Coach en virtual assistant – de perfecte samenwerking in moeilijke tijden

Economische crises maken niet alleen veel kapot, ze brengen ook positieve verandering. Wanneer alles wat we kennen onderuit wordt geschopt worden we gestimuleerd om met andere ogen te kijken naar hoe we dingen doen. Drukke zelfstandig ondernemers hebben door de huidige crisis en het wegvallen van werk en inkomen ineens meer tijd dan ooit tevoren. Dat blijkt een uitstekend moment voor vernieuwing. 

In dit dubbelinterview vertellen coach Mandy en virtual assistant Corina hoe ze elkaar juist in deze tijd hebben gevonden, elkaar helpen en er beiden beter uitkomen.

Mei An – Mandy – Phoa is zelfstandig ondernemer. Als coach en trainer helpt ze individuen, teams en groepen om het beste uit zichzelf te halen door een goede balans te vinden. Organisaties nodigen haar uit op locatie en ze heeft een eigen praktijk in Amstelveen. Voor haar werk staat ze regelmatig in live contact met allerlei mensen en de impact van de coronacrisis was voor haar als professional dan ook groot. Ondanks het verlies aan werk en inkomen zag Mandy juist nu kansen en koos ze ervoor om te investeren in ondersteuning van een virtual assistant.

Foto van coach Mei An Mandy Phoa

Mei An – Mandy – Phoa | foto: Anne van Zantwijk

Het hakte er flink in

Alle trainingen waren geannuleerd of verplaatst naar het einde van het jaar en ook alle coaching stopte in één keer. Daarbij kreeg mijn man het coronavirus te pakken en moest ik naast het runnen van mijn bedrijf in mijn eentje de boel draaiende houden thuis. Dit alles bij elkaar hakte er flink in. Toch besefte ik al snel dat ik juist nu positief, innovatief en creatief moest zijn. Ik ben me gaan verdiepen in online werken en ben de coaching en training, waar dat kon, online gaan opstarten.

Ik ben blij dat dat is gelukt en goed gaat, al is het nog heel weinig in vergelijking met wat ik normaal deed. Toch is het in ieder geval iets. En mijn creatieve oplossingsvermogen is daar niet gestopt. Ik heb mijn aanbod ook kunnen uitbreiden naar wandelcoaching. 

Ik heb er zelf echt een hekel aan

Normaal gesproken ben ik druk met trainingen geven en zit ik continu in coachgesprekken. Daardoor kom ik vaak niet of nauwelijks toe aan het structureren, ordenen en verder professionaliseren van mijn backoffice. Dat verdiende echt aandacht en daar had ik door de crisis nu eindelijk de tijd voor. Alleen, ik heb er zelf echt een hekel aan.

Ik riep al een lange tijd dat ik graag met iemand zou willen werken die mij bij dit alles kan ondersteunen, maar ik was telkens te druk om het daadwerkelijk op te zetten. Voor een nieuwe samenwerking moet je je  goed voorbereiden. De extra tijd die ik nu gedwongen had bleek het uitstekende moment om mijn samenwerking met een virtual assistant te gaan organiseren. Een goede vriend en collega van mij, Coen Brouwer, was enthousiast over Corina Evers, de virtual assistant waar hij al lang mee werkt. Hij bracht me met haar in contact.

Nu doen we het samen

Een samenwerking met een VA kost uiteraard geld. Door de crisis zijn mijn inkomsten enorm teruggelopen en dit is eigenlijk een moment om meer op je centen te letten. Maar ik zie het als een investering voor de toekomst. Later heb ik het (hopelijk) weer te druk om dit te initiëren en op te pakken. Door nu te investeren in ondersteuning van een VA worden mijn klanten sneller geholpen en kan ik me richten op datgene waar ik goed in ben. Ik ben heel blij met Corina. Ze denkt met me mee, geeft structuur en geeft me het gevoel dat we het vlot samen trekken. Het is best spannend om dingen los te laten, maar beetje bij beetje gaat het makkelijker. In het begin wist ik niet hoeveel werk ik voor haar had, maar intussen weet ik dat ik haar flink kan inzetten. Ze helpt me met secretariële zaken, maar denkt ook mee met de marketing en communicatie. We zijn nog zoekende naar onze werkwijzen, maar raken snel op elkaar ingespeeld. Ik ervaar het nu al als zeer prettig en denk zeker over een tijdje dat het me heel veel rust gaat geven. Ze is echt een engel!

