De Officiële Virtual Assistant Community Van Nederland

5 Tips Om Effectief & Efficiënt E-mail Te Gebruiken

 

Ingrid Serraarens
(@ingrid-s)
Blueberry Master
Deelgenomen: 2 jaar geleden
Berichten: 87
Topic starter  

!!Belangrijk!! Lezen & reageren!!: effectief & efficiënt e-mail gebruiken, 5 tips

 

Krijg jij ze ook wel eens op die manier in je inbox? 

Een e-mail valt in je Postvak In en die staat vol met uitroeptekens en een dwangmatige oproep tot reageren.

  • Wat doet dat met je?
  • Gaat je hartslag omhoog?
  • Voel je irritatie?
  • Haalt het je uit je concentratie?
  • Ben je geneigd om direct te reageren of in ieder geval te lezen?

 

Want als iemand een bericht aan jou stuurt met dit in de onderwerpregel dan zal het vast belangrijk zijn. En, doe je het zelf ook wel eens op deze manier? In dit artikel deel ik een aantal tips om efficiënter met je e-mailtijd om te gaan. Een paar kleine aanpassingen kunnen het verschil maken in jouw samenwerking met klanten of collega's.

 

Normaal

E-mail is tegenwoordig een normale manier van communiceren voor partijen, zakelijk en privé. Wij weten eigenlijk niet meer beter, bijna alles gaat tegenwoordig via e-mail. Maar, staan we nog wel eens stil bij hoe we deze communicatie doen? Hebben we eerder spelregels met elkaar afgesproken over hoe we informatie met elkaar delen, de reactietermijn, de tone of voice? Sinds wanneer hebben we bedacht dat we complete boekwerken schrijven in een e-mail, zonder na te denken over hoe het op de ontvanger overkomt? Dat we geen gebruik maken van opmaak, met kopjes en witregels? Of dat we jan en alleman in de cc of bcc opnemen? 

 

Tone of voice

Probeer je altijd in de ontvanger van je bericht te verplaatsen en gebruik jezelf daarbij als spiegel wanneer je een bericht opstelt. Hou rekening met aan wie je het bericht schrijft. Ken je deze persoon? Kun je dan familiaire taal gebruiken? Is het een klant of een collega? Schrijf je het bericht namens je werkgever of vanuit je eigen bedrijf? En als het laatste het geval is, stuur je dan een bericht uit naam van of voor je klant (past jouw tone of voice bij de tone of voice van je klant?) of voor jezelf? 

Wat wil je met het bericht bereiken? Wil je hulp, advies, een reactie, je gelijk halen, informeren? Dit zijn allemaal aspecten die invloed hebben op het bericht en die eigenlijk de revue moeten passeren zodra je vingers het toetsenbord aanraken. Maar in de waan van alle dag…. Enfin. Tijd om een paar basics in het toneellicht te plaatsen. 

 

Hoe maak je efficiënt gebruik van e-mail?

E-mail zou efficiënt moeten zijn, en geen extra werk. Een begeleidend schrijven bij een advies bijvoorbeeld. Je schrijft de email als een persoonlijk kaartje: helder, kort en direct en voegt in de bijlage jouw advies toe dat is opgemaakt, gecontroleerd op stijl- & spelfouten, op jouw briefpapier, in pdf. En als het een vertrouwelijk stuk is, hang je er een wachtwoord aan die je deelt met alleen de ontvanger. Om maar iets te noemen.

E-mail zou efficiënt kunnen zijn als we met elkaar de spelregels weer eens onder de loep nemen. Wat zijn de do’s & don’ts? Een paar Do’s! De don’ts volgen in een later artikel.

 

Tip 1: hou je e-mail helder en beknopt
Kom direct tot de kern: vertel wat je bedoeling is en wat je van de ontvanger verwacht. Handig om daarbij in je hoofd te houden is: wat-hoe-wanneer. Je vertelt de ontvanger wat je verwacht of gedaan wenst te hebben, hoe je dat gedaan wilt hebben en geeft aan wanneer dat moet gebeuren. 

“Mijn offerte voor de werkzaamheden zoals wij hebben besproken, vind je in de bijlage. Zou je de offerte willen doornemen en controleren of deze voldoet aan jouw wensen? Ik hoor graag jouw reactie vóór vrijdag <datum> aanstaande. Heb je in de tussentijd nog vragen, laat het mij dan weten.”

