Wat heb je als virtueel assistent nodig om online te werken?

Als je voor jezelf begint als virtual assistant moet je een aantal dingen regelen om volledig virtueel je werk te kunnen doen. Als je gewend bent om een vaste werkplek te hebben en regelmatig fysieke materialen te gebruiken, zoals pen en papier, dan is dat even omschakelen. Omdat je als virtueel assistent 100% digitaal werkt heb je dit namelijk niet nodig en is het zelfs niet gewenst. Maar wat heb je als VA dan wel nodig om online te werken?

Om als virtueel assistent online te werken heb je maar drie dingen nodig: een computer, internet en online tools. Dit is erg weinig en het lijkt vanzelfsprekend, maar je moet het één en ander weten om hier optimaal gebruik van te kunnen maken.

Juist omdat je maar drie dingen nodig hebt loont het om te weten waar je op moet letten en hoe je de juiste keuzes maakt. We leggen je hier alles uit.

1. Een computer

Bij het uitzoeken van de voor jou perfecte werkcomputer zijn er een paar keuzes om te maken. Er is namelijk niet per se een computer het beste voor een virtual assistant. Bij je keuze moet je rekening houden met het volgende:

  1. Desktop computer of laptop
  2. Apple of Microsoft
  3. Goedkoop of duur
  4. Tablets en telefoons

Desktop computer of laptop
Om online te kunnen werken heb je een computer nodig. Je kan ervoor kiezen om een desktop computer te nemen, maar daarmee verlies je direct aan locatie-onafhankelijkheid. Een desktop computer is een groot en log apparaat en zodra je die vierkante machine en je beeldscherm op een bureau hebt geïnstalleerd verplaats je deze niet zo snel meer. Laat staan dat je het onder je arm meeneemt om op een andere locatie te gaan werken.

Een groot voordeel van online werken als virtueel assistent is dat je locatie-onafhankelijk bent. En om echt locatie-onafhankelijk te zijn heb je dus een laptop nodig. Zelfs als je niet van plan bent om al werkend te gaan reizen of vanuit een café of waar dan ook te werken kan de flexibiliteit van een laptop erg fijn zijn. Al is het maar om een keer met je laptop aan de keukentafel te kunnen werken in plaats van aan je bureau op zolder, omdat je zoontje ziek op de bank ligt.

Apple of Microsoft
Welke laptop je neemt is aan jou. Tegenwoordig zijn praktisch alle online tools die je gebruikt voor je werk beschikbaar voor zowel iOS als Windows. Voor die enkele keer dat je er tegenaan loopt dat dit niet zo is is er altijd een oplossing. De keuze voor één van de twee besturingssystemen is een persoonlijke.  Alle moderne laptops zijn snel en doen alles voor je wat je nodig hebt. Om je werk online te doen zijn beiden dus perfect. 

Goedkoop of duur
Een goede laptop hoeft niet duur te zijn. Al vanaf zo’n €400,- heb je een goede basic Microsoft Windows laptop. 

Voor een virtual assistant zijn de volgende drie factoren van belang voor  het uitvoeren van je dagelijkse werkzaamheden en ze zijn van invloed op de prijs die je betaald voor je laptop:

  • het (scherm)formaat
  • het gewicht
  • de processor en het werkgeheugen

Schermformaat
De keuze voor het schermformaat bepaalt het gebruikersgemak. Welk formaat scherm geschikt is voor jou, ligt aan hoe je de laptop gebruikt. Een laptop met een schermdiagonaal van 15 inch is het meest populair onder mensen die locatie-onafhankelijk werken, omdat het scherm groot genoeg is om lekker op te werken en tegelijkertijd klein genoeg om de laptop compact te houden en zo makkelijk mee te kunnen nemen.

Gewicht
Hoe dunner en lichter je laptop is hoe makkelijker je deze in een tas meeneemt om op een andere locatie weer te gebruiken. Het verschil in grootte en gewicht lijkt misschien minimaal, maar elke virtual assistant die de smaak van werken waar je maar wilt te pakken heeft zal je vertellen dat minder gesjouw een groot verschil maakt.

De meest populaire lichtgewicht laptops zijn op dit moment de:

  1. Macbook Air (Apple/iOS)
  2. Asus Zenbook (Microsoft/Windows)

Processor en werkgeheugen
Een laptop wordt door verschillende mensen op verschillende manieren gebruikt. Als je als virtual assistant voornamelijk gebruik maakt van het internet, e-mail en tekstverwerken (wat voor het merendeel van de VA’s zo is) is echt elke laptop geschikt. 

  • Om foto’s te kunnen bewerken heb je minimaal een Intel Core i5 of AMD Ryzen 5 processor nodig en minimaal 8 GB RAM. 
  • Wil je ook video’s bewerken dan heb je minimaal een Intel Core i7 of AMD Ryzen 7 processor nodig en ook minimaal 8 GB RAM.

Tablets en telefoons
Vrijwel alle online tools die je voor je werk als virtual assistant gebruikt zijn ook toegankelijk via een app op je tablet en telefoon. Voor de meest soepele synchronisatie is het het meest efficiënt om voor al je apparaten Windows/Android besturingssystemen te kiezen of juist alles van Apple. Dit is een keuze vanuit gebruikersgemak, het is geen must.

2. Een internetverbinding

Om virtueel te kunnen werken heb je natuurlijk een internetverbinding nodig. Dit lijkt heel logisch, omdat een high-speed internetverbinding in Nederland al bijna niet meer weg te denken is. We zijn er zo aan gewend. Toch is het goed om er bij stil te staan dat dit niet vanzelfsprekend is op heel veel plekken ter wereld, zelfs in Nederland.

De snelheid van je verbinding
Tegenwoordig bieden internet providers snelheden aan variërend van 20 Mb/s tot zelfs 750 Mb/s. Welke snelheid je nodig hebt ligt aan je verbruik. 

Moet je voor je werk echt alleen mailen en surfen online? Dan heb je aan een internetsnelheid van minimaal 10 Mb/s genoeg. Maak je echter ook gebruik van video conferencing (via Skype bijvoorbeeld), bekijk je graag video’s op YouTube en doe je dus meer dan alleen mailen en surfen? Dan heb je waarschijnlijk een snelheid van minimaal 20 Mb/s nodig. 

Werken vanuit het buitenland
Als je ervoor kiest om zoals veel VA’s gebruik te maken van de bijzondere mogelijkheid om de wereld rond te reizen terwijl je vanaf alle exotische bestemmingen die je bezoekt gewoon je werk doet voor je Nederlandse opdrachtgevers, dan is een (goede) internetverbinding geen vaststaand gegeven. Dit hoeft geen probleem te zijn, het is enkel iets om bij stil te staan en de beschikbaarheid ervan te checken voordat je ergens naartoe gaat of de ruimte in te plannen om even te kunnen zoeken naar een goede verbinding. Zo voorkom je dat je zonder internet zit en in de knoop komt met deadlines. 

Werken binnen Nederland
Overal is gratis wifi tegenwoordig, dus als je graag buiten de deur werkt kan je in principe overal werken. Omdat je op zo’n moment gebruik maakt van een openbaar netwerk is het wel belangrijk om zelf extra beveiliging in te stellen, je werkt immers met gevoelige informatie van klanten. Een VPN is hiervoor de oplossing. 

Een VPN is een veilige versleutelde verbinding en beschermd je privacy. Je betaalt hier maandelijks of jaarlijks een klein bedrag voor (er zijn VPN’s beschikbaar vanaf €3,- per maand) en dit gaat automatisch in werking zodra je je laptop opstart. Of je nou vanuit huis werkt, op openbare wifi of vanuit het buitenland, je bent zo altijd beveiligd.

De twee populairste en meest betrouwbare VPN’s zijn op dit moment:

  1. Express VPN
  2. Nord VPN

3. Online tools

Als laatste moet je er dus voor zorgen dat echt al je werk toegankelijk is in de cloud. Al je documenten, je volledige administratie en werkzaamheden die je voor en met anderen doet. Dit doe je met behulp van online tools.

Online tools zijn hulpmiddelen, zoals apps en softwareprogramma’s. De meest bekende online tool is e-mail.

Je gebruikt online tools om twee redenen:

  1. Om op afstand te kunnen samenwerken met klanten
    Je gebruikt online tools om online te communiceren, informatie te delen en direct samen te werken aan bijvoorbeeld een zelfde document. Denk hierbij aan Gmail of Outlook voor e-mail en agenda, Asana voor projectmanagement en Acumulus voor boekhouding.

  2. Om als virtual assistant locatie-onafhankelijk te zijn
    Als je volledig online werkt kun je gaan en staan waar je maar wilt. Je bent niet meer afhankelijk van een vaste werkplek en stapels aan papieren en mappen.

Voordelen van werken in de cloud zijn:

  1. Je kan al je werk synchroniseren tussen de verschillende apparaten die je gebruikt, zoals (verschillende) laptop(s), tablet en telefoon.
  2. Als je computer stuk gaan kun je direct een nieuwe kopen of zelfs die van iemand anders gebruiken en direct inloggen bij al je online tools om verder te werken. 
  3. Je kan jezelf verplaatsen en op elke locatie kan je altijd bij je gegevens.

Als nadeel zou je de veiligheid kunnen noemen. Sommige mensen zijn bijvoorbeeld bang om gehackt te worden. Een logische gedachte, maar met behulp van extra beveiliging, zoals VPN, is die kans net zo klein of misschien zelfs nog kleiner dan de kans dat er ooit in je leven in je huis wordt ingebroken. De meeste mensen zal dit nooit in hun leven gebeuren.

Online werken is dus heel eenvoudig en een mogelijkheid voor echt iedereen. Het brengt je letterlijk en figuurlijk bewegingsvrijheid. De kosten om dit op te zetten zijn nihil en de vrijheid en flexibiliteit die je ermee wint groot.

Thamara Zijlstra

Thamara Zijlstra

Thamara Zijlstra is de oprichtster van Blueberry Dynamic. Antropoloog, wereldreiziger en pionier in het opleiden van virtual assistants. Thamara verschijnt regelmatig met haar werk in de media. Haar standpunt is duidelijk: iedereen die dat wil kan aan de slag als zelfstandig ondernemer om een vrijer en blijer leven te creëren.