100+ werkzaamheden die je als virtual assistant kan doen

Er wordt vaak gezegd dat je als virtual assistant alles voor een ondernemer kan regelen, behalve het brengen van die favoriete kop koffie. Tot de dag dat er een bezorgservice komt die je gloeiendhete cappuccino’s, latte macchiato’s en dubbele espresso’s bezorgd is dit waar.

Virtual assistants zijn als sidekick en organisatietalent de drijvende kracht achter elke freelancer, ondernemer, organisatie en bedrijf en bieden ondersteuning op alle mogelijke vlakken. Van personal assistance tot administratief werk en van ondersteuning bij marketing, social media, videoproductie, websites tot evenementenorganisatie, schrijfwerk en online educatie. En meer. Een uitgebreide lijst met specifieke werkzaamheden delen we hier.  

Onbegrensde mogelijkheden

Je kunt het zo gek niet bedenken of het is mogelijk tegenwoordig. Het virtual assistant vak is een modern beroep dat zich razendsnel ontwikkelt. Waar VA’s nog niet zo lang geleden voornamelijk administratief en secretarieel werk virtueel uitvoerden hebben ze zich nu ontwikkeld tot online alleskunners en zijn ze steeds vaker de onmisbare verbindende factor die professionals samenbrengen, versterken en groei bewerkstelligen.

De ene virtueel assistent is een absolute allrounder en de ander heeft zich gespecialiseerd in specifieke werkzaamheden, maar zonder uitzondering organiseren ze alles wat er georganiseerd moet worden. Dit gebeurt met een enorme gedrevenheid en effectiever dan wanneer je het als ondernemer zelf zou doen. 

Als virtual assistant kies je zelf je aanbod en als ondernemer kies je exact wat je nodig hebt van een VA. Alles is mogelijk en er is voor iedereen een juiste match beschikbaar. Voor zowel de startende virtual assistant als de zoekende ondernemer geven we hier een overzicht van de vele mogelijkheden en de meest voorkomende projecten die virtual assistants op zich nemen in een samenwerking met anderen. 

Inhoudsopgave

Dagelijks Management

Dit zijn de soort werkzaamheden die secretaresses, receptionistes en management ondersteuners goed kennen. Het zijn al die terugkerende taken die essentieel zijn om een directeur, afdeling of bedrijf optimaal te laten functioneren en alleen uitgevoerd kunnen worden door iemand met verstand van organisatie en oog voor overzicht en detail. En tegenwoordig kan dit dus gewoon online. Werkzaamheden kunnen zijn:

  • Het ordenen, prioriteren, lezen en beantwoorden van de e-mail in diverse inboxen
  • Het herorganiseren, structureren en optimaliseren van (rommelige) e-mail inboxen 
  • Proeflezen van geschreven e-mails van de ondernemer
  • Agenda’s beheren, afspraken maken, taken prioriteren en deadlines bewaken
  • Versturen van uitnodigingen voor evenementen, meetings, e.d.
  • Vergaderruimtes zoeken en boeken intern en extern
  • Reismanagement, zoals het zoeken en boeken van vliegtickets, hotels, auto’s, klantafspraken, visa, etc.
  • Het organiseren van attenties voor klanten, zoals verjaardagcadeaus, kerstpakketten, e.d. 
  • Ontbijt-/lunch/-diner afspraken maken en locaties zoeken en boeken
  • De agenda jaarplanning maken met belangrijke beurzen, netwerkbijeenkomsten, trainingen, etc.
  • De beschikbaarheid van kantoorbenodigdheden bijhouden en bestellen
  • De telefoon aannemen, mensen zelf benaderen en doorverwijzen
  • Wekelijks verse bloemen bestellen voor op kantoor en de werknemerslunch organiseren
  • Offertes opmaken, verzenden en erover nabellen
  • Nieuwe klanten welkom heten

Personal Assistance

Drukke mensen met een positie als directeur, CEO of manager bijvoorbeeld werken graag samen met een personal assistant die als belangrijke sidekick naast ze staat en ze helpt met alles wat hen zowel zakelijk als persoonlijk ondersteunt in hun dagelijkse bezigheden. Je werkt dan nauw samen, hebt een leuke klik en leert veel van en met elkaar. Werkzaamheden kunnen zijn:

  • Privé attenties organiseren, zoals cadeaus voor verjaardagen, jubilea, e.d.
  • Reismanagement, zoals het boeken en zoeken van vliegtickets, hotels, auto’s, visa, e.d.
  • Ontbijt-/lunch-/diner locaties zoeken en boeken
  • Het reserveren van privé uitjes, zoals kaartjes voor de bioscoop en het theater
  • Volledige zakelijke of persoonlijke vakanties organiseren
  • Dieetwensen bijhouden en maaltijdbezorging organiseren
  • Sportschoollessen boeken en inplannen in de agenda
  • Agendaplanning en bewaking en het bijhouden van de correspondentie 
  • Als verbindende factor actief op zoek gaan naar nieuwe zakelijke connecties en mogelijkheden

Data Verwerking

Elke zzp’er, instantie of organisatie krijgt vroeg of laat te maken met informatie die overzichtelijk gemaakt moet worden in spreadsheets, software programma’s of online tools. Lange lijsten met statistieken, aanmeldingen of onderzoekinformatie moet ingevoerd worden en geordend en dat is secuur en tijdsintensief werk. Omdat tijd voor velen schaars is en concentratie essentieel is dit ideaal om over te laten aan een gedreven virtual assistant. Mogelijkheden zijn:

  • De verwerking van lange lijsten klantgegevens in een CRM
  • Het invoeren en verwerken van enquêtes, aanmeldingen, marktonderzoek, e.d. 
  • Het invoeren van rapporten, documenten, onderzoeksresultaten, e.d.
  • Het digitaliseren van systemen en archieven

Klantenservice

Klanten zijn de levenslijn van elke onderneming en en daarom doet elk bedrijf er alles aan om hun klanten goed te verzorgen, tevreden te houden en als het even kan nog enthousiaster te maken dan ze al waren. Want blije klanten komen bij je terug en zullen anderen meenemen. Als virtual assistant met goede communicatievaardigheden en een liefde voor het helpen van mensen is het oppakken van de klantenservice dan ook ideaal. Als mogelijke werkzaamheden kun je denken aan: 

  •  Het uitzoeken en opzetten van een Customer Management System (CRM)
  • Een draaiboek opzetten waarin de filosofie van het bedrijf, de do’s and don’ts rondom communicatie, de doelen, e.d. uiteen worden gezet
  • Het registreren en afhandelen van klachtenmeldingen
  •  Vragen beantwoorden, (technische) hulp verlenen en proactief klanten benaderen 

Taal en Tekst

Pakkende en doelgerichte teksten zijn enorm belangrijk voor elke freelancer, ondernemer een grote organisatie. De juiste tekst voor de juiste doelgroep kan het verschil maken tussen mensen die wel of geen klant worden. Knalgoede teksten kunnen schrijven is een vak apart en als jij gevoel hebt voor taal en tekst kun je hier goede business uit halen, de vraag naar tekstschrijvende virtual assistants is groot. Iedereen heeft vroeg of laat zo iemand nodig en de flexibiliteit in werkwijze en beschikbare uren is precies wat dan nodig is. Hoe het werk exact wordt ingevuld is persoonlijk, maar je kunt denken aan het volgende:

  • De ideeën van freelancers, ondernemers, bedrijven en organisaties vertalen naar pakkende boodschappen en doelgerichte teksten
  • De persoonlijkheid van zzp’ers en bedrijven vatten en omzetten naar tekst voor een About pagina en andere online uitingen
  • Webteksten, blogs en artikelen schrijven en optimaliseren voor SEO 
  • Social media content schrijven
  • Het redigeren van teksten
  • Video en audio producties omzetten naar tekst; als bijschrift, ter ondertiteling of om nieuwe content te creëren

Social Media

Social media succesvol inzetten als ondernemer kan een fulltime baan zijn en daarom staat iedereen te springen om een toegewijd persoon die alles rondom social media op zich neemt. Want met de toegespitste focus op deze specifieke vorm van marketing halen ondernemers fantastische zakelijke resultaten. Als social media virtual assistant blijf je op de hoogte van alle nieuwe ontwikkelingen rondom de verschillende social media kanalen, maak en bewaak je de contentplanning en speel je een belangrijke rol in het behalen van de doelstellingen. Qua werkzaamheden kan je denken aan het volgende:

  • Het aanmaken van zakelijke profielpagina’s op Facebook, LinkedIn, Instagram, YouTube, etc.
  • Het maken van een contentkalender en deze vullen en de deadlines bewaken
  • (Aangeleverde) content voor social media berichten zoeken en (her)schrijven
  • Bestaande content doorspitten om alinea’s, quotes, e.d. te hergebruiken en verspreiden als social media content 
  • Uploaden van video’s op YouTube, Vimeo en andere kanalen en optimaliseren voor vindbaarheid
  • Modereren van reacties en het beantwoorden van vragen en berichten
  • Relevante afbeeldingen zoeken en eventueel bewerken en opmaken
  • Hashtagonderzoek doen voor optimalisatie van de content
  • Statistieken bijhouden van de effectiviteit van de input en rapporten opstellen hierover

E-mail Marketing

E-mail marketing is een doelgerichte vorm van marketing die minder publiekelijk is dan de meeste andere vooraanstaande vormen. Achter de schermen ontwikkel je e-mails en nieuwsbrieven die verstuurd worden naar mensen die zich daarvoor hebben aangemeld. De aanpak, inhoud en uitstraling verschillen van die van een website en social media en het is daarom een vak apart. Strategie, projectmanagement, schrijven, verzamelen en onderzoeken komen allemaal samen. Technische kennis van specifieke online programma’s is hiervoor vereist, maar ook eenvoudig eigen te maken. Wat betreft de werkzaamheden kun je denken aan het volgende:

  • Het aanmaken van nieuwe adressenlijsten voor e-mail communicatie, zoals nieuwsbrieven
  • Het opschonen, toevoegen en verwijderen van bestaande adressenlijsten voor e-mail communicatie
  • Templates ontwerpen voor regelmatige verzending van specifieke e-mail communicatie, zoals nieuwsbrieven
  • Bedenken, verzamelen en schrijven van de inhoud voor e-mail communicatie
  • Het aansturen en organiseren van input van anderen
  • Het opmaken, optimaliseren en inplannen van de e-mail communicatie
  • Statistieken bijhouden en rapporten uitwerken over behaalde resultaten
  • Het automatiseren van e-mail marketing uitingen

Video Productie

Voor de totstandkoming van een video voor tv of het internet moet er ontzettend veel gebeuren, zowel van tevoren als na afloop van de daadwerkelijke draaidag. Voor een grote productie is dit intensiever dan wanneer het een YouTube video betreft, maar onderschat dit laatste niet. Vloggers met grote aantallen volgers hebben er al snel een fulltime baan aan en schakelen graag hulp in rondom de productie van hun video’s. Hoe dan ook kun je als virtual assistant met kennis van video en productie hier goed bij assisteren. Qua werkzaamheden kun je denken aan het volgende: 

  • Het opzetten en opmaken van een productieplan of contentplan
  • Het zoeken en regelen van locaties voor opnames en freelancers ter ondersteuning
  • Investeringsaanvragen uitwerken en opmaken
  • Experts zoeken en uitnodigen voor een bijdrage
  • Afspraken maken en agenda’s op elkaar afstemmen
  • Toestemmingen regelen voor draaidagen, e.d. 
  • Catering organiseren
  • Materialen bestellen
  • Video’s editen
  • Geschikte muziek zoeken ter ondersteuning van de video content
  • Ondertiteling schrijven en toevoegen
  • Video’s uploaden naar YouTube, Vimeo en andere kanalen
  • Begeleidende teksten schrijven ter ondersteuning van gepubliceerde video’s en met aandacht voor zoekmachineoptimalisatie
  • Het modereren van reacties op YouTube of andere kanalen en reageren en beantwoorden van vragen

Audio en Podcast Productie

Verschillende vormen van audioproducties maken een grote opmars. Podcasts zijn immens populair en blogs en online lesmateriaal aanbieden in audiovorm is niet meer weg te denken. Het is ideale content voor mensen die informatie liever beluisteren, vanuit persoonlijke voorkeur of bijvoorbeeld slechtziendheid. En zoals bij elke vorm van contentcreatie komt er enorm veel kijken bij het mogelijk maken en publiceren ervan. Als virtual assistant kun je hier een belangrijke rol in spelen. Je kunt hierbij denken aan het volgende:

  • Het maken van een contentkalender en het invullen en bewaken ervan
  • Accounts registreren en inrichten voor verspreiding van de audio content, zoals op Spotify, Soundcloud, iTunes, e.d. 
  • Elke nieuwe podcast of andere audioproductie plaatsen op de verschillende publicatiekanalen
  • Begeleidende teksten schrijven ter ondersteuning en promotie bij elke nieuwe productie
  • Muziek zoeken ter ondersteuning van de podcast, bijvoorbeeld voor de intro
  •  De audioproducties omzetten naar geschreven tekst voor toegevoegde publicatie

Content Marketing Manager

Het creëren van content en deze op diverse manieren bij je doelgroep onder de aandacht brengen is één van de meest populaire marketingmethoden van het moment, want het is enorm effectief. Als virtueel assistent met een liefde voor taal, tekst en storytelling kun je ondernemers en bedrijven als content marketing manager helpen hun boodschap in de juiste woorden te gieten en deze vervolgens op de meest passende manier te verspreiden en vindbaar te maken. Het inzetten en beheren van een blog en verschillende social media kanalen zijn hierbij meestal je focusgebieden, maar alles van video tot podcast of print en meer behoort ook tot de mogelijkheden. Het is een functie waarin alles samenkomt. De volgende werkzaamheden zijn perfect voor een content marketing manager:

  • Een contentstrategie opstellen; welke kanalen zet je in voor wat, welke doelgroep bereik je via welk kanaal en wat is je boodschap per kanaal en doelgroep
  • Onderzoek doen naar de behoeftes van klanten en de kernwaarden van de ondernemer of het bedrijf en deze samenbrengen in een content- en communicatieplan
  • Een contentkalender maken en bijhouden voor de publicatie van alle verschillende content
  • Het schrijven of redigeren van blogs, artikelen en nieuwsbrieven
  • Blogs, artikelen, nieuwsbrieven, video’s en podcasts overzetten naar de website en opmaken voor publicatie
  • Research op sleutelwoorden voor tekstuele content en alle online uitingen optimaliseren voor SEO (zoekmachineoptimalisatie)
  • Afbeeldingen zoeken voor plaatsing bij blogs, artikelen, nieuwsbrieven, video’s, podcasts en social media
  • Onderwerpen en invalshoeken bedenken voor nieuwe content
  • Modereren van reacties op blogs, artikelen en social media
  • Zoeken naar en database aanleggen van potentiële gastauteurs
  • Communicatie en deadlinebewaking rondom blogs en artikelen van  gastauteurs 
  • Database aanleggen van potentiële websites voor ondernemer om als gastauteur aan bij te dragen
  • Relevante media sites bijhouden voor nieuws en artikelen ter inspiratie voor eigen content en om te delen binnen de contentplanning
  • Referenties van klanten opvragen, begeleiden en publiceren

Online Onderzoek

Het internet afstruinen naar of klanten bellen of mailen voor relevante informatie en dit vergelijken, beoordelen en verwerken is een noodzakelijk onderdeel van elke onderneming. Het is belangrijk werk, maar ook enorm tijdsintensief en vaak secuur werk. Daarom schakelen ondernemers en bedrijven hier graag een professional voor in om dit voor ze uit handen te nemen. Online onderzoek kan van alles zijn en de exacte zoekvraag en het onderwerp zijn volledig afhankelijk van de onderneming en diens wensen, maar de volgende opties geven je een idee:

  • Het Googlen naar workshoplocaties, activiteiten van de concurrentie, het bestaan van specifieke instellingen, wetgevingen of voorgevallen situaties,  klant-/bevolkingsonderzoek, belevingswereld van een specifieke doelgroep, etc.
  • Relevante online tools, apps en andere programma’s zoeken en vergelijken ter ondersteuning van bepaalde werkzaamheden
  • Het onderzoeken van vraagstellingen en het opstellen van enquêtes voor verspreiding binnen de doelgroep, dit verwerken en onderzoeken van de verschillen en overeenkomsten in reacties
  • Data en statistieken verzamelen en onderzoeken voor bedrijfsontwikkeling
  • Het bellen of mailen van bestaande of potentiële klanten met vragen en deze vervolgens verwerken, ordenen en vergelijken

Processen Structureren

Elke ondernemer is druk en iedereen wil meer tijd. Dat is waar de organisatievaardigheden van een virtual assistant goud waard zijn. Veel zelfstandigen zijn creatieve chaoten gericht op fantastisch werk aan de voorkant, maar kunnen ondertussen achter de schermen verdwalen in hun eigen onoverzichtelijke organisatie. Andere zzp’ers of organisaties zijn klein begonnen en snel zo groot geworden dat ze geen tijd hebben gehad om hun backoffice en processen aan te passen op het succes van deze opschaling. Een slechte organisatie kost onnodig tijd, geld en stress en dit opruimen, optimaliseren, automatiseren en structureren is een investering die ondernemers dus graag doen. Wat betreft de werkzaamheden kun je denken aan het volgende: 

  • Helpen prioriteiten te stellen, te minimaliseren, orde te scheppen in de chaos en vervolgens te herstructureren. 
  • De overdaad aan documenten, programma’s en taken doornemen en actie op ondernemen; bewaren, weggooien of verplaatsen
  • Dagelijkse werkzaamheden procesmatig in kaart brengen, uitwerken tot een handleiding of workflow en automatiseren waar mogelijk 
  • Online tools uitzoeken en opzetten om handmatig werk te versimpelen of compleet over te nemen
  • Het opzetten van een kant-en-klare inwerkprocedure voor nieuwe werknemers

Evenementenorganisatie

Zelfstandig ondernemers en grote organisaties organiseren graag workshops, congressen en andere evenementen voor nieuwe en bestaande klanten. Totdat ze erachter komen hoe ongelooflijk veel werk er bij de organisatie ervan komt kijken. Als virtueel assistent kun je vrijwel de volledige organisatie uit handen nemen en anderen daarmee bakken met tijd besparen en een fantastisch resultaat leveren. Van begin tot eind kun je als virtual assistant bijdragen, met o.a. de volgende werkzaamheden:

  • De ideeën en wensen van de ondernemer vertalen naar de praktijk
  • Het zoeken en boeken van de locatie van het evenement
  • Het regelen van externe partijen, zoals de catering, zaal opbouwers, geluidsapparatuur, garderobe en medewerkers, etc.
  •  Het maken van een draaiboek 
  • Het benaderen en boeken van sprekers en de volledige communicatie en begeleiding voorafgaand, tijdens en na afloop van het evenement
  • Het registreren van inschrijvingen en de correspondentie met deelnemers
  • Het uitzoeken, bestellen en samenstellen van benodigdheden, zoals trainingsmappen, goodie bags, etc.
  • De evaluatie op alle onderdelen begeleiden

Websites

Wanneer freelancers of bedrijven hun website actief gebruiken als marketinginstrument gebeurt er veel achter de schermen om dit mogelijk te maken. Nieuwe content moet geplaatst worden, updates bijgehouden, de inhoud geoptimaliseerd, backups gemaakt en heel, heel veel meer. Als webtechnisch virtual assistant kun je ontzettend veel betekenen in dit proces. En heb je kennis en ervaring met design en ontwikkeling? Steeds meer virtual assistants nemen ook de vormgeving en bouw van websites op zich. Als het websites betreft kun je je hart op dus en werkzaamheden kunnen als volgt zijn:

  • De registratie en het beheer van domeinen en hosting
  • Het uitzoeken en integreren van externe online tools met de website
  • Relevante plugins voor WordPress zoeken, installeren en updaten
  • Ontwerpen, bouwen en aanpassen van een WordPress of Squarespace website, e.a. 
  • Troubleshooting
  • Nieuwe pagina’s aanmaken, voorbereiden en invullen
  • Templates maken voor terugkerende pagina’s of blogs
  • Backups maken en terugzetten
  • De websnelheid optimaliseren op alle mogelijke manieren
  • Statistieken bijhouden en onderzoeken, met o.a. Google Analytics

Webinars

Webinars zijn een veelgebruikte marketingmethode. Het is een mooi format om uitgebreid informatie te kunnen delen met je doelgroep en de tijd en aandacht te hebben voor interactie. Ondernemers en bedrijven maken graag gebruik van de mogelijkheid tot het geven van webinars en terwijl zij zich focussen op het ontwikkelen van de inhoud van hun presentatie kun jij als virtual assistant ervoor zorgen dat achter de schermen alles op rolletjes loopt. Je kunt o.a. met het volgende goed helpen:

  • Het juiste webinarprogramma uitzoeken passend bij de specifieke doeleinden en deze registreren en inrichten
  • Een draaiboek opstellen voor het verloop van de live webinar
  • Een testronde doen samen met de presentator en deze daarin begeleiden
  • De aanmeldingen van deelnemers registreren, bijhouden en de correspondentie op je nemen
  • Het opstellen en schrijven van alle emailcommunicatie in de periode voor, tijdens en na de webinar
  • Modereren tijdens het live webinar

Online Educatie

In het ontwikkelen en aanbieden van online masterclasses, trainingen, opleidingen en andere leerprogramma’s zit veel tijd en de hoeveelheid aan bijkomende randzaken is enorm. Er moet veel uitgezocht worden, ontwikkeld en opgezet, zowel bij de initiële opzet als bij uitbreiding en opschaling in een later stadium. Als virtual assistant speel je een onmisbare rol in dit totale proces. Werkzaamheden kunnen zijn:

  • Het uitzoeken van de juiste online leeromgeving die aansluit bij de online educatie doeleinden
  • De registratie, installatie en initiële opzet van basisinstellingen voltooien
  • Online betaalmogelijkheden uitzoeken, regelen en integreren
  • Het aangeleverde lesmateriaal redigeren, ordenen, invoeren en opmaken
  • De inschrijvingen registreren en bijhouden
  • De klantenservice en correspondentie op je nemen
  • Technische support bieden tijdens de online training

Boekhouding en Financiën

Veel virtual assistants houden van cijfers en kennen hun weg in de boekhouding, terwijl veel zelfstandig ondernemers zich willen focussen op hun core business en zich juist liever niet over het bijhouden van de financiën buigen. Een match made in heaven dus. Als virtual assistant kun je freelancers, ondernemers en bedrijven helpen met o.a. de volgende werkzaamheden:

  • Het uitzoeken en opzetten van een geschikt online boekhoudprogramma 
  • Template facturen maken voor terugkerend gebruik
  • Automatisch verstuurde factuur e-mails opstellen
  • Systemen en spreadsheets opzetten voor het ordenen van de financiën
  • Bonnen en facturen ordenen in een database en ze invoeren en verzenden
  • Overzichten bijhouden van termijnbetalingen, herinneringen en aanmaningen
  • Budgetbewaking bij diverse projecten

Zoals je ziet is de lijst lang en zijn de mogelijkheden divers. Virtual assistants kunnen veel en ontwikkelen zich graag en doen bovenal niks lievers dan een ander op de best mogelijke manier van dienst zijn. 

Thamara Zijlstra

Thamara Zijlstra

Thamara Zijlstra is de oprichter van Blueberry Dynamic. Antropoloog, wereldreiziger en ambitieuze ondernemer. Haar standpunt is duidelijk: iedereen die dat wil kan aan de slag als zelfstandig ondernemer om een vrijer en blijer leven te creëren.