Welke crisis? Klanten vallen hier zo op de deurmat

De economische crisis raakt iedereen. Voor veel mensen betekent dit dat ze hun werk geheel of gedeeltelijk zijn kwijtgeraakt. Veel zelfstandig virtual assistants ervaren echter het tegenovergestelde. Nu iedereen door de crisis nieuwe mogelijkheden zoekt en zich actief verdiept in digitalisering zijn virtual assistants de aangewezen experts om hierbij te ondersteunen. VA’s zien een grote toestroom aan werkzaamheden en kansen. Wij hebben enkele van deze virtual assistants hierover geïnterviewd.

Foto van virtual assistant Irene Duinhoven

Irene Duinhoven | foto: Lucy Lambriex ​

Irene Duinhoven

Irene heeft het hartstikke druk. Als virtual assistant is ze de rechterhand van een aantal succesvolle ondernemers, gedreven mensen met visie en lef die hun klanten inspireren. Ze is een kei in het maken van content en helpt als organisatietalent de plannen, ideeën en dromen van anderen te realiseren. 

De vraag naar de expertise van virtual assistants is nog groter sinds de gevolgen van corona een economische crisis in Nederland hebben veroorzaakt. Ben jij werk kwijtgeraakt of heb je er juist veel nieuw werk bijgekregen?

Beiden. Half maart, toen de thuiswerkregeling in gang werd gezet en ook groepsbijeenkomsten niet langer toegestaan waren, had ik twee klanten die het werk vrijwel direct ‘on hold’ hebben gezet. Zij durfden de extra investering niet meer aan in deze tijd, omdat ze het aantal opdrachten direct zagen teruglopen, of ineens naar een lege agenda keken. Alle begrip heb ik daarvoor en we zien wel wanneer en of we het in de toekomst weer oppakken.

Tegelijkertijd kwamen er drie andere ondernemers op de lijn die juist nu extra handen kunnen gebruiken.

De mensen met wie ik werk zijn vrijwel allemaal trainer, spreker, coach of consultant, in uiteenlopende vakgebieden zoals customer experience, verandermanagement en jobmarketing.

Waarom heb je juist nu zoveel werk denk je?

Voor mijn twee grootste klanten was meteen duidelijk: oké, dit wordt een uitdaging. Zij staan regelmatig op het podium bij evenementen en trainen groepen. De eerste grote klus was met name om alle events, afspraken, trainingen e.d. te verzetten, deelnemers te informeren, enzovoorts.

Beide ondernemers zagen ook kansen: er zijn genoeg zaken achter de schermen waar we normaal gesproken geen tijd voor hebben, die we nu eindelijk eens op kunnen pakken. Dus gaat de website onder de loep, gaan we aan de slag met een paar ideeën die al een tijdje op de plank liggen, maken we nieuwe content, verbeteren we processen, broeden we op nieuwe plannen, enzovoorts. Ik heb de mazzel dat deze klanten – ondanks of dankzij deze gekke tijden – toch gevraagd worden om hun expertise. Weliswaar in een andere vorm, maar zij hebben toch weer business opportunities.

Van de nieuwe klanten die mij onlangs benaderden zijn er twee die zich nu met een lege agenda realiseren hoeveel kennis en content zij al op de plank hebben liggen. Zij hebben mij gevraagd om teksten die ze ooit al hebben geschreven te redigeren en op te frissen. Vervolgens moet alle documentatie visueel aantrekkelijk gemaakt worden: die documenten komen in een soort online bibliotheek die zij willen maken voor hun klanten nu zij deze niet fysiek kunnen zien. En een deel van die content wordt als blogs en social media posts gepubliceerd. Verder krijg ik nog steeds schrijfklussen. Dit zijn opdrachten van ondernemers uit mijn netwerk, of van ondernemers voor wie ik in voorgaande jaren al eens een opdracht heb gedaan.

