Functietitel: Projectondersteuner
Geschat aantal uur per week: 5
Wij zijn een kleinschalig engineersbureau gespecialiseerd in duurzame hoogspanning. Het bedrijf bestaat uit 2 eigenaren (een senior engineer en een projectmanager/adviseur), 3 medewerkers, 2 stagiairs en samenwerking met enkele externe experts.
De projectondersteuner werkt nauw samen met de projectmanager en zorgt voor het up to date houden van de projectadministratie (laat engineers maar engineeren).
Vanwege het zwangerschapsverlof van de huidige projectondersteuner, zoeken we een tijdelijke vervanger van ongeveer februari t/m juni 2024 voor ca. 5 uur per week. Affiniteit met duurzaam en/of engineering is niet vereist, maar het laatste kan soms handig zijn.
Jouw werk voor ons:
Wij voeren projecten uit voor diverse opdrachtgevers. Dat kunnen korte Quick Scans zijn, maar ook meerjarenprojecten en alles daar tussenin.
De engineers en projectmanager doen alle acquisitie en offertes etc. Zodra een offerte akkoord is, ben jij aan de beurt:
– Je verwerkt alle info uit de offerte in de projectadministratie (Excel) en vraagt indien nodig extra info op bij de opdrachtgever:
> Afspraken mbt tarieven, deliverables, facturatie-afspraken
> Factuurdetails, inkoopordernummer
– Overzicht houden:
> Je communiceert met de projectmanager en evt de engineers mbt statusupdates en bij onduidelijkheden
> Je loopt regelmatig de projectmappen langs om overzicht te houden op zowel lopende als nieuwe projecten
> Zodra projecten afgerond zijn, verwerk je dit in de projectadmin
– Maandelijkse facturatie (Twinfield):
> Je loopt alle projecten na
> Checkt op afgeronde deliverables/projecten voor afrondende facturen
> Voor projecten op regie-basis genereer je urenbijlagen om facturen te kunnen versturen (Excel)
Veel projecten zijn rechttoe rechtaan (facturatie 50% bij aanvang, 50% bij oplevering), maar er is ook een aantal opdrachtgevers met diverse projecten, waarvan sommige ook nog met elkaar kunnen overlappen. Jouw talent ligt dus echt in accuraat werken, de details zien en het overzicht houden en hiermee de projectmanager flink te ontzorgen.
Je hebt met hem regelmatig contact via e-mail, Teams en evt live als je in de buurt van Arnhem zit.
Er zijn enkele werkinstructies (en je wordt ingewerkt uiteraard) en je kunt terugvallen op templates en eerdere documenten. Voor een maandelijkse factuur kan je bijvoorbeeld de factuur van de voorgaande maand als leidraad gebruiken voor omschrijvingen etc.
Start eind januari met kennismaking/inwerken/overdracht. Start uiterlijk half februari met werkzaamheden; flexibiliteit om eerder te starten indien nodig wordt gewaardeerd.
Einde opdracht ca. begin juli (ook hier waarderen we flexibiliteit).
Omvang ca. 5 uur per week
Tarief tussen 45,- en 50,- per uur.
