4 Tips Om Je Uurtarief Te Bepalen Als Virtual Assistant

De laatste tijd ben ik door een aantal startende of nog onderzoekende VA's benaderd die worstelen met het bepalen van het uurtarief. Nu ben ik geen tarief-expert, verre van, maar ik kon hen wel vertellen hoe ik tot mijn tariefstelling ben gekomen, en wat voor mij een aantal praktische handvatten zijn om een tarief te bepalen. Ik deel dit graag met jullie, misschien kun je er je voordeel mee doen of helpt het je.

First: mijn uurtarief is gebaseerd op:

• levenservaring;
• 35+ jaar werkervaring in uiteenlopende branches;
• investeringen (tijd & geld, opleidingen) in mijn kennis, kunde & skills;
• afschrijvingen aan (hardware) materiaal;
• kosten gerelateerd aan het thuis werken (stroom, internet, inrichting werkplek);
• verzekeringen;
• aanschaf software (als dit op verzoek van een klant is, kan dit uiteraard worden gefactureerd);
• lidmaatschappen aan brancheverenigingen;
• etc.

Second: een gemiddeld tarief voor VA's "in de markt" ligt tussen de ± € 40 - € 75 per uur. En ja, er zijn VA's die een bepaald specialisme hebben en waarvoor een hoger tarief van toepassing is. Er zijn ook VA's die gebruik maken van strippenkaarten,  en abonnementen. NIETS IS FOUT! Jij moet doen waar JIJ je senang bij voelt. Het is jouw bedrijf! Ik heb er voor gekozen om "uurtje-factuurtje" te hanteren voor een groot deel van mijn klanten. 

1. Jouw toegevoegde waarde

Een (potentiële) klant zal geneigd zijn jouw tarief te betalen als hij/zij zeker is van jouw toegevoegde waarde. Maar hoe krijg je dat dan voor elkaar? Daar zijn meerdere mogelijkheden voor. Zo zou je bijvoorbeeld kunnen verwijzen naar referenties van andere klanten. Als je die andere klanten nog niet hebt, dan kun je iets gratis weggeven, een freebee of gratis tips & trics in de vorm van een weggever. Of door een bepaalde klus bij wijze van proef gratis te doen zodat de klant ziet wat je kan bijdragen aan zijn/haar bedrijf en wat dit voor voordeel kan opleveren. Dat hoeft allemaal niet hoogdravend te zijn; ik heb voor een klant als proefopdracht haar inbox geschoond en tips gegeven hoe zij regels kan instellen zodat behandeling van haar email niet helemaal handmatig hoeft.

2. Bepaal je uurtarief: wie is je klant?

Huh? Ik hoor je denken :). Zal uitleggen wat ik hiermee bedoel. Als iemand je benadert voor een mogelijke samenwerking dan doe je even een onderzoekje. Google is your best friend: website, kvk, social media. Is het een bedrijf, met meerdere mensen in dienst, dan kun je best aan de bovenkant van je tarief gaan zitten. Vaak is het zo dat bedrijven gewend zijn om met zzp'ers/freelancers te werken en zij kijken niet op van "hogere" tarieven. 

Is jouw potentiële klant een eenpitter, dan is het niet raar om iets lager in te steken qua tarief. Je gaat tenslotte voor een duurzame, lange samenwerking en daar kun je bij de bepaling van je tarief voor die ene klant best rekening mee houden.

3. Uurtarief of projectprijs?

Stel, je krijgt de uitvraag mee te werken aan een lekker langlopend project. Dat project garandeert je inkomen voor een langere periode. Joehoe! Taart! Dat is enorm lekker. Maar, hoe ga je dat verkopen? Want, vaak is er voor een project een bepaald budget. En daar moet jouw tarief dan wel inpassen.... 

Best handig om dan niet je volle uurtarief voor het project te hanteren. Wees daar een beetje flexibel in en zet iets lager in, zodat jouw bijdrage past binnen het budget van het project. 

