mag ik het verder zelf bepalen.
Wat ik ook mag bepalen is mijn aanbod, want er is niet maar één manier om VA te zijn. Afhankelijk van je expertise, zou je aanbod heel anders kunnen zijn dan dat van een andere VA. Als er iets is wat je super leuk vindt om te doen, dan doe je dat. Vind je iets anders een rotklus, dan doe je het lekker niet.
En wat superverfrissend is aan VA zijn: ik heb nooit een ander vak gevonden waar mensen elkaar zoveel gunnen. Constant zie ik VA’s klussen doorsturen, andere VA’s aanbevelen en waardevolle tips met elkaar delen. Dat is toch een prachtige omgeving om in te werken?!
Wat deed je voordat je ging werken als virtual assistant?
Let’s just say, ik ben nooit trouw geweest aan een branche. Toen ik nog in Australië woonde, werkte ik als makelaar (yeah, I know, kan het zelf ook bijna niet meer geloven). Maar toen ik naar Nederland verhuisde zonder een woord Nederlands te spreken, moest ik op zoek gaan naar ander werk. De eerste jaren hier heb ik in diverse, Engelstalige assistant rollen gewerkt bij verschillende bedrijven van software- tot multinational sportswear merken en van alles daar tussenin. Dit werk vond ik leuk, maar ik kon nooit mijn draai vinden op die grijze, muffe kantoren. Ik was altijd het meisje dat ‘anders’ was. Uiteindelijk heb ik besloten om uit het kantoorleven te stappen (deels omdat ik het geestdodend vond en deels om mijn Nederlands te verbeteren) en ben ik in de horeca gaan werken.
Binnen no time was mijn Nederlands verbeterd en mijn vriendenkring ook. Ik houd van eten, mensen verwennen en veel ballen tegelijk in de lucht houden – ik voelde mij ontzettend in mijn sas. Voor een lange tijd waren mijn man en ik zelfs van plan om onze eigen tent te openen. Voordat we die stap wilden zetten, zijn we eerst twee jaar lang de wereld gaan bereizen met het uiteindelijke doel om weer in Australië te settelen.
Toch zijn dingen wat anders gelopen (don’t they always) en zijn we ons uiteindelijk weer in Nederland gaan settelen. Daarna waren we al snel in verwachting van ons kindje. Een café openen paste niet meer in het plaatje en om weer wat brood op de plank te hebben, ging ik weer het kantoorleven in.
Hoe ben je gestart met het werken als virtual assistant?
Kort nadat ik was begonnen met mijn kantoorbaan, herinnerde ik me waarom ik was gestopt. It just wasn’t me. Ja, ik ben een admin-loving, computer-savvy lady die ervan houdt om alles te organiseren, maar ik ben ook creatief en ondernemend. Hoe kon ik mijn skills combineren?
De term virtual assistant was al vaker om mijn oren gevlogen, maar had er nooit bij stilgestaan dat het iets voor mij zou kunnen zijn. Na de geboorte van mijn kind bleef ik er steeds vaker aan denken dat het anders zou moeten kunnen dan het 9 tot 5- leven. Ik ging verder lezen over wat het precies inhoudt om een VA te zijn en kwam de B. Business opleiding van Thamara tegen. Na een Skypesessie was ik verkocht. This chick was just like me – goed in veel, maar echt geen kantoortype. De opleiding didn’t disappoint and al snel had ik een kickass VA- business neergezet.
Met wat voor soort mensen werk je?
Met mijn love of all things edible and beautiful, richt ik me vooral op food & lifestyle bloggers, entrepreneurs en influencers. Hiermee kan ik mijn passie voor eten, mooie dingen en all things organised feilloos combineren.
Mijn opdrachtgevers zijn over de hele wereld te vinden en zijn stuk voor stuk creatief, ambitieus en positief. Mensen die passie hebben voor hun bedrijf, gedreven zijn om grote stappen te maken en niet onbelangrijk, mij als een equal zien. Ik vind het key dat samenwerken voor beide kanten energie geeft, dus daarom moet er ook altijd een klik zijn.
