Processen structure...
 
Notifications
Clear all

Processen structuren - Hoe doe je dat het beste op afstand en hoe overtuig je de klant  

 

Wendy De Vries
(@wendys)
Blueberry Starter
Lid geworden: 3 maanden geleden
Berichten: 11
26/05/2020 7:42 AM  

Dag Allemaal!

Ik ben op zoek naar VA’s die processen structureren voor ondernemers en ben benieuwd naar jullie ervaring en daarom stel ik jullie graag de volgende vragen:

- Wat voor soort processen structureer jij?

- Hoe maak je je het bedrijf en dus de processen zsm eigen zodat je de opdracht goed kan uitvoeren? Er zijn natuurlijk simpelere processen die je kunt structureren zoals mailboxen, archief etc.

- Maar hoe ga je bv om met werkprocessen en werkinstructies van functies/branches waar jij wellicht geen kaas van hebt gegeten?

- hoe overtuig je de ondernemer dat processen structureren op afstand ideaal werkt?

Ik merk dat ik wat worstel hiermee. Dit omdat ik nog moet starten, dus een beetje onzeker en nog aan het bedenken hoe ik dit het beste aan kan pakken. 

Ik ben benieuwd naar jullie ervaringen!

Groet Wendy 


René de Heer vond het leuk
Citaat
Ingrid Serraarens
(@ingrid-s)
Blueberry Master
Lid geworden: 4 maanden geleden
Berichten: 74
28/05/2020 12:34 PM  

Hi Wendy, jouw vraag zit al een paar dagen in mijn hoofd. Weet ook niet waarom.... Ik ga vanuit mijn eigen ervaring proberen jouw vragen te beantwoorden. Misschien dat je er iets aan hebt.

Geplaatst door: @wendys

Wat voor soort processen structureer jij?

- Hoe maak je je het bedrijf en dus de processen zsm eigen zodat je de opdracht goed kan uitvoeren? Er zijn natuurlijk simpelere processen die je kunt structureren zoals mailboxen, archief etc.

- Maar hoe ga je bv om met werkprocessen en werkinstructies van functies/branches waar jij wellicht geen kaas van hebt gegeten?

- hoe overtuig je de ondernemer dat processen structureren op afstand ideaal werkt?

1. Wat voor processen structureer jij?

Dat is heel divers. Voor de ene klant hou ik de mailbox op orde, voor de andere klant plan ik de werkzaamheden conform mijn eigen opgezette en door de klant geadopteerde proces, waarbij het uitgangspunt is geweest dat die klant overzicht wil van openstaand klantenwerk voor een langere periode. Voor nog een andere klant heb ik en ben ik bezig met het in kaart brengen van diverse bestaande processen binnen die organisatie. Daarnaast ben ik daar onderdeel van het projectteam (zeg maar leidend, sturend en uitvoerend) dat de overgang van stukken / documenten lokaal opslaan naar opslaan in de cloud (Sharepoint) uitwerkt. Dat proces is behoorlijk intensief en kost best wat tijd & inspanning van de gebruikers. Zodra wij dit goed in beeld hebben, ga ik een handleiding schrijven in jip en janneke taal zodat dit voor andere afdelingen binnen die organisatie kunnen gebruiken.

2+3. Het eigen maken van bedrijf / processen | werkprocessen, werkinstructies onbekende branches

Ik denk niet dat daar een pasklaar antwoord voor is, want: is je klant een groter bedrijf of een eenpitter? Dat is een enorm verschil. Een bedrijf zal protocollen, richtlijnen etc. hebben. Een eenpitter zal voor zichzelf op een gegeven moment een fijne werkbasis hebben bedacht.

Wat ik altijd doe (maar dat staat los van het bedrijf) is onderzoek naar het wie, wat, waar en waarom. Informatie over het bedrijf / de zzp'er vinden. Daarnaast is mijn vraag tijdens een kennismaking ook altijd of en wat voor systemen en / of processen aanwezig zijn. Het ene bedrijf zal je dat zo kunnen overleggen, het andere bedrijf misschien niet omdat ze jou daar voor nodig hebben. 

Ik heb, omdat het de wens was van een van mijn klanten (mij totaal branche-vreemd) om diverse processen op papier te hebben & om bepaalde processen beter te stroomlijnen, bedacht dat ik met een aantal key-spelers (+ hun ondersteuners!) binnen dat bedrijf om de tafel moest gaan zitten en heb dat ook gedaan. Een aantal korte interviews/gesprekken gehouden voor mijn beeldvorming zodat ik uit alle lagen kon filteren hoe de processen lopen binnen dat bedrijf. Dat heeft en helpt mij enorm, niet in de laatste plaats omdat men allerlei afkortingen en vaktermen gebruikt die mij niets zeggen. Groot voordeel van die interviews is dat de medewerker van een bedrijf zich "gehoord" voelt wat bijdraagt aan acceptatie wanneer er processen veranderen binnen dat bedrijf.

Een van mijn zzp-klanten heb ik gevraagd om in een paar bullitpoints aan te geven welke processen hij hanteert, hoe zijn werkwijze is en hoe bijvoorbeeld zijn ideale werkweek eruit ziet. Dat helpt mij om mij "naar zijn bedrijf" te schikken en als ik bedenk dat iets misschien efficiënter kan, daar op te sturen.

4. Hoe overtuig je een ondernemer dat processen structureren op afstand ideaal werkt? 

Wat ik zowel in het bedrijfsleven als nu heb gemerkt is dat men pas overtuigd is als men het voordeel ervan ziet.

Een proces structureren doe je niet "even"; het vergt onderzoek, tijd. Wat mij altijd helpt is dat ik mijn idee van een ideaal proces uitschrijf. Daarna ga ik met de klant/bedrijf om de tafel om te toetsen of ik het goed heb begrepen, de poppetjes op de juiste plaats staan etc. Als de klant zich kan vinden (met aanpassingen e.d. waar nodig) en ik groen licht krijg, vraag ik om committent. Want juist omdat je vaak niet "zichtbaar" bent voor iedereen binnen dat bedrijf, zal jouw aanspreekpunt moeten zorgen voor draagkracht binnen die organisatie. Het is niet aan jou om met Jan & Alleman een discussie aan te gaan waarom jij een proces verandert of inbrengt. Ik hou in die opzetfase ook altijd rekening met "heilige huisjes". Want die zijn er. En het is goed om dat met jouw opdrachtgever te bespreken. 

Ik denk ook dat het op afstand doen van dit soort werkzaamheden heel transparant is voor een organisatie. Jij bent blanco, wordt niet gehinderd door kennis van mensen (meningen) binnen die organisatie (sfeer, types, likes & dislikes). Het gaat voor jou om het proces en hoe dat efficiënter kan werken voor die specifieke organisatie. Juist daardoor krijgt die organisatie een proces dat gemaakt is, gebaseerd op feiten en niet op meningen. 

 

Ik hoop hiermee je vragen een beetje beantwoord te hebben en dat duidelijk is hoe ik eea aanpak. Je mag me altijd benaderen als je vragen hebt of hier verder over wil sparren!


René de Heer en Wendy De Vries vonden het leuk
ReageerCitaat
Wendy De Vries
(@wendys)
Blueberry Starter
Lid geworden: 3 maanden geleden
Berichten: 11
28/05/2020 1:43 PM  

@ingrid-s dit helpt mij zeker! Ik ben juist op zoek naar persoonlijke ervaringen want iedereen werkt op zijn/haar eigen manier.  Dit geeft mij veel input om over na te denken. Super bedankt hiervoor!

Je aanpak klinkt ook erg interessant. Ik ga het eens laten bezinken en wie weet neem ik nog contact met je op. 

Thanks! ✌🏻

 

 


Ingrid Serraarens vond het leuk
ReageerCitaat
Marielle Jacobsen
(@marielle)
Blueberry Starter
Lid geworden: 3 maanden geleden
Berichten: 17
28/05/2020 3:39 PM  

@wendys

Hi Wendy,

 

Leuke vragen en niet zo simpel te beantwoorden, of eerder: er zijn meerdere wegen die naar Rome leiden. Mijn ervaring (vanuit mijn HR achtergrond) is met name gericht op het stroomlijnen van personeelsprocessen. Denk dan bijvoorbeeld aan proces van indienst nemen (maar ook doorstroom en uitstroom), van werkinstructies, van functiebeschrijvingen en -waarderen. 

Dit zijn processen die je prima op afstand als zelfstandige kunt doen. Het begint voor mij altijd met vragen als: wat is het doel, wat wil de klant bereiken, wat is het ideale plaatje. Te vaak zie ik namelijk dat processen en systemen niet dienend maar leidend zijn, waardoor het star is en er vaak vanaf wordt geweken. 

Een proces beschrijven kost tijd wil het goed doen. Ik leer graag de klant kennen en zijn doel dus, de gebruiker en wat hij/zij wenst, lees me in de evt wetgeverskant, CAO's etc (wat moet, wat mag, wat mag niet) en ga dan voor mij het proces beschrijven. 

Wat juist een voordeel is volgens mij, is dat je ongehinderd door voorkennis van wat in het bedrijf leeft, taboe is etc kunt schrijven (tenzij je vaker voor de opdrachtgever werkt, maar dan nog sta je als zelfstandige anders in het proces dan de organisatie). 

Ook hier geldt: doen, ga ervaren, vraag aan je collega's hier en elders input als je ergens tegen aan loopt en verzand niet teveel in details (behalve als het voor het proces moet 😉

Groetjes, 

 

Marielle


Ingrid Serraarens en René de Heer vonden het leuk
ReageerCitaat
Fanny
(@fanny)
Nieuw
Lid geworden: 2 maanden geleden
Berichten: 1
30/05/2020 2:00 PM  

@wendys

Even korte reactie.
Het kan soms een voordeel zijn als je de processen niet kent. Je hebt dan een frisse blik op zaken en zie knelpunten die betrokkenen wellicht blind voor zijn geworden ("zo doen we dat altijd al"). Processen structureren doe je altijd met degene die hierbij betrokken zijn.
Een belangrijke stap is om de huidige stand van zaken duidelijk in beeld te hebben en van daaruit identificeren wat niet werkt en bedenken hoe het anders kan. Vooral bij handovers (interactie tussen 2 functies of afdeling) gaan zaken mis. Kijk ook naar overbodige stappen en zaken die op geautomiseerde wijze kan gebeuren.
Werkinstructies opstellen in nauw overleg met de uitvoerders (soms efficienter als ze meeschrijven en jij als begeleider een kritische blik op werpt).

Dit in een notedop my two cents. Natuurlijk komt er veel meer bij kijken.


Ingrid Serraarens vond het leuk
ReageerCitaat
Wendy De Vries
(@wendys)
Blueberry Starter
Lid geworden: 3 maanden geleden
Berichten: 11
05/06/2020 5:33 PM  

@marielle @fanny bedankt voor jullie reacties! Ik neem dit zeker mee!


ReageerCitaat