 

Tip 2: werk in omgekeerde volgorde
Wel eens te snel op verzenden gedrukt halverwege je verhaal? Of een bijlage vergeten? Of de ontvangers niet goed gecontroleerd? Vast wel. En dan zit je toch even te balen. Je kan overigens je bericht weer intrekken en ongelezen exemplaren vervangen door een nieuw bericht of zelfs verwijderen. Een handleiding daartoe volgt op een ander moment.

  • Begin met de bijlage (uiteraard als er een bijlage is).
  • Stel je beknopte bericht samen.
  • Vul de onderwerpregel (zie 3) in die past bij de inhoud van je boodschap.
  • Voeg de ontvangers toe (en check deze dubbel).

 

Tip 3: gebruik hele heldere onderwerpregels
Hysterie! Hoofdletters! Uitroeptekens! URGENT! Pffff. Dat dus. Je krijgt al hoofdpijn. De verstuurder heeft blijkbaar haast als gevolg van uitstelgedrag of niet kunnen plannen en nu ben jij de dupe…… (“your lack of planning is not my problem”). 

Het is zo makkelijk denk je. ‘Even’ een paniekbericht versturen om aandacht te krijgen en op te vallen in de brei van andere berichten. Maar, vaak werkt het contraproductief. 

Hou het simpel en overzichtelijk. Zorg ervoor dat de e-mail een duidelijke onderwerpregel heeft waarin een actie of reden is opgenomen, met daaraan gekoppeld het onderwerp dat ook de inhoud van je bericht dekt.

“[Beoordelen] Offerte werkzaamheden samenwerking Virtual Assistant Naam"
“[Controleren en betalen] Factuur 12345 van Virtual Assistant Naam"
“[Ter informatie] Onze bevindingen na 3 maanden samenwerken met Virtual Assistant Naam”

 

Tip 4: hanteer een reactietermijn
Voor jezelf en voor anderen. Het is natuurlijk niet zo dat je de hele dag op je handen zit en niets te doen hebt. Je krijgt wel eens een bericht waar je meer tijd voor nodig hebt om uit te zoeken of om een goede en onderbouwde reactie te formuleren. Niets mis mee. 

Maar, als je meer tijd nodig hebt, laat de verzender dat dan ook weten. Dat hoeft niet per omgaande, maar binnen 12 tot 24 uur een reactie dat je er binnen een bepaalde tijd op terugkomt, is voor de ontvanger wel zo netjes. 

 

Tip 5: reageer niet primair: laat sommige berichten even liggen
Een bericht ontvangen dat je bloed doet koken. WTF? Nou, die zal ik eens even…..

Niet doen. Laat liggen. Ga even een rondje lopen om stoom af te blazen. Primair reageren, helemaal schriftelijk zonder nuances, zonder het kunnen aankijken van iemand, maakt heel veel meer kapot dan je lief is. Ga na een uur nog eens dat bericht lezen met een andere bril op. En schrijf dan een reactie. Daarna laat je dat bericht nog een paar uur liggen en lees je jouw reactie nog eens door voordat je op “versturen” stuurt.

 

Bonus tip: hou ook je e-mail handtekening simpel
Je wil je bericht opvallend afsluiten. Je wil niet stoffig zijn. Je wil de ontvanger bewust maken van het milieu. Je wil de ontvanger een mooie boodschap meegeven. Onderzoek heeft aangetoond dat men alle overbodige informatie in een e-mailhandtekening als storend ervaart.

Hou het simpel. Je naam, bedrijfsnaam, telefoonnummer en website is meer dan voldoende. 

En, denk ook eens na over je afsluitende groet; er is niet mis met “met vriendelijke groet” of “hartelijke groet”! 

Maar, probeer je groet in ieder geval voluit te schrijven (geen m.vr.gr. of mvrgr). Afkortingen zijn (eigenlijk altijd!) not done in zakelijke e-mail of correspondentie, al was het alleen maar omdat jouw "logische afkorting" voor de ontvanger niet logisch is en dan ruis in de communicatie veroorzaakt waardoor je daarna nog een bericht moet opstellen om de onduidelijkheid in je eerdere bericht recht te breien. 

 

Een volgende keer

Waarom je eigenlijk nooit BCC moet gebruiken en waarom je bedachtzaam om zou moeten springen met het gebruik van CC, deel ik in een volgend blog. In dat artikel ga ik verder in op de don’ts van e-mailgebruik.

