Maak je beste eerste indruk met dit gratis welkomstdocument

Het versturen van een welkomstdocument aan het begin van een samenwerking is een perfecte gelegenheid om een sterke eerste indruk te maken op je nieuwe klant of opdrachtgever. 

Dit welkomstdocument geeft je de gelegenheid om op een vriendelijke en professionele manier de belangrijkste informatie over te dragen die nodig is voor een goede samenwerking en je klant kennis te laten maken met jouw unieke manier van werken. 

Het welkomstdocument beantwoordt vragen over beschikbaarheid en bereikbaarheid, of je wel of geen last-minute-werkzaamheden aanneemt, hoe je omgaat met annuleringen, of je wat leuks kunt betekenen als je klant iemand anders naar je doorverwijst, etc. Jouw persoonlijke manier van werken samengevat in een overzichtelijk en overdraagbaar naslagwerk.

We hebben een voorbeeld van een welkomstdocument gemaakt dat je  een-op-een kunt overnemen of gebruiken ter inspiratie. We delen het hieronder met je, inclusief een handleiding over hoe het te gebruiken. Je kunt het ook direct gratis downloaden als pdf bestand.

Have fun!

HANDLEIDING WELKOMSTDOCUMENT

In deze handleiding vertellen we je precies hoe je dit document kunt aanpassen en geven we tips over hoe je het document kunt gebruiken.

Stappenplan

  1. Lees het volledige document zorgvuldig door.
  2. Verwijder wat niet op jou of je onderneming van toepassing is en vul aan waar nodig.
  3. Vul op de met accolades [ ] aangegeven plekken je eigen gegevens in.

Tips

  1. Als het document exact jouw stijl en werkwijze weergeeft kan je ervoor kiezen het document precies te gebruiken zoals het wordt aangeboden. Je kan er ook voor kiezen om delen te herschrijven, toe te voegen of te verwijderen zodat het een heldere reflectie is van jou en je onderneming.

  2. Je kan de naam van het document veranderen in iets dat meer bij jou of je onderneming past. Noem het bijvoorbeeld
    introductiepakket, client onboarding of verzin zelf iets creatiefs.

  3. Maak het document zoveel mogelijk eigen. Het gaat tenslotte over jou en je onderneming. Gebruik je eigen schrijfstijl, kleuren, lettertype en logo om het document te personaliseren.

  4. Er zijn twee gebruikelijke momenten in een samenwerking om dit document te delen met een nieuwe klant of opdrachtgever:

    1. bij het overhandigen van de officiële documenten zoals de algemene voorwaarden en de overeenkomst van opdracht
    2. op het moment dat je van de klant of opdrachtgever officieel akkoord hebt gekregen en de samenwerking van start gaat

Het volledige welkomstdocument vind je hieronder uitgeschreven. Je kunt het template welkomstdocument ook nu downloaden om er meteen zelf mee aan de slag te gaan. 

HET WELKOMSTDOCUMENT

Inhoud

Inhoudsopgave

Welkom

Hi [naam],      

Welkom bij [bedrijfsnaam]. Dankjewel voor je vertrouwen en enthousiasme, ik kijk uit naar onze samenwerking. 

In dit document heb ik kort de belangrijkste informatie voor onze samenwerking uiteen gezet. Zo kunnen we soepel van start.  

Ik vraag je een moment de tijd te nemen het door te lezen. Als je daarna nog vragen hebt hoor ik het graag.        

Proost op onze samenwerking!       

[naam]

Verwachtingen en algemene voorwaarden

Voor een goede samenwerking is het belangrijk dat we van elkaar weten welke verwachtingen we hebben en wat we kunnen waarmaken. Ken je de uitdrukking assumption is the mother of all fuck ups? Oftewel, aannames leiden tot problemen. Laten we dat vermijden, ik kan de meeste bergen voor je verzetten als alles duidelijk is. 

Op onze samenwerking zijn algemene voorwaarden van toepassing. Ik heb ze bijgevoegd in de mail waar je dit document uit hebt gehaald [eigen input]. Belangrijke praktische zaken uit de algemene voorwaarden staan samengevat in het document dat je nu leest.

Bereik- en beschikbaarheid

  • Ik ben het snelst te bereiken via e-mail en Whatsapp [eigen input].
  • Op werkdagen (maandag t/m vrijdag) beantwoord ik je mails in ieder geval  binnen […] uur [eigen input]
  • Soms mail ik je in het weekend, als dat zo uitkomt [eigen input]. Jij kan me ook  in het weekend mailen. Als het kan reageer ik, maar verwacht in principe een reactie op maandag [eigen input].
  • Soms mail ik je midden in de nacht. Dat komt dan omdat ik op een mooie plek  aan de andere kant van de wereld ben en het bij mij dag is. Terwijl jij slaapt werk ik voor jou en is het werk klaar als jij aan je ontbijt begint (lang leve  tijdsverschil) [eigen input].
  • Je kunt ervan uitgaan dat ik er op de achtergrond altijd voor je ben. 