Note 1: als je gaat deelnemen aan het project en onderdeel bent van het projectteam, dan ben jij als ondersteuner vaak een van de laatste schakels in de machine. Als er iets in het proces niet goed gaat, of iemand anders waar jij mee moet samenwerken is te laat met opleveren of maakt een fout, dan kost jou dat dus extra tijd, heeft het invloed op jouw deadline (enne... wat dacht je van jouw stressfactor....). Hou daar rekening mee als je jouw projectprijs afgeeft: beter extra uren meenemen in jouw offerte voor "onvoorzien en zaken buiten jouw invloedssfeer". Zo snij je jezelf qua tijd en geld niet in de vingers. 

Note 2: maak goede afspraken over het factureren van je uren. Het is heel gebruikelijk om deelfacturen te versturen, bijvoorbeeld 25% vooraf, 25% halverwege en 50% achteraf na afloop/afronding van het project. 

4. Bepaal je minimum uurtarief (en ga daar nooit onder zitten)

Een klant benadert jou voor een bepaalde reden. Logisch dat je als starter denkt: "maar ik heb nog geen klantenportefeuille, ik ben net begonnen... etc. etc.". Klopt. Maar dat betekent niet dat je jezelf voor € 25 p/u moet gaan verkopen, alleen maar om klanten te krijgen of opdrachten binnen te halen. Dan haal je niet alleen jezelf, maar ook het mooie VA-schap dusdanig naar beneden en voelt het alsof je de markt vervuilt.

Om een voorbeeld aan te halen, laatst werd er door iemand die mede het VA-schap op de kaart heeft gezet en altijd riep dat het schandalig is om lage tarieven te hanteren, en voor haar klanten alleen het allerbeste, een uitvraag gedaan voor een klus. Het geboden tarief: € 19 p/uur *ieuw & crap*. 

Je bent meer waard dan dat tarief. Veel meer waard. En, bedenk dat wanneer je eenmaal zo laag inzet, dan wordt het verhogen van je tarief na een tijdje best lastig bij bestaande klanten. Je hebt een bedrijf. Het is geen uit de hand gelopen hobby. Je hebt kosten, je wil van je bedrijf leven en genieten van het leven en de vrijheid die jouw bedrijf je geeft. Dat kan alleen maar als je de basis goed neerzet, en een van die zaken is een goed uurtarief. Prima als je start met € 45 p/uur  Een verhoging na een jaar van € 2,50 tot € 5,00 is dan niet gek voor je klant; zal hij/zij zelf ook vast doen bij zijn/haar klanten.

En ja, het is eng als een klant tegen je zegt dat je tarief "aan de hoge kant is". Want stel dat ie zich bedenkt! Maar: is dit dan iemand waar jij mee wil samenwerken? Als het alleen maar om de financiële kant van de medaille gaat, kun je potentieel bij iedere uur dat je schrijft en factuur die je stuurt gepiep krijgen en ben je alleen maar bezig met je jezelf te verdedigen. Je kunt je tijd wel beter gebruiken. 

Bonustip

Als een klant een opmerking maakt over jouw tarief, leg dan een eenvoudig rekensommetje voor.
Vraag aan jouw klant hoeveel tijd het hem/haar kost om die klus te klaren en vermenigvuldig die tijd met zijn of haar tarief. Daar komt een bedrag uit.
Vaak kan jij die klus sneller of efficiënter.
Bereken jouw tijd maal jouw tarief. Dan is een rekensommetje snel gemaakt.
Daarnaast is het goed om dan als extra-tje toe te voegen dat de klant al zijn tijd bezig kan zijn, declarabel, voor zijn klanten en hij jouw investering zo heeft terugverdiend. 

Ik hoop dat ik je hiermee op weg help. Als er ervaren VA's zijn die aanvullende tips hebben, please share!