Toen duidelijk werd dat we midden in een pandemie zaten en recht op een economische crisis afstevende stond alles op z’n kop. Ben je actief anders gaan ondernemen vanaf dat moment?

Nee, niet echt. Wat ik wel heel bewust doe is niet verzanden in gepieker over zaken waar ik geen invloed op heb. Net zoals ik bewust niet blijf hangen in gepeins over hoe lang dit allemaal zal gaan duren. Ik bekijk het echt per dag en ga uit van mijn eigen kracht.

Ik start nu wel bewust iedere dag met een kwartier sporten via een online training en ik zorg ervoor dat ik dagelijks minimaal 10.000 stappen zet. Dat vergat ik voorheen nog wel eens (werken, werken, werken), maar van die zelfzorg zie ik ineens nóg meer de noodzaak in. Ik wil zo fit mogelijk worden en blijven. Als ik beweeg blijf ik ook fit in mijn hoofd. Na een wandeling buiten is mijn hoofd weer helder en vallen puzzelstukjes op hun plaats. Dan weet ik ineens hoe ik een bepaalde tekst ga aanvliegen of zie ik een oplossing voor iets waar ik me tot nu toe zonder resultaat blind op staarde. Na het ‘buitenspelen’ kan ik me makkelijker focussen en ben ik weer productief.

Je hebt niets anders gedaan in je manier van werken sinds we midden in een economische crisis zitten, maar komt om in het werk. Wat is jouw aanpak om continu zo’n goede toestroom aan werk te hebben?

Weet je wat zo grappig is? Als anderen mij vragen hoe ik acquisitie doe, zeg ik vaak met een knipoog: “daar doe ik niet aan; klanten vallen hier zo op de deurmat.” En dat is eigenlijk nog waar ook, al zolang ik voor mezelf werk, nu ruim 4,5 jaar. Ik geloof er rotsvast in dat als ik opensta voor nieuwe dingen, dat die ook op mijn pad komen. Waar één deur sluit, opent altijd weer een andere. Als ik iets afrond, kan ik de klok erop gelijk zetten dat er wel weer iets nieuws komt ‘aanwaaien’. Dan ontvang ik prompt een e-mail of LinkedIn-bericht met de vraag of ik nog ruimte heb voor een schrijfopdracht, of belt iemand me spontaan op met de vraag of we eens kunnen praten. Vrijwel altijd zijn het mensen uit mijn (online) netwerk, of mensen die via mijn klanten of collega’s van mij hebben gehoord.

Als zelfstandig virtual assistant ben je onafhankelijk en altijd op jezelf aangewezen. Sommigen vinden dat een risico, maar de meeste zelfstandig ondernemers noemen het juist vrijheid en een groot geluk. Hoe ga jij daarmee om?

Ik vaar heel bewust mijn eigen koers. Juist in deze crisistijd tel ik elke dag mijn zegeningen: ik ben gezond – net als degenen die me lief zijn – ik heb een dak boven mijn hoofd, er is te eten, er is liefde en gezelligheid en ik heb nog steeds werk. Stel dat deze crisis heel lang aanhoudt en ik binnenkort geen werk meer heb, of veel minder, dan heb ik voor die periode een eigen wensenlijst opgesteld. Misschien is een alternatieve to-do-lijst een betere omschrijving. Dan ga ik over op Plan B en eindelijk een aantal plannen in werking zetten, waar ik nog geen tijd voor heb gehad of gemaakt. 

Ik heb ideeën voor online producten, ik wil nog steeds een boek schrijven en mijn social media ligt al heel lang op zijn gat. Daardoor zou je kunnen denken dat Regelbrein meer dood dan levend is; niets is minder waar. En wat echt nodig moet gebeuren is mijn site onder handen nemen en de boel eens re-branden. Dat ga ik deze zomer sowieso doen, nu reizen er helaas toch niet in zit.

Sinds ik ondernemer ben, ben ik veel meer van het denken in mogelijkheden. Als dit niet kan, