Op het toppunt van crisis starten als virtual assistant en razend succesvol

De economische crisis raakt iedereen. Voor veel mensen betekent dit dat ze hun werk geheel of gedeeltelijk zijn kwijtgeraakt. Veel zelfstandig virtual assistants ervaren echter het tegenovergestelde. Nu iedereen door de crisis nieuwe mogelijkheden zoekt en zich actief verdiept in digitalisering zijn virtual assistants de aangewezen experts om hierbij te ondersteunen. VA’s zien een grote toestroom aan werkzaamheden en kansen. Wij hebben enkele van deze virtual assistants hierover geïnterviewd.

Sarith van den Hurk-Pol

Sarith van den Hurk-Pol | foto: Charlotte Grips

Sarith van den Hurk

Sarith is midden in de coronacrisis voor zichzelf begonnen en heeft het vanaf dag een hartstikke druk. Ze heeft haar hart gevolgd en is in het diepe gesprongen. Getwijfeld heeft ze niet, want ze gelooft er volledig in dat als je buiten de deur niet kan vinden wat je zoekt je het gewoon zelf moet creëren. Ze komt om van de creatieve ideeën en zorgt dat ze krijgt wat ze wilt. Nu al een enorme inspiratiebron voor velen. Als virtual assistant regelt ze het werk en leven van verschillende coaches, trainers en een interieurstyliste. 

 

Je bent in april 2020 voor jezelf begonnen als virtual assistant, een gewaagde keuze. Het was het hoogtepunt van de coronacrisis en er heerste grote onzekerheid onder iedereen. Had je vertrouwen in de populariteit van het VA vak, voorzag je de toegenomen vraag naar digitalisering door de crisis of was het ‘gewoon het juiste moment’ voor jou persoonlijk?

Voor mij was het gewoon het juiste moment. Mijn drijfveer: “als ik het niet bij een baas kan vinden, dan creëer ik het wel zelf!” Mijn visie was online ondernemers ondersteunen in de terugkerende werkzaamheden, omdat ik deze ondernemers niet hoefde te overtuigen van de voordelen van het op afstand werken. De corona was destijds nog een ver-van-mijn-bed-show.

Het idee om geen afgebakend takenpakket te hebben en mijn zichtbare én verborgen kwaliteiten in te kunnen zetten om verschil te kunnen maken, proactief taken oppakken en meedenken over het laten groeien van hun onderneming… van de gedachte alleen al stuiterde de energie door mijn lichaam! Ik ben met mijn volle verstand op deze rijdende trein gestapt en niet omdat ik ‘in between jobs’ zat of ik ‘uit wilde zoeken wat ik wilde gaan doen’… NEE, ik wilde dít doen en er een succes van maken.

Vond je het spannend? Waarom wel of niet en hoe ben je daarmee omgegaan?

Natuurlijk was het heel spannend om mijn vaste baan op te zeggen, maar ik kreeg er gewoon geen energie van. Begin maart ben ik ervoor gaan zitten en een maand later had ik al serieuze stappen gemaakt. Noem het naïef, maar ik had wel een duidelijk doel voor ogen en met een beetje onwetendheid en een gezonde dosis nieuwsgierigheid, heb ik wel de stappen kunnen zetten die ik heb gezet. 

De stap zelf heb ik niet spannender gemaakt dan dat het was. Ik hield mezelf voor dat ik geen ‘groentje’ was in het vak, want met ruim 19 jaar ervaring wist ik waar mijn kwaliteiten lagen en wat mij energie gaf. Ik ben gewoon van ‘offline’ naar ‘online’ gegaan.

Wat deed je voordat je voor jezelf begon en hoe ben je in het virtual assistant vak terecht gekomen?

Ik heb een commerciële én boekhoudkundige vooropleiding en ben in 2001 in het secretaressevak gerold. Ik wist al heel snel dat ik een HR-opleiding erbij moest doen om mij ‘allround’ te maken. Deze kwam heel goed van pas want van 2005 tot 2012 heb ik deel uitgemaakt van het Direct Team, een secretaressepool, vast in dienst bij een gerenommeerd secretaressebureau. Ik ben 7,5 jaar lang interim op directie- en bestuursniveau weggezet en heb hier de mogelijkheid gekregen om in ‘de keuken’ te kijken bij verschillende organisaties. 

Na mijn interim-periode (en de geboortes van de kinderen) had ik een leuke HR-baan gevonden waar ik, naast de operationele taken, ook verantwoordelijk was voor de salarisverwerking van 350 personeelsleden. In 2017 heb ik een positieve bijdrage geleverd aan de implementatie/conversie van Loket naar SAP HR (salarisverwerkingssystemen). Een proces waarbij alle looncomponenten zijn behandeld en heb ik ervaring opgedaan met de verschillende lagen van een salarissysteem. Super tof!

Maar ondanks dat de implementatie van SAP HR mij voldoening heeft gegeven, waren er veel taken bij mij weggevallen waardoor ik het regelen, plannen en organiseren ging missen en heb ik mijn baan opgezegd om als begin 2020 als Management Assistente te starten bij een andere organisatie. 

Met mijn vertrek zat mijn toenmalige werkgever met een probleem! Ik bood aan om (die 2 maanden) de salarisadministratie op afstand te doen totdat mijn opvolger start… en ‘onopgemerkt’ was de VA in mij geboren!

Helaas was mijn aansluitende job geen match en ben ik, ondanks de onzekere en gekke tijd, mijn eigen onderneming gestart. Met mijn ervaring als Interim/Direct Team-secretaresse vielen de puzzelstukjes in elkaar. Het is nu 8 jaar later en ik ga het gewoon zelf doen!! 

Je hebt als startende zzp’er in het VA vak een knallende start gemaakt, met pretty much vanaf dag één al 4 klanten. Dat is op zichzelf al een groot succes, maar jij deed het in een onzekere periode van economische crisis. Hoe heb je dat voor elkaar gekregen?

Door altijd in mogelijkheden te denken! Door COVID is de 1,5 meter-samenleving het Nieuwe Normaal geworden en ben ik ervan overtuigd dat ‘online’ het Nieuwe Werken wordt/is. Daarnaast heb ik de stoute schoenen aangetrokken en gegoogled naar VA’s en 3 van hen een mail gestuurd met de vraag of ze het leuk vonden om hun ervaringen met mij te delen en de ‘ins’ en ‘outs’ van het vak. Ik heb daar leuke contacten aan overgehouden. En leuke weetjes: 1 van mijn opdrachtgevers heeft mij benaderd via een van die VA’s en met een andere virtual assistant ben ik bezig met ondersteuning te bieden aan andere VA’s om ook die kickstart of doorstart te maken. 

Het is misschien cliché maar als je weet wat je wilt dan kun je daar naartoe werken. Niet de menigte aanspreken, maar alleen de klanten aantrekken waar jij energie van krijgt. Daarnaast beschik ik over de kracht dat ik gemakkelijk mijn woorden op papier kan zetten en daardoor ook mijn enthousiasme over kan brengen. 3 van de 4 opdrachtgevers hebben dan ook in hun reactie gezegd dat mijn brief er bovenuit sprong. Een overtuigende brief schrijven en zorgen dat je op die manier ‘gezien’ wordt is belangrijk. Als je daar doorheen bent dan ligt het alleen nog maar aan de klik.

Daarnaast enthousiast blijven communiceren over wat je doet. Tijdens een intakegesprek met een interieurstyliste, riep haar man (die een reclamebureau heeft) dat hij in de toekomst ook graag gebruik wil maken van mijn diensten. Dan heeft mijn enthousiasme zijn doel bereikt.

In welke sectoren zijn jouw opdrachtgevers werkzaam? Loopt daar een rode draad doorheen die je opdrachtgevers qua werk, visie of andere karakteristieken aan elkaar verbindt?