Heb jij nog aanvullende tips? Laat het weten in een reactie.

 

 

[-- Bericht aangepast door admin @lior_mazliah --]


Lior Mazliah
(@lior_mazliah)
Admin
Deelgenomen: 2 jaar geleden
Berichten: 40
 

@ingrid-s

Okay, ik moet iets raars bekennen.

Geplaatst door: @ingrid-s

Een e-mail valt in je Postvak In en die staat vol met uitroeptekens en een dwangmatige oproep tot reageren.

  • Wat doet dat met je?

Weirdest thing ever, maar ik word er blij van. 

En ja, ik verzamel dus stiekem slechte email onderwerpregels. Het is een vorm van entertainment voor mij. Ik heb een apparte inbox speciaal voor ondernemers die erom bekend staan de meest hysterische onderwerpregels te verzinnen. Elke dag open ik die inbox met grote vreugde om te zien wat voor geks ze nu weer verzonnen hebben. De emails lees ik nooit, dat gaat te ver. Ik sta op meer dan 150 nieuwsbrieven ingeschreven.    

 

Ik snap natuurlijk heel goed dat iedereen zijn of haar diensten en producten wil promoten en email is daar heel geschikt voor. Er is echt niets mis met emailmarketing. Zelfs een edgy onderwerpregel om je aandacht te pakken is best okay van tijd tot tijd.

Maar, sommige ondernemers hebben er een kunst van gemaakt om elke volgende email die ze sturen te voorzien van een nog idiotere onderwerpregel dan de vorige. Ze draaien zichzelf daarbij in zulke moeilijke bochten om op te vallen in je inbox dat het net circusartiesten lijken.

Ja! Dat is wat het is voor mij, email onderwerpregel circus. Hoe gekker de stunts zijn die ze uithalen hoe harder ik zit te juichen in mijn bureaustoel. Ooeehh! Aaah!! Wauuw!!! Kijk deze gaan!!!! Hahaha!

I know, it's weird. 

 

Al moet ik toegeven dat als ik ze in mijn werk-inbox krijg ik toch meer een reactie heb zoals jij die beschrijft. Niet eens zozeer uit frustratie of boosheid, maar meer uit bezorgdheid voor de ondernemer die het verstuurt. Gaat het wel goed met? Denk je echt dat je dit nodig hebt om succesvol te kunnen zijn? En het liefst zou ik ze vertellen dat het ook anders kan.

Ik zal ze vanaf nu wijzen op jouw artikel hier.

 


BeantwoordenCiteren
Ingrid Serraarens
(@ingrid-s)
Blueberry Master
Deelgenomen: 2 jaar geleden
Berichten: 87
Topic starter  

Ik snap het wel vanuit ondernemersperspectief. Dat je wil opvallen in de brei van berichten. En ik geloof direct dat sommige er enorm creatief in zijn.

Ik heb heel lang aan de ontvangende kant gezeten, in ondersteunende functies. Basically, iemand anders had zn shit niet voor elkaar, en daar was ik de dupe van. Dan had iets ineens haast, of moest ik ALLES uit mijn knuistjes laten vallen om dat issue op te lossen.

Bij moet triggert het dus iets wanneer ik een bericht binnenkrijg met uitroeptekens of iets van die strekking. Dat zegt misschien iets over mij, dat laten we even in het midden, maar ik denk in general dat wij in de emailsturende wereld best af en toe mogen stilstaan op welke manier wij communiceren voordat we op versturen drukken.

Mooi en dank je wel dat je anderen wil wijzen op hoe het ook kan.


BeantwoordenCiteren
Thamara Zijlstra
(@thamarazijlstra)
Admin
Deelgenomen: 2 jaar geleden
Berichten: 553
 

@ingrid-s

So true. Ik denk dat we in general meer stil moeten staan bij de manier waarop we communiceren. Online en offline, maar laten we hier on topic blijven 😉 Ik denk dat de tijd nemen om na te denken over het effect van je schrijfsel de kwaliteit en impact kan verhogen. Of het nou gaat om emails, blogs of een reactie op iets.


BeantwoordenCiteren
Annalies Janssens
(@countforyou)
Blueberry Starter
Deelgenomen: 1 jaar geleden
Berichten: 7
 

@lior_mazliah
ha ha, echt grappig hoe je er naar kijkt. You make me smile!


