[Opgelost] Virtual personal assistant voor toffe ondernemer

 

Blueberry Vacatures
(@blueberryrepost)
Admin
Deelgenomen: 1 jaar geleden
Berichten: 76
Topic starter  

Anders Kan groeit door en zoekt op korte termijn een nieuwe PA/VA (parttime, mogelijk later meer uren) om Janne Schuijn persoonlijk en zakelijk (en het bedrijf administratief en klantgericht) te ondersteunen. Je start met de e-mail/klantenservice en administratie.

  • Je vervult een proactieve functie als spil in het bedrijf waarbij je schakelt tussen de klant, de coaches en ons;
  • Je behandelt zowel zakelijk als een deel persoonlijke mail van Janne Schuijn, naast de Anders Kan klantenservice;
  • Je bent accuraat in het verwerken en administreren van documenten en gegevens;
  • Je signaleert al snel waar het effectiever en beter kan en bedenkt nieuwe manieren voor meer structuur aan de voor- en  achterkant van het bedrijf
  • Je legt je eigen processen vast en bent altijd bezig met het optimaliseren van onze systemen en processen;
  • Je bent uiteraard ontzettend communicatief vaardig en vindt het een leuke uitdaging om allerlei soorten e-mails te behandelen. Niets is jou te veel of te gek.

Je kan bij succes je taken en uren uitbreiden door onze huidige PA Krista te helpen en in de breedste zin van het woord het bedrijf en haar eigenaar te ondersteunen.
Waaronder bijvoorbeeld, maar niet uitsluitend:

  • Het op orde brengen, structureren en (re)organiseren van documenten, het kantoor, de laptop, systemen, kamers en kasten in huis, etc.;
  • Het uitzoeken, kopen en vergelijken van aan te schaffen artikelen, reizen, producten en diensten;
    Het beheren van de zakelijke en persoonlijke agenda, vooruit plannen en vooruit denken wat er mogelijk nodig gaat zijn;
  • Het in de gaten houden van verjaardagen, op tijd de relatiegeschenken regelen;
  • Meedenken waar nodig, strategisch brainstormen indien mogelijk en gewenst, notuleren bij meetings en gesprekken;
    Licht huishoudelijk werk indien nodig;
  • Contact onderhouden met het netwerk en actief netwerken voor nieuwe contacten en zakelijke mogelijkheden. Denk zowel zakelijk als persoonlijk: zoals met de uitgeverij, journalisten, andere bedrijven, nanny, zorginstanties, podcasts, voormalig klanten, management voor influencer-aanvragen, talks, etc.

 

Wij vragen maar geven ook veel flexibilileit

Je zal veel van het werk online kunnen doen en daardoor regelmatig thuiswerken, maar bent altijd bereid naar Zwolle te komen wanneer nodig of gewenst. Je woont dan ook in (of in omgeving) Zwolle. Sommige weken is het rustig, heb je veel vrije tijd en zien je werkuren er steeds hetzelfde uit. Sommige weken zullen compleet anders en druk zijn en veel meer uren vergen. Je hoeft bij ons geen 9 tot 5 mentaliteit aan te houden.

Jouw kernkwaliteiten zijn extreme ordelijkheid, structuur/overzicht behouden en probleemoplossend. Maar ook servicegerichtheid, door- en aanpakken, niet lullen maar poetsen en overal bovenop zitten. Je gaat heerlijk op het wegwerken van de eindeloze losse-eindjes-lijsten en zucht niet als de lijst langer wordt terwijl je ‘m bijna af had 🙂

Je schrijft fantastisch Nederlands, je bent een kei in het zien van uitdagingen (i.p.v. problemen), je bent zakelijk concreet en duidelijk, maar bezit ook een groot empatisch vermogen. Voor de klantenservice hebben we echt iemand nodig die meedenkt, attent is, open staat voor de klanten en (ook de potentiële en voormalig klanten!). We willen dat iedereen zich echt gehoord en gezien voelt. Uiteraard bewaak je ook integer de grenzen/kaders van Anders Kan en draag jij onze kernwaarden uit: transparant, nuchter, brutaal eerlijk (ook naar jezelf en ons).

Je werkt in blokken (de mail wordt bijvoorbeeld op vaste tijden beantwoord en er wordt in de administratie niets gemist of overgeslagen) en bent productief. Je laat je niet snel afleiden of ontmoedigen (maar ook jij bent maar een mens, we know! 😉 ) en bent zelf ook gek op persoonlijke ontwikkeling om te blijven groeien op o.a. deze vlakken. Je houdt van verbeteren, optimaliseren, uitvoeren.