Toen ik net gestart was, was mijn ideale klant ‘gewoon’ de online ondernemer, omdat ik die niet hoefde te overtuigen van de voordelen. Dat is door COVID veranderd en specifieker geworden. Het heeft voor mij andere deuren geopend en laten nadenken van welke klanten en werkzaamheden ik echt gelukkig word.

Uiteindelijk zitten 3 van mijn opdrachtgevers in de coaching-/learning sector. Eentje coacht startende ondernemers. Een ander heeft een coaching-, learning- en adviesbureau en geeft voornamelijk HR-gerelateerde trainingen aan werknemers van grote multinationals. Omdat ze gedwongen is om online cursussen te geven door COVID maakt ze gebruik van een online platform. En de ander is een online leeromgeving waar bedrijven hun cursussen aan kunnen bieden. 

Ik zie inderdaad wel een rode draad! En het is ook een sector die mij aanspreekt en waar ik ook zo in dienst zou kunnen gaan als ik een vaste commitment zou moeten geven.

Dan valt 1 opdrachtgever een beetje uit de toon, een interieurstyliste in het hoger segment. Deze opdrachtgever wilde ik per se binnen slepen. Haar werk is namelijk om door een ringetje te halen en haar foto’s lijken zo uit het VT Wonen magazine te komen. Ik hou daarvan!

Denk je dat werken in deze specifieke sectoren, omdat ze misschien minder hard geraakt zijn, het makkelijker maakte voor je om tijdens de crisis klanten te vinden en te houden of heeft dat er niets mee te maken?

Ik denk zeker dat bij 2 opdrachtgevers dit het geval is. De een heeft de switch moeten maken naar online, omdat haar trainingen niet meer klassikaal gegeven konden worden. Hier had ze iemand bij nodig die het samen met haar op kon zetten en op de achtergrond haar hierin kan ondersteunen. We praten hier over een ICF-gecertificeerde coach, die tot halverwege volgend jaar (en wellicht ook verder) 5 dagen in de week twee cursussen per dag aanbiedt. Ze werkt hierbij met andere gekwalificeerde trainers uit heel Europa. Je kunt je voorstellen dat het heel wat organisatie en regelwerk vergt om het allemaal goed op poten te krijgen en ook soepel te laten (ver)lopen.

De opdrachtgever met een digitale leeromgeving profiteert hier ook van, want net zoals bovengenoemde opdrachtgever zijn er nog meer bedrijven die hun cursussen online moeten aanbieden door COVID. 

Als zelfstandig virtual assistant ben je onafhankelijk en altijd op jezelf aangewezen. Sommigen vinden dat een risico, maar de meeste zelfstandig ondernemers noemen het juist vrijheid en een groot geluk. Hoe ga jij daarmee om? En voel je je alleen of maak je gebruik van de fantastische VA community die er is?

Het is een groot geluk: doen wat je leuk vindt en op tijden die jou uitkomen. Ik kan in een keer bruisen van energie aan het einde van de avond en ik ervaar het als vrijheid dat ik dan kan werken en daardoor de volgende dag meer tijd aan mijn kinderen kan besteden. 

Natuurlijk is het soms eenzaam. Ik ben van nature een sociaal dier en heb altijd leuke collega’s om mij heen gehad. Dat is wel een gemis, want ik zat altijd wel in de organisatie van officiële en officieuze bedrijfsborrels. En daarom heb ik veel baat bij het platform van Blueberry Dynamic. Zo ben ik ondertussen lid geworden van de HR-werkgroep daar en vind ik gelijkgestemden op het platform. 

