5 Tips Om Effectief & Efficiënt E-mail Te Gebruiken

!!Belangrijk!! Lezen & reageren!!: effectief & efficiënt e-mail gebruiken, 5 tips

Krijg jij ze ook wel eens op die manier in je inbox? 

Een e-mail valt in je Postvak In en die staat vol met uitroeptekens en een dwangmatige oproep tot reageren.

• Wat doet dat met je?
• Gaat je hartslag omhoog?
• Voel je irritatie?
• Haalt het je uit je concentratie?
• Ben je geneigd om direct te reageren of in ieder geval te lezen?

Want als iemand een bericht aan jou stuurt met dit in de onderwerpregel dan zal het vast belangrijk zijn. En, doe je het zelf ook wel eens op deze manier? In dit artikel deel ik een aantal tips om efficiënter met je e-mailtijd om te gaan. Een paar kleine aanpassingen kunnen het verschil maken in jouw samenwerking met klanten of collega's.

Normaal

E-mail is tegenwoordig een normale manier van communiceren voor partijen, zakelijk en privé. Wij weten eigenlijk niet meer beter, bijna alles gaat tegenwoordig via e-mail. Maar, staan we nog wel eens stil bij hoe we deze communicatie doen? Hebben we eerder spelregels met elkaar afgesproken over hoe we informatie met elkaar delen, de reactietermijn, de tone of voice? Sinds wanneer hebben we bedacht dat we complete boekwerken schrijven in een e-mail, zonder na te denken over hoe het op de ontvanger overkomt? Dat we geen gebruik maken van opmaak, met kopjes en witregels? Of dat we jan en alleman in de cc of bcc opnemen? 

Tone of voice

Probeer je altijd in de ontvanger van je bericht te verplaatsen en gebruik jezelf daarbij als spiegel wanneer je een bericht opstelt. Hou rekening met aan wie je het bericht schrijft. Ken je deze persoon? Kun je dan familiaire taal gebruiken? Is het een klant of een collega? Schrijf je het bericht namens je werkgever of vanuit je eigen bedrijf? En als het laatste het geval is, stuur je dan een bericht uit naam van of voor je klant (past jouw tone of voice bij de tone of voice van je klant?) of voor jezelf? 

Wat wil je met het bericht bereiken? Wil je hulp, advies, een reactie, je gelijk halen, informeren? Dit zijn allemaal aspecten die invloed hebben op het bericht en die eigenlijk de revue moeten passeren zodra je vingers het toetsenbord aanraken. Maar in de waan van alle dag…. Enfin. Tijd om een paar basics in het toneellicht te plaatsen. 

Hoe maak je efficiënt gebruik van e-mail?

E-mail zou efficiënt moeten zijn, en geen extra werk. Een begeleidend schrijven bij een advies bijvoorbeeld. Je schrijft de email als een persoonlijk kaartje: helder, kort en direct en voegt in de bijlage jouw advies toe dat is opgemaakt, gecontroleerd op stijl- & spelfouten, op jouw briefpapier, in pdf. En als het een vertrouwelijk stuk is, hang je er een wachtwoord aan die je deelt met alleen de ontvanger. Om maar iets te noemen.

E-mail zou efficiënt kunnen zijn als we met elkaar de spelregels weer eens onder de loep nemen. Wat zijn de do’s & don’ts? Een paar Do’s! De don’ts volgen in een later artikel.

Tip 1: hou je e-mail helder en beknopt
Kom direct tot de kern: vertel wat je bedoeling is en wat je van de ontvanger verwacht. Handig om daarbij in je hoofd te houden is: wat-hoe-wanneer. Je vertelt de ontvanger wat je verwacht of gedaan wenst te hebben, hoe je dat gedaan wilt hebben en geeft aan wanneer dat moet gebeuren. 

“Mijn offerte voor de werkzaamheden zoals wij hebben besproken, vind je in de bijlage. Zou je de offerte willen doornemen en controleren of deze voldoet aan jouw wensen? Ik hoor graag jouw reactie vóór vrijdag <datum> aanstaande. Heb je in de tussentijd nog vragen, laat het mij dan weten.”

Tip 2: werk in omgekeerde volgorde
Wel eens te snel op verzenden gedrukt halverwege je verhaal? Of een bijlage vergeten? Of de ontvangers niet goed gecontroleerd? Vast wel. En dan zit je toch even te balen. Je kan overigens je bericht weer intrekken en ongelezen exemplaren vervangen door een nieuw bericht of zelfs verwijderen. Een handleiding daartoe volgt op een ander moment.

• Begin met de bijlage (uiteraard als er een bijlage is).
• Stel je beknopte bericht samen.
• Vul de onderwerpregel (zie 3) in die past bij de inhoud van je boodschap.
• Voeg de ontvangers toe (en check deze dubbel).
  

Tip 3: gebruik hele heldere onderwerpregels
Hysterie! Hoofdletters! Uitroeptekens! URGENT! Pffff. Dat dus. Je krijgt al hoofdpijn. De verstuurder heeft blijkbaar haast als gevolg van uitstelgedrag of niet kunnen plannen en nu ben jij de dupe…… (“your lack of planning is not my problem”). 

Het is zo makkelijk denk je. ‘Even’ een paniekbericht versturen om aandacht te krijgen en op te vallen in de brei van andere berichten. Maar, vaak werkt het contraproductief. 

Hou het simpel en overzichtelijk. Zorg ervoor dat de e-mail een duidelijke onderwerpregel heeft waarin een actie of reden is opgenomen, met daaraan gekoppeld het onderwerp dat ook de inhoud van je bericht dekt.

“[Beoordelen] Offerte werkzaamheden samenwerking Virtual Assistant Naam"
“[Controleren en betalen] Factuur 12345 van Virtual Assistant Naam"
“[Ter informatie] Onze bevindingen na 3 maanden samenwerken met Virtual Assistant Naam”

Tip 4: hanteer een reactietermijn
Voor jezelf en voor anderen. Het is natuurlijk niet zo dat je de hele dag op je handen zit en niets te doen hebt. Je krijgt wel eens een bericht waar je meer tijd voor nodig hebt om uit te zoeken of om een goede en onderbouwde reactie te formuleren. Niets mis mee. 

Maar, als je meer tijd nodig hebt, laat de verzender dat dan ook weten. Dat hoeft niet per omgaande, maar binnen 12 tot 24 uur een reactie dat je er binnen een bepaalde tijd op terugkomt, is voor de ontvanger wel zo netjes. 

Tip 5: reageer niet primair: laat sommige berichten even liggen
Een bericht ontvangen dat je bloed doet koken. WTF? Nou, die zal ik eens even…..

Niet doen. Laat liggen. Ga even een rondje lopen om stoom af te blazen. Primair reageren, helemaal schriftelijk zonder nuances, zonder het kunnen aankijken van iemand, maakt heel veel meer kapot dan je lief is. Ga na een uur nog eens dat bericht lezen met een andere bril op. En schrijf dan een reactie. Daarna laat je dat bericht nog een paar uur liggen en lees je jouw reactie nog eens door voordat je op “versturen” stuurt.

Bonus tip: hou ook je e-mail handtekening simpel
Je wil je bericht opvallend afsluiten. Je wil niet stoffig zijn. Je wil de ontvanger bewust maken van het milieu. Je wil de ontvanger een mooie boodschap meegeven. Onderzoek heeft aangetoond dat men alle overbodige informatie in een e-mailhandtekening als storend ervaart.

Hou het simpel. Je naam, bedrijfsnaam, telefoonnummer en website is meer dan voldoende. 

En, denk ook eens na over je afsluitende groet; er is niet mis met “met vriendelijke groet” of “hartelijke groet”! 

Maar, probeer je groet in ieder geval voluit te schrijven (geen m.vr.gr. of mvrgr). Afkortingen zijn (eigenlijk altijd!) not done in zakelijke e-mail of correspondentie, al was het alleen maar omdat jouw "logische afkorting" voor de ontvanger niet logisch is en dan ruis in de communicatie veroorzaakt waardoor je daarna nog een bericht moet opstellen om de onduidelijkheid in je eerdere bericht recht te breien. 

Een volgende keer

Waarom je eigenlijk nooit BCC moet gebruiken en waarom je bedachtzaam om zou moeten springen met het gebruik van CC, deel ik in een volgend blog. In dat artikel ga ik verder in op de don’ts van e-mailgebruik.

Heb jij nog aanvullende tips? Laat het weten in een reactie.

[-- Bericht aangepast door admin @lior_mazliah --]