Twee inzichten die je helpen met het vinden van de juiste virtual assistant voor jou

Je bent dan wel als zelfstandig ondernemer begonnen, dit betekent niet dat je alles zelfstandig moet doen. In het begin van je ondernemersreis was het nog spannend om werk uit te besteden. Je wilde hier nog even mee wachten tot dat je meer zekerheid had. Het voelde fijn om zelf volledige de controle te hebben.

Maar momenteel gaat het gewoonweg niet meer om alles zelf te blijven doen. Het ontbreekt je aan focus en overzicht. Want doordat jij zowel de CEO, controller, marketeer en business developer van je bedrijf bent, ben je met van alles bezig behalve met datgene waarvoor je bent gaan ondernemen. Dit is het moment om te gaan samenwerken met een virtual assistant: iemand die jou op afstand ondersteunt, werk uit handen neemt en zorgt voor overzicht in je bedrijf.

Voor even voelt dit besluit als een opluchting maar al snel volgen er meer vragen en onzekerheden. Want waar en hoe vind je nu de juiste virtual assistant? Het zoeken naar een virtual assistant voelt soms al als een enorm project met tig to-do’s. Wanneer je de term “virtual assistant” op Google intypt komen er meteen duizenden websites naar voren met personen die zich verkopen als de perfecte virtual assitant voor jou. Niet gek dat je je overweldigend voelt.

Als virtual assistant heb ik met meerdere ondernemers gesproken die behoefte hebben aan ondersteuning. Maar die ook aangeven niet altijd te weten wie ze moeten aanschrijven. Uit deze persoonlijke gesprekken en ervaringen heb ik twee inzichten gehaald die jou hopelijk snel verder helpen in deze zoektocht. Deze inzichten helpen je om scherper te krijgen wat je echt nodig hebt en met wat voor iemand je graag wilt samenwerken*.

* In deze blog focus ik me op de samenwerking ondernemer - virtual assistant, maar de inhoud is van toepassing op allerlei verschillende samenwerkingen. Denk aan tekstschrijvers, boekhouders en websitebouwers.  

1. Wat zijn je toekomstplannen?

Als eerste stap wordt vaak gestart met het vastleggen van de taken die je wilt gaan uitbesteden. Zijn dit vooral administratieve werkzaamheden? Of ben je op zoek naar technische ondersteuning? Iemand die de sociale media kan beheren? Of iemand die projecten coördineert en zorgt voor structuur?

Dit is zeker ook belangrijk want veel virtual assistants hebben een specialisatie en daardoor kun jij gerichter op zoek naar de juiste persoon.

“In plaats van je alleen op de huidige situatie te focussen wil ik je ook meegeven om te kijken naar je toekomstplannen.“

De valkuil is vaak dat je je richt op het nu. Taken waar jij nu tegen aan loopt, waar je niet aan toe komt of gewoonweg te veel tijd kosten. In plaats van je alleen op de huidige situatie te focussen wil ik je ook meegeven om te kijken naar je toekomstplannen.  Waar wil je over één jaar of zelfs 5 jaar staan met je bedrijf? En waar sta je nu?

Je zult merken dat er een “gat” zit tussen de antwoorden op deze twee vragen. Dit helpt je om te bepalen welke acties er nodig zijn om van het huidige punt naar je toekomstbeeld te komen.

En ook dit zijn taken die je wilt uitbesteden aan een virtual assistant. Misschien niet direct maar het is wel goed om er nu al rekening mee te houden en dit mee te nemen in je zoektocht.

2. Met wie werk jij graag samen?

De taken die je wilt gaan uitbesteden vragen ook om bepaalde vaardigheiden en persoonlijke eigenschappen. Voor het uitbesteden van je administratie ga je op zoek naar een persoon die nauwkeurig werkt. Terwijl voor het uitbesteden van je agenda en het plannen van afspraken je iemand zoekt die proactief is. Maar uiteindelijk zijn jij en ik twee mensen. We zijn niet alleen computers die taken uitvoeren.

Hoe vaak lees je wel niet over samenwerkingen die succesvol zijn omdat de personen elkaar zo goed begrijpen en aanvullen? Dit heeft niks te maken met de taken die je uitbesteedt maar alles met de persoonlijke klik die er is tussen jou en je partner.

Ook jij zult vast wel voorbeelden hebben van personen met wie je graag samenwerkt. Heb je er wel eens bij stilgestaan wat de eigenschappen zijn van deze personen? En wat maakt het dat deze samenwerking zo goed verlopen?

"Uiteindelijk zijn jij en ik twee mensen. We zijn niet alleen computers die taken uitvoeren."

Het is goed om hier bewust van te zijn en dit mee te nemen in je zoektocht naar een virtual assistant. Je kunt dit doen door te letten op de manier waarop iemand online communiceert, teksten schrijft, en zichtzelf laat zien. En uiteindelijk wanneer je in gesprek bent kun hier dieper op in gaan.

Aan de slag

Mijn boodschap is vooral om tijd te nemen en even stil te staan bij wat jij nodig hebt om te groeien. Want uiteindelijk is het toch waar dat om draait, het waarmaken van jouw ondernemersdroom.

Laat je me weten of het je gelukt is de juiste virtual assistant te vinden?