Nu het thuiswerken misschien wel het nieuwe normaal wordt, is videoconferencing of wel vergaderen via Zoom of MS Teams steeds normaler. In het begin van de Corona crisis kwam dit met horten en stoten op gang maar inmiddels draait een gemiddeld bedrijf zich niet meer om voor een Zoom meeting of vergadering via MS Teams. Videoconferencing klinkt goed en het kan ook zeer effectief zijn maar toch zijn er wat zaken waar je op moet letten, zowel als voorzitter als deelnemer. Zo zit de voorzitter vaak wat minder ‘strak’ in zijn voorzitterschap dan in een fysieke vergadering. Het komt ook vaak voor dat twee deelnemers een discussies domineren waardoor de overige deelnemers afhaken en achterover gaan leunen.
Waar je in een fysieke vergadering vaak wel even kunt interrumperen is dat met een videoconferencing toch iets lastiger. Als er 4 mensen tegelijk praten weet je vaak niet meer wie nou wat heeft gezegd. Wil je daar dan ook nog doorheen gaan roepen dan wordt het pas echt chaos! Chaos is wel het laatste wat je wilt in een vergadering, dat is het moment dat deelnemers afhaken omdat ze het allemaal niet meer kunnen volgen.
Hoe houd je de videoconferencing vergadering nou effectief? Dat doe je met deze tips:
- Gebruik videoconferencing en géén conference call lijn. Videoconferencing creëert een gevoel van samen zijn, omdat je elkaar ziet. Met een conference call lijn zie je elkaar niet en weet je niet precies wie er aan het woord is. Programma’s zoals Zoom, MS Teams en Skype zijn zeer geschikt voor videoconferencing en daarnaast erg gemakkelijk in gebruik.
- Test 5 minuten van tevoren of alles naar behoren werkt. Zorg dat je een stabiele internetverbinding hebt. Zet uit voorzorg alle andere apparatuur die op internet is aangesloten helemaal uit. Zorg dat video’s of Powerpoint presentaties klaar staan zodat je deze makkelijk kunt laten zien via het delen van je scherm. Vraag ook aan alle deelnemers om 5 minuten van tevoren alles te testen.
- Spreek met alle deelnemers af dat iedereen tijdens de vergadering zijn geluid op mute heeft staan, tenzij je het woord krijgt. Dit voorkomt een hoop ruis en irritante achtergrondgeluiden.
- Houd je als voorzitter aan de vergaderpunten. Geef aan het begin van de vergadering aan wat het doel is van de vergadering en vraag of er nog ingekomen punten zijn zodat er een duidelijke vergaderstructuur ontstaat. Spreek af – indien de vergadering waarschijnlijk langer dan 1 uur gaat duren – of jullie na een uur bijvoorbeeld even 15 minuten pauze houden. Zo is voor iedereen duidelijk hoe lang de totale vergadering zal duren.
- Zorg als voorzitter dat iedereen aan het woord komt. Dit kan soms lastig zijn bij een virtuele vergadering maar het creëert wel een gevoel van betrokkenheid. Vraag dus als voorzitter regelmatig naar ieders mening.
- Als er presentaties zijn gepland tijdens de virtuele vergadering zorg dan als voorzitter dat deze maximaal 5 minuten duurt. Een presentatie tijdens een virtuele vergadering is voor veel deelnemers een lange zit. Ze raken verveeld, want alleen maar luisteren is voor de gemiddelde persoon ronduit saai. Zorg er in ieder geval voor dat iedereen de presentatie kan zien en daardoor mee kan lezen en probeer de presentatie interactief te maken.
- Houd de vergadering kort en krachtig. De meeste medewerkers moeten nog steeds wennen aan het virtuele vergaderen. Het kost ze energie. Houd de vergadering daarom kort en bespreek alleen datgene wat er écht besproken moet worden.
Veel succes met deze tips!
