Hoe creëer je structuur in je bedrijf?

Als er 1 ding is wat ondernemers met elkaar gemeen hebben, dan is het dat ze enorm creatief zijn. Ze hebben het ene na het andere briljante idee. Ieder nieuw idee is dan meteen ook een valkuil voor een ondernemer. Want je wilt het liefst meteen met jouw nieuwe idee aan de slag. Maar gister en vorige week had je dit dilemma ook al….toen ben je ook zomaar uit het niks gestart. Wat uiteindelijk resulteert in dat je veel nieuwe ideeën hebt maar er weinig ideeën écht tot leven komen.

Voor ondernemers is structuur aanbrengen in hun werkzaamheden en in hun bedrijf, vaak een uitdaging. Juist omdat ze alles tegelijk willen doen. Ik geef je graag een paar tips hoe je meer structuur kunt aanbrengen.

• Structureer de backoffice van je bedrijf

Dit houdt in dat je alle documenten op een overzichtelijke en snel terug te vinden plek opslaat op je schijf of in de cloud. Je wilt niet dagelijks onnodig veel tijd kwijt zijn met zaken op te sporen. Je wilt alles direct bij de hand hebben.

• Zet terugkerende zaken in je agenda of online to do list

Ik gebruik bijvoorbeeld voor al mijn to do’s - hoe groot of klein ze ook zijn - de tool Asana. Het zorgt voor structuur en geeft je duidelijke deadlines. Deadlines zorgen ervoor dat je ergens naartoe gaat werken. Heb je geen deadlines? Dan ben je vaak niet vooruit te branden, is mijn ervaring. To do lists creëren rust in je hoofd. Op het moment dat je ze noteert hoef je er niet meer mee bezig te zijn. To do’s poppen op wanneer de deadline nadert, verder kun je ze laten rusten. Dat geeft een fijn, gerust gevoel. 

• Probeer terugkerende taken te automatiseren

Gebruik programma’s en online tools die jouw ondernemersleven makkelijker maken. Ik geef je graag een voorbeeld op het gebied van facturatie. Ik werk inmiddels alweer jaren naar volle tevredenheid met Moneybird. Zodra ik een factuur stuur via Moneybird houdt Moneybird zelf bij welke facturen al betaald zijn en welke nog niet. Moneybird verstuurt dan automatisch een herinnering naar mijn opdrachtgevers. Hoe fijn is dat? Dit soort simpele klussen lijken niet tijdrovend maar zijn het wel. Moneybird maakt mijn leven dus makkelijker en zorgt ervoor dat ik tijd overhoud voor andere zaken. Ander voorbeeld, het posten van social media berichten. Dat kun je natuurlijk iedere keer handmatig gaan doen óf je plant alle berichten alvast voor een maand in via Buffer.
Misschien werk je met Outlook. Zet dan in het menu Snelle Stappen een paar mails klaar die je zeer regelmatig - misschien wel wekelijks - verzend. Zodra je dit hebt ingesteld kun je vanaf nu met maar 1 druk op de knop diezelfde mails verzenden. Handig toch?

• Focus je op een 1 of 2 duidelijke doelen

Uit vele onderzoeken blijkt dat mensen met minder doelen, veel meer bereiken dan mensen met een hele waslijst. Dat zit hem vaak in het feit dat mensen met veel doelen, deze doelen te algemeen formuleren. De truc is om de doelen te visualiseren waardoor ze ook meer SMART worden. Doelen stellen werkt enorm motiverend, stel daarom in het begin doelen die makkelijk te bereiken zijn. Op deze manier geef je je zelfvertrouwen een boost en kun je daarna aan een wat meer gecompliceerd doel gaan werken. Schrijf je doelen op en zorg dat je ze regelmatig voorbij ziet komen. Dit kan op post its of in je online to do list als een terugkerende reeks.

• Uitbesteden

Om focus en structuur te houden is het slim om zaken waar je niet goed in bent, uit te besteden. Wanneer je het door een professional laat doen kost het je misschien wat meer maar kun jij in de tijd die je bespaart weer bezig zijn met andere taken. Tijd die je kunt besteden aan het realiseren van jouw doelen.

• Vaste dagen

Probeer als ondernemer 1 of 2 vaste dagen in de week aan je bedrijf te werken. Dit betekent dat je ook vaste dagen hebt waarop je voor je opdrachtgevers werkt. Dit geeft een hoop rust in je hoofd. Schakeltijd tussen opdrachtgevers en je bedrijf is vaak verloren tijd, dus beperk dat zoveel mogelijk.

Probeer deze tips één voor één te integreren in je dagelijkse routine. Succes!