Wij VA’s zijn geen concurrenten, we moeten elkaar versterken door kennis te delen en van elkaars valkuilen te leren. Ik merk dat het best eenzaam kan zijn, zonder collega’s om je heen terwijl je zo enthousiast ben over je onderneming. Er ontstaan vragen zoals: “Hoe doen anderen dit?”, “Kan ik met hen sparren als ik er even niet uitkom” en “Kunnen we onze handen ineen slaan en met onze specialisaties die ene grote klant bedienen?” Daarom is het goed dat er communities zijn zoals deze, zodat je nooit het gevoel hebt dat je er alleen voor staat

Hoe heeft het werken als zelfstandig virtual assistant je leven verrijkt? Wat kan je nu dat je eerst niet kon?

Had je me vorig jaar gevraagd of ik zou staan waar ik nu sta, dan had ik je voor gek verklaard. Ik ben altijd iemand geweest die zich liever op de achtergrond hield, maar in plaats daarvan heb ik ervoor gekozen om uit mijn comfortzone te stappen. Dit proces heeft me een sterker mens gemaakt, zelfvertrouwen gegeven en laten zien dat er meer is dan met 80% genoegen nemen!

Ik heb in een korte tijd de leukste mensen ontmoet met de meest inspirerende verhalen en de beste gesprekken gevoerd en daarbij steun en hulp gekregen uit onverwachte hoeken om een prachtige service te kunnen lanceren.

En, ondanks dat ik ‘net’ begonnen ben, blijven de ideeën opkomen. Ik heb gemerkt dat ik het voortraject heel leuk vind. De voorselectie en je potentiële klant proberen te overtuigen om met je in zee te gaan. Ook krijg ik her en der vragen over hoe ik begonnen ben en wat iemand kan doen om ook een eigen onderneming op te starten. Ik merk dat ik gelukkig word om met hen in gesprek te gaan en daar te helpen waar ik kan. Deze 2 dingen ga ik dus met mijn collega-VA combineren. We zijn druk bezig met het verzamelen van waardevolle informatie voor op ons online platform, zodat we toch nog steeds van het voortraject (mee) kunnen genieten. 

De stap om te werken als VA heeft zeker mijn leven verrijkt, het heeft ruimte gegeven voor het ontstaan van dit soort ideeën! Dat was niet gebeurd als ik in dienst was gebleven bij een groot bedrijf, waar je je opgedragen taken uitvoert en om 17.00 uur de deur achter je dichttrekt, omdat er morgen weer een dag is.

Wat zou je zeggen tegen iemand die twijfelt om in deze periode het roer om te gooien en te starten als virtual assistant?

Gewoon DOEN! Terug in dienst gaan kan altijd nog. Het bedrijfsleven is op zoek naar VA’s zoals jij. Ik dacht dat ik een gat in de markt had gevonden door de salarisadministratie op afstand te doen voor mijn oude werkgever. Ik dacht bij mezelf: “als ik dit voor mijn oude werkgever kan doen, dan kan ik dit ook voor andere bedrijven doen.” Toen ik op onderzoek uitging, zag ik dat ‘mijn gat in de markt’ al bestond en het VA heette. Het heeft mij niet weerhouden, want er zijn zoveel ondernemers/ondernemingen die hulp nodig hebben en niet kunnen groeien omdat ze teveel met de operationele zaken bezig zijn.

Daarbij is de ene VA de ander niet. Er zijn zoveel specialisaties en wat een ander niet kan, kan jij weer wel en andersom. Onderzoek waar je goed in bent en wat je waard bent, want met vallen en opstaan krijg je altijd wat je verdient, maar je moet wel die stap zetten. Dankzij COVID is thuiswerken een begrip geworden en reken er maar op dat dit blijvende consequenties met zich mee heeft gebracht. Het heeft zeker een weg vrij gemaakt voor ons en hiermee is VA zeker een functie van de toekomst geworden… maak daar gebruik van.

Thamara Zijlstra

Thamara Zijlstra

Thamara is de oprichter van Blueberry Dynamic. Pionier in de Nederlandse VA wereld, wereldreiziger en ambitieuze ondernemer. Haar standpunt is duidelijk: iedereen die dat wil kan aan de slag als zelfstandig ondernemer om een vrijer en blijer leven te creëren.