Last-minute-werkzaamheden

In principe neem ik geen werkzaamheden aan die binnen […] [eigen input] uitgevoerd moeten worden.

Mocht er een keer iets onverwachts voorvallen waar je direct mijn hulp bij kunt gebruiken dan kun je dat altijd aan me voorleggen. Ik wil niet garanderen dat ik de ruimte heb je op zo’n korte  termijn te ondersteunen, maar ik beloof je dat ik altijd mijn uiterste best doe om je uit de brand te helpen [eigen input]

Communicatie

Is iets onduidelijk, heb je vragen of moet ik iets weten? Je kunt op elk moment en over alles contact met me opnemen.   

Ook hoor ik het graag als je te maken krijgt met (on)voorziene omstandigheden die onze samenwerking of het verloop van een opdracht (kunnen) beïnvloeden. Het helpt jou zaken los te laten en tot rust te komen en ik kan een adequate oplossing zoeken om je te helpen.  

Vertrouwen & informatie

Onze relatie is gebaseerd op wederzijds vertrouwen. Dit is een goed moment om je nogmaals te bedanken voor je vertrouwen in mij, te gek.   

Ik ga zorgvuldig om met jouw persoonlijke gegevens en ik zal nooit informatie  doorspelen aan derden. Indien dit wel nodig is gaat dat uiteraard in overleg.   

Indien het noodzakelijk is dat werkzaamheden intern worden overgenomen (in het geval van het aannemen van een nieuw teamlid binnen [bedrijfsnaam] bijvoorbeeld, dan zal jij altijd eerst worden voorgesteld aan de nieuwe projectmanager om deze verandering goed te keuren.

Betaling

Ik vraag je elke afzonderlijke factuur te voldoen voorafgaand aan [eigen input] de werkzaamheden die ik voor je verricht en binnen […] [eigen input] dagen na de factuurdatum.

Annuleringsvoorwaarden

Hebben we een overeenkomst voor onbepaalde tijd? Laat het me dan […] [eigen input] dagen van tevoren schriftelijk weten als je onze samenwerking wilt beëindigen.   

Als we een overeenkomst hebben voor bepaalde tijd dan heb je, tenzij anders  overeengekomen, ook de totale factuur betaald. Ik kan je helaas geen geld retourneren voor werkzaamheden die ik al, naar tevredenheid, heb uitgevoerd. Maar mocht je, om wat voor reden dan ook, onze overeenkomst vroegtijdig moeten beëindigen, overleg dit dan met me. Dan zoeken we samen naar een bevredigende oplossing [eigen input].   

Doorverwijzingen

Voor mij is het erg leuk om nieuwe mensen te ontmoeten om mee samen te werken. Als jij blij bent met onze samenwerking hoop ik dat je andere zelfstandigen naar me wilt doorverwijzen.   

Om de ervaring van het doorverwijzen voor jou net zo leuk te maken als voor mij heb ik een mooi aanbod voor je:   

Voor elke nieuwe overeenkomst, die ik afsluit naar aanleiding van een  doorverwijzing van jou, werk ik 1 uur gratis met je / krijg je van mij een…. / maak ik ….  voor je  [eigen input].   

Vergeet dus niet het me te laten weten als je iemand doorverwijst naar [bedrijfsnaam].   

Contactgegevens

Je kan me het beste bereiken door me te mailen op [eigen input].   

Omdat ik veel in het buitenland ben, ben ik telefonisch slecht bereikbaar. Je kunt mijn nummer gebruiken om me te Whatsappen, dat werkt snel en efficiënt. Dit is mijn nummer [eigen input].   

Af en toe zullen we elkaar spreken via Skype. Mijn SkypeID = [eigen input].   

Op social media kun je me vinden op de volgende kanalen:

Twitter: [eigen input]
Facebook: [eigen input] 
Linkedin: 
[eigen input]
Instagram: [eigen input]

Afsluiting

Ik kijk uit naar onze samenwerking en al het moois dat we daarmee gaan neerzetten. 

Geniet van vandaag.

[naam]

Download het welkomstdocument

Het complete pakket van handleiding en welkomstdocument download je hier. Pas het aan, maak het eigen en maak een professionele verpletterende eerste indruk op elke nieuwe klant.

Thamara Zijlstra

Thamara Zijlstra

Thamara Zijlstra is de oprichter van Blueberry Dynamic. Antropoloog, wereldreiziger en ambitieuze ondernemer. Haar standpunt is duidelijk: iedereen die dat wil kan aan de slag als zelfstandig ondernemer om een vrijer en blijer leven te creëren.