BeantwoordenCiteren
Natascia Ghiani
(@natasciaghiani)
Blueberry Pro
Deelgenomen: 2 jaar geleden
Berichten: 21
 

Nog een tip tav tone of voice in emails: VERMIJD CAPSLOCK.

Want dit komt schreeuwerig over ? .


BeantwoordenCiteren
Thamara Zijlstra
(@thamarazijlstra)
Admin
Deelgenomen: 2 jaar geleden
Berichten: 553
 

@natasciaghiani
Yup. Goeie.


BeantwoordenCiteren
Thamara Zijlstra
(@thamarazijlstra)
Admin
Deelgenomen: 2 jaar geleden
Berichten: 553
 

Nog een goeie: check altijd even of je de naam van de ontvanger goed hebt gespeld voordat je op verzenden klikt. Ik ontvang bijvoorbeeld regelmatig mails gericht aan Tamara ipv Thamara. Slordig en niet nodig, want het is een makkelijk te vermijden fout. 

Als je dyslectisch bent bijvoorbeeld of gewoon ietwat chaotisch dan kan je jezelf aanleren om altijd de naam waarmee iemand een mail afsluit te kopieren naar de aanhef. Zo weet je zeker dat je de juiste spelling gebruikt. Die naam kan je ook van andere plekken halen. 

Persoonlijk vind ik een spelling- of grammaticafoutje in een mail stukken minder storend dan wanneer je mijn naam verkeerd schrijft.  


BeantwoordenCiteren
Ingrid Serraarens
(@ingrid-s)
Blueberry Master
Deelgenomen: 2 jaar geleden
Berichten: 87
Topic starter  
Geplaatst door: @thamarazijlstra

Persoonlijk vind ik een spelling- of grammaticafoutje in een mail stukken minder storend dan wanneer je mijn naam verkeerd schrijft. 

hear, hear..... of als je ineens compleet ander heet dan de naam die je ouders je bij je geboorte hebben meegegeven.... "Hoi Astrid", "Hi Inge".... 

 


BeantwoordenCiteren
Thamara Zijlstra
(@thamarazijlstra)
Admin
Deelgenomen: 2 jaar geleden
Berichten: 553
 

@ingrid-s

Ohja, genant. Het overkomt me zelden, maar ik deed het laatst nog op Facebook. Heb er echt direct excuses achteraan gemaild. Meestal een gevalletje met teveel dingen tegelijkertijd bezig zijn. Moet je sowieso niet doen 😉


BeantwoordenCiteren
René de Heer
(@rene)
Blueberry Pro
Deelgenomen: 2 jaar geleden
Berichten: 41
 

@thamarazijlstra
Yep, ik heb ook zo'n naam waarvan heel veel mensen denken dat ze beter weten hoe ze 'm moeten schrijven ?
Afhankelijk van de context kan het dan zo maar gebeuren dat zij in mijn reactie ook opeens niet meer helemaal heten zoals ze zelf denken (Tamahra is ook goed toch 😀 )


BeantwoordenCiteren
Thamara Zijlstra
(@thamarazijlstra)
Admin
Deelgenomen: 2 jaar geleden
Berichten: 553
 

@rene Hahaha, yup. Zo gaat dat dan ?


BeantwoordenCiteren
Natascia Ghiani
(@natasciaghiani)
Blueberry Pro
Deelgenomen: 2 jaar geleden
Berichten: 21
 

@thamarazijlstra

Oh inderdaad. Dat heb ik zelf zo vaak met mails die aan mij gestuurd zijn. Nu is mijn naam ook niet makkelijk te spellen. Maar ik vind het wel raar. Je richt je mail aan mij. In het mail adres staat mijn volledige naam, dus dan is het toch makkelijk te checken lijkt.
Ik ontvang ook regelmatig mails met de aanhef: Hi Ghiani,
Dat vind ik helemaal maf. Waarschijnlijk weten ze dan niet goed wat mijn voor of achternaam is 🙂


BeantwoordenCiteren
Thamara Zijlstra
(@thamarazijlstra)
Admin
Deelgenomen: 2 jaar geleden
Berichten: 553
 

@natasciaghiani
Een naam is inderdaad heel makkelijk te checken en als je je mail aan een specifiek persoon richt is het netjes om de moeite te doen het goed te spellen. Zeker als je iets van iemand gedaan wil krijgen 😉


BeantwoordenCiteren