Werken voor Woerden en Oudewater: WOW!
Het Sociaal Domein is op zoek naar een Virtual Assistant en Management Ondersteuner (32 uur)
Ben jij een flexibel organisatietalent en breng jij rust, structuur en overzicht?
Kijk jij met frisse blik en enthousiasme proactief vooruit?
Denk jij in oplossingen en zie je de verbinding tussen dat wat er speelt?
Wat ga je doen?
In een dynamische en uitdagende omgeving zorg jij voor planning, overzicht en rust. Van Ad hoc werkzaamheden krijg jij energie en jouw positieve persoonlijkheid past goed binnen het team.
Als management ondersteuner zet je jouw organisatietalent in ter ondersteuning van 3 á 4 teammanagers. Jij bent de solide basis van de teammanagers en weet ze door jouw proactieve, ontzorgende houding telkens weer te verrassen!
Je hebt een afwisselend takenpakket:
Agenda en email beheer
Complex agendabeheer: niet alleen het inplannen van de afspraak, maar ook alle faciliteiten rondom de afspraak organiseren. Het is jouw verantwoording dat de dag van de teammanagers klopt van a tot z.
Verbanden leggen tussen de e-mail van de managers en de agenda’s en hier proactief naar handelen.
Verwerking post en mail en verzorgen van correspondentie.
Ondersteuning bij (personeels) administratie
Aan- en afmelden van personeel.
Ondersteunen bij inhuur personeel, zoals contractenbeheer, verlenging, etc.
Ondersteunen manager bij aanvraag vrije dagen, declaratie, ziek-/betermelding.
Maken van vakantieplanningen.
Facturen voor-accorderen.
Abonnementenbeheer.
Overige taken
Representatie bij jubilea, afscheid, e.d.
Organiseren van teamdagen.
Locaties in- en extern regelen voor overleggen, trainingen en verzorgen voorzieningen.
Samenwerking en onderlinge vervanging met overige management ondersteuners.
Verdere voorkomende taken.
Wie zijn wij?
Binnen de organisatie die werkt voor de gemeenten Woerden en Oudewater werken we samen in 6 domeinen, waaronder verschillende teams vallen. Als virtual assistant ontzorg je de teammanagers van een domein. Wij zoeken een managent ondersteuner voor het Sociaal Domein. Het Sociaal Domein is continu in beweging en daarmee is dit dynamische werkveld nooit saai.
We werken voor twee gemeentebesturen, Oudewater en Woerden: WOW! Hoe dat gaat lees je op [website verwijdert].
Wat neem je mee?
Competenties
Jouw organisatietalent komt pas echt tot zijn recht wanneer je hiermee mensen kunt ontzorgen. Je bent nauwkeurig, zelf startend en goed in prioriteren. Jij ziet de verbinding tussen email en agenda, tussen gemaakte afspraken en nog te maken to do lijstjes. Hierdoor weet je goed het overzicht te houden en werk je secuur in een digitale omgeving.
Maar je bent ook samenwerkend, proactief en ondernemend. Je durft dingen naar je toe te trekken; “Kom maar op!” Met frisse blik en enthousiasme zoek jij de samenwerking op om tot een optimaal resultaat te komen.
Jij bent iemand die in oplossingen denkt en ook nog eens stressbestendig is. Kortom, een rots in de branding!
Kennis en ervaring
Ervaring als virtual assistant.
Een relevante afgeronde MBO+ opleiding.
Meerdere jaren ervaring als management ondersteuner.
Ervaring binnen een gemeente of het Sociaal Domein is een grote pré.
Zeer ervaren met MS Office.
Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en schrift.
Ook heb jij de WoW factor! Nieuwsgierig wat dit is? Ook hierover kun je meer lezen op onze website.
Wat krijg je terug?
Bij de gemeente Woerden hebben wij oog voor jou. Als professional, maar ook als individu. De sfeer is innovatief, dynamisch en persoonlijk. In onze gemeente krijg je vrijheid om hier de invulling aan te geven die bij jou het beste past. Bijvoorbeeld door het nieuwe werken, wat plaats en tijd onafhankelijk is.
Concreet bieden we het volgende in deze vacature:
Een salaris van minimaal € 2.149,- en maximaal € 3.145,- (schaal 7) op basis van 36 uur.
Een Individueel Keuze Budget van 17,05%.
Alle ruimte voor een goede balans tussen werk en privé.
Veel aandacht en ruimte voor persoonlijke ontwikkeling.
Wat kun je nu al doen?
Ben je direct enthousiast en wil je reageren op deze virtual assistant vacature? Dit kan tot september door jouw sollicitatie met motivatie te sturen naar [contactgegevens verwijderd]. In verband met vakantie volgt een reactie na half september.