Wat voor soort werkzaamheden doe je?
Dit wisselt heel erg and that’s just how I like it. De ene dag houd ik mij bezig met social media of community management, en de andere dag ben ik administratie aan het doen of een klant aan het adviseren hoe ze processen kunnen stroomlijnen en automatiseren. Ik heb natuurlijk meerdere terugkerende taken, maar geen twee dagen zijn hetzelfde. En voor iemand die niet te lang een en hetzelfde ding wil doen, is dit perfect!
Wat ook leuk is, is dat ik vaak een klus begin voor een bepaalde soort werkzaamheid, maar dan in de loop van de samenwerking tegen heel andere dingen aanloop waarmee ik een opdrachtgever kan helpen. Zo blijft mijn rol altijd evolueren.
Wat is het gekste of meest bijzondere dat je ooit voor iemand hebt gedaan als virtual assistant?
Eerlijk gezegd valt het tot nu toe best mee. Laatst heb ik voor iemand goedkope treinkaartjes mogen zoeken. Soms gaat het er natuurlijk niet alleen om dat iemand de expertise niet zelf heeft, maar gewoon omdat iemand tijd tekort komt.
Hoe krijg je het voor elkaar om aan veel verschillende projecten te werken?
Alles op‘schrijven’. Vooral sinds ik moeder ben geworden is mijn geheugen een zeef (am I right?). Ik ben een stationary lover in a paperless business, dus ik ben zelf nog steeds aan het afkicken van talloze briefjes, boekjes en post-it notes, maar hoe dan ook: ik moet mijn hoofd legen. Dit geeft mij de nodige ruimte en rust in mijn hoofd, om me te concentreren op waar ik mee bezig ben. Hiervoor gebruik ik Asana als mijn to-do list/project management tool en Evernote als een tweede brein. (Thanks Thamara dat je me hiermee bekend hebt gemaakt!) Ik heb verschillende “workspaces” in Asana aangemaakt, waaronder een voor thuis. Mocht ik tijdens het werk iets bedenken dat ik thuis nog moet doen, dan kan ik het snel op mijn thuis to-do list toevoegen en weer verder gaan.
Hoe blijf je dagelijks gefocust op wat je doet?
Koffie, lekkere muziek en werk doen dat ik leuk vind werken voor mij. Ook ben ik een geboren people pleaser: mijn kracht en tegelijkertijd mijn valkuil. Als ik iets heb afgesproken met iemand, zorg ik ervoor dat het ook gedaan wordt.
Neem ons mee in hoe een gemiddelde dag en week eruit zien voor jou. Waar werk je, hoeveel en wat doe je?
Een gemiddelde dag heb ik niet, maar wel een soort van gemiddelde week. Doordeweeks ben ik twee dagen thuis met mijn kleintje, dus deze dagen werk ik vrij weinig. Tijdens haar dutjes kan ik wat kleinere klusjes doen of mijn eigen administratie bijwerken. Twee dagen werk ik nog in loondienst en één dag heb ik alleen voor VA- werk. Daarnaast werk ik vaak ook na babybedtijd in de avonden en in de weekenden de ochtenden, wanneer mijn man thuis is.
Wanneer ik niet thuis moet zijn voor mijn kleintje, werk ik bijna nooit thuis. Mijn workplace-of-choice is mijn favoriete koffietentje waar ze ook een flexwerktafel hebben. Heerlijke koffie, veel natuurlijk licht en een leuke sfeer.
Je bent je eigen baas, dat is meestal heerlijk en soms ook lastig. Wat vind je er moeilijk aan?
It gets lonely – ik ben een people person en houd van mensen om mij heen hebben en werk daarom vaak buitenshuis. Daarnaast, omdat ik best besluiteloos kan zijn, heb ik soms moeite met de knoop doorhakken. Ik merk dat ik er veel aan heb om met vrienden af te spreken, die ook eigen baas zijn – zij begrijpen de meeste dingen waar ik tegenaan loop en vaak heeft een ander een iets objectievere blik op je bedrijf dan jijzelf.
Welke compromissen heb je moeten doen om deze manier van leven mogelijk te maken?
Op dit moment, de beginfase, moet ik veel vrije tijd opofferen. Ik heb zo veel mooie verhalen gehoord van anderen die hun werk hebben opgezegd en volledig aan de slag zijn gegaan als ondernemer. Wow, hoe super zou dat zijn! But the reality is dat dit niet haalbaar is voor mij. Dus voor nu werk ik nog parttime in loondienst. Daarnaast heb ik natuurlijk mijn dochter, die veel tijd en energie in beslag neemt. Dit betekent dat ik, in plaats van met vrienden af te spreken, vaak na babybedtijd en in de weekenden ook aan het werk ben. Dat gezegd hebbende, weet ik dat het niet altijd zo zal gaan.
Wat iedereen natuurlijk wil weten: hoe vind je mensen om mee samen te werken?
That’s the magic question en ik merk dat het antwoord heel erg verschilt van persoon tot persoon. De een vindt veel mensen via LinkedIn, de ander met hulp van SEO en een maillijst. Voor mij is het gelukkig tot nu toe heel organisch verlopen en heb ik de meeste mensen via via gevonden. Bij een had ik een jaar eerder een workshop gevolgd, de andere was een mede- B. Business student en nog een ander, doordat ik getagd was in iemands Facebookoproep. Vorig jaar heb ik een waardevolle les geleerd van een bijzondere vrouw: “never underestimate your network”. Denk niet alleen aan je professionele netwerk, je netwerk is everywhere. Het kassameisje bij wie je afrekent, een klasgenoot van vroeger of je buren; je weet maar nooit. Gelukkig lul ik als Australische tegen alles wat los en vast zit, dus hierdoor weet iedereen om me heen wat ik doe.
Wat zijn de 3 online tools waar je echt nooit meer zonder kan?
- Asana: keeps me organised and focused. Superfijn om alle to-do’s (privé en zakelijk) op één plek te hebben en om samen projecten bij te houden met opdrachtgevers.
- Evernote: remembers everything so that I don’t have to. Evernote gebruik ik om alle interessante websites en artikelen te bewaren, als bibliotheek voor al mijn ideeën en, samen met hun andere app Scannable, om al mijn administratie te digitaliseren.
- Google everything (Mail, Drive, Docs, Maps and let’s not forget Translate!): alle Google producten zijn gebruiksvriendelijk, hebben veel integratiemogelijkheden en maken samenwerken met anderen über makkelijk.
Virtual assistants zijn hot. Hoe zie jij de VA over 5 tot 10 jaar?
Nog hotter! Vaak heeft men wat tijd nodig om te wennen aan wat nieuw is en de term virtual assistant is voor de meesten nog een onbekende term. Maar steeds meer mensen werken online en die mensen kunnen of willen niet alles alleen doen. Iemand vast inhuren kost veel geld, tijd en verantwoordelijkheid en daarom zullen mensen, wanneer de term virtual assistant een household name wordt, sneller op zoek gaan naar een VA.
Heb je als laatste een gouden tip voor anderen die ook als virtual assistant willen starten?
Doe het lekker YOUR way! Wat leuk is aan eigen baas zijn, is dat jij het allemaal lekker zelf mag bepalen. Natuurlijk zijn er bepaalde regels en richtlijnen waar je rekening mee moet houden, maar laat je niet leiden door hoe anderen het doen. Er is niet maar één manier om te ondernemen. Jouw bedrijf moet een reflectie zijn van jou: de uiteindelijke reden waarom jouw klanten voor jou kiezen. Thanks to Thamara en haar opleiding, heb ik gedurfd om een onderneming neer te zetten that screams ‘Saskia’! Er zijn vast mensen die het helemaal niks vinden en dat maakt helemaal niet uit, want ik wil juist niet iedereen aanspreken. De mensen die mijn onderneming wel aanspreekt, vallen de meeste van de tijd binnen mijn doelgroep. Door jezelf te zijn is ondernemen niet alleen leuker, maar ook makkelijker! Waarom zou jij het jezelf moeilijk maken? Just be YOU!