Corina Evers is de virtual assistant die ondernemer Mandy zoveel rust en tijd oplevert. Naast secretariële ondersteuning is Corina steengoed in visuele vormgeving en staat ze bekend om het maken van moderne en effectieve presentaties, voor bijvoorbeeld trainingen, vergaderingen en webinars. Ze maakt ook social media templates en websites voor ondernemers. Vanwege haar veelzijdigheid en eigentijdse kijk op werk is ze een veelgevraagde professional. Sinds de crisis heeft ze alleen maar meer werk.

Vrijheid en vertrouwen

Wat ik als virtual assistant voor Mandy doe is heel divers. Ik plan afspraken in, beantwoord mailtjes en creëer overzicht in de mailbox. Daarnaast maak ik tekst en visuals voor social media, help ik trainingen voor te bereiden, doe ik administratieve dingen en nog veel meer.

Mandy is een enorm enthousiast, zorgzaam en warm persoon. Twee weken na de start van onze samenwerking kreeg ik een lief kaartje van haar en een armbandje per post. 

Foto van virtual assistant Corina Evers

Corina Evers | foto: Nadine van Spanje

Ze checkt ook of ik wel op tijd en regelmatig even een pauze tussendoor neem. Daarnaast geeft ze mij ook veel vrijheid en laat ze de werkzaamheden aan mij over in alle vertrouwen. Het voelt daarom ook niet als ‘werken voor’ maar als ‘samen werken’. Samen dingen bedenken, sparren of gewoon praten over iets prive’s. Dat we dat samen kunnen maakt de samenwerkingsband sterker.

We hadden gelijk een hele goede klik en dat komt mede doordat zij al heel snel vertrouwen had in onze samenwerking. Mandy zegt dat we nog zoekende zijn in de werkwijzen van onze samenwerking en dat ervaar ik net zo. Samenwerken is ook samen bekijken wat efficiënt en effectief is voor ons beide. Gelukkig raken we snel op elkaar ingespeelt. Mandy checkt ook altijd of iets oké voor mij is of vraagt hoe ik iets zie in bepaalde situaties. Het is echt samen afstemmen en dat voelt heel fijn.

De instapdrempel moet laag zijn

Aan het begin van een samenwerking is het voor een ondernemer altijd spannend om los te laten. Je geeft toch wel je hele hebben en houwen aan iemand die je niet kent. In dit geval had ze natuurlijk all goede dingen over mij gehoord van Coen Brouwer, waar ik al mee samenwerk, en ik geef vooraf altijd aan dat rustig starten geen probleem is. Bij mij is de drempel vrij laag, ik maak geen gebruik van abonnementen of een minimale afname van uren. Die manier van werken vind ik prettig, het helpt om een vertrouwensband op te bouwen. Met Mandy ging dat vrij snel en natuurlijk.

Met het oog op de toekomst

Naast Mandy zijn er meer ondernemers die mij hebben ingeschakeld omdat ze daar door corona extra tijd voor hebben of juist omkomen in het werk. Vaak willen ze meer aan hun online zichtbaarheid werken om zo nieuwe klanten te vinden of ze investeren nu in het stroomlijnen van processen aan de voor- en achterkant. Ik werk bijvoorbeeld al een paar jaar samen met trainer Coen Brouwer en ook Coen had besloten om tijdens de crisis gebruik te maken van de tijd en mogelijkheid om een aantal zaken op poten te zetten en mij alvast in te werken voor de periode dat hij weer kan starten met trainingen geven. Zo breidt onze samenwerking zich steeds meer uit.

Ondernemers werken meestal erg hard en zijn altijd bezig, tijdens deze crisis is de druk van de ketel. Er is nu ruimte om met andere ogen naar je business te kijken en ruimte in de agenda om dingen goed aan te pakken en te kunnen afstemmen.

Ondernemers werken graag met een virtual assistant, omdat ze zich daardoor volledig kunnen richten op hun eigen ding. Op dat waar ze hun bedrijf in de eerste plaats voor zijn gestart. Zo hoeven ze niet alles te weten, continu op de hoogte te blijven van de laatste ontwikkelingen en hun duurzame tijd aan simpele goedkope taken te besteden. Dat neem ik allemaal over. 

Thamara Zijlstra

Thamara Zijlstra

Thamara Zijlstra is de oprichter van Blueberry Dynamic. Antropoloog, wereldreiziger en ambitieuze ondernemer. Haar standpunt is duidelijk: iedereen die dat wil kan aan de slag als zelfstandig ondernemer om een vrijer en blijer leven te creëren.