Bij voorkeur heb je ervaring met of kennis van Asana, Moneybird, Zoom, Mollie en the Huddle. (Heb je dit niet, reageer dan ook gerust.)

 

Niet onderhandelbare voorwaarden:
→ Je bent en handelt inclusief, anti-racistisch en ziet (alle) mensen als gelijkwaardig. Je blijft openstaan voor leren en verbetering op deze vlakken.

→ Je bent nuchter en hebt meer met evidence based dan met zweverigheid.

 

Je bent belachelijk pro-actief en zegt - wanneer je PA taken gaat uitvoeren - uit jezelf dingen als:

“Ik hoorde je vanmorgen praten over X, dus als je ‘t fijn vindt zet ik morgen even in een docje de pro’s en cons klaar en een prijsvergelijking. Geef maar door welke je eventueel wil, dan bestel ik dat z.s.m. Ik zie dat je morgenmiddag een gaatje hebt in je agenda, ik zet vast in Asana en je agenda dat je dan even mijn documentje doorneemt en het aan mij terugkoppelt en zal je ook nog wel een reminder doen als ik niks van je hoor die middag.”

“Ik ben dol op podcast X/magazine X/televisieprogramma X en zie dat ze JOU (of een van de coaches) kunnen gebruiken. Heb een balletje bij ze opgegooid dat ze ons binnenkort echt moeten interviewen, want... (kneitersterke redenen)”

“Janne, ik kijk net door de agenda en over 7 weken begint lancering X. Ik denk dat we over 2 weken alvast moeten starten met (...), want anders komen we in tijdnood. Mij viel bij het vorige project op dat het beter werkt als we 5 weken van te voren beginnen. Zal ik het hele team direct even op de hoogte brengen en bij X achter een plan aangaan? Laat maar weten wanneer je dit uiterlijk nodig hebt.”

“Laat mij maar de coördinatie van de verhuizing doen. Ik houd wel in de gaten wie er kan helpen en wanneer ze kunnen, wanneer de interieurstylist jullie nodig heeft en hoe laat de klussers komen. Ik maak de planning en zorg dat de verhuizers precies op tijd komen zodat jullie zoon er zo min mogelijk ‘last’ van heeft. Uiteraard help ik ook mee inpakken - volgens mij komt dat donderdag het beste uit, he?” 

“Zal ik HelloFresh opnieuw bestellen? Da’s bijna op, toch? Wil je 4 of 5 keer vegetarisch eten deze week, en wil je een final check voordat ik de gerechten uitkies of doe je dat zelf? Als ik ergens deze week vast wat vooruit moet koken laat het me dan gerust weten.”

"Volgens mij kan dit proces veel efficiënter. Ik zet een voorbeeld op papier."

 

Dit is wat je van ons kunt verwachten, en meer:

Een heerlijk team! Ons team in het kort:

  • Zwarte koffie (pre)
  • Betrokken, flexibel, ownership en autonoom
  • Brutaal eerlijk naar zichzelf en naar ons
  • Werken aan hun eigen (persoonlijke) ontwikkeling
  • Sarcastische humor
  • Op 1 lijn met de visie, missie en kernwaarden en denken mee
  • Ze staan achter mij en ons, maar ook achter de klant.

 

- Je wilt het liefst vast in dienst komen, maar op freelance basis is ook bespreekbaar. We beginnen waarschijnlijk met 8 tot 10 uur per week en kunnen dit uitbreiden: alles in goed overleg.

- Je kunt altijd op kantoor komen werken wanneer je wilt. Daar is altijd een lunch op kosten van de zaak mogelijk.

- Je krijgt gratis toegang tot alle programma's en cursussen van Anders Kan, waaronder Mindshift en Guide your Mind.

 

Klinkt dit als iemand die je BENT? Stuur dan vandaag nog een korte mail naar krista@anderskan.nl met daarin in ieder geval:

  • Waarom spreekt dit je aan? Wat is je affiniteit met waar wij voor staan?
  • Je ervaring op gebied van klantenservice, administratie en PA-taken

En niet verplicht, wel een enorme pré:

Een video van max. een paar minuten waarin je jezelf voorstelt en een stukje vertelt. (simpelweg met je telefoon opgenomen zonder moeilijk te doen)

...zodat we met je in gesprek kunnen komen over wat jij ons en wij jou te bieden hebben. We kijken er naar uit! Zet in het onderwerp van de mail iets van "PA/VA".

 

Hier lees je meer over de vacature en het bedrijf. [contactgegevens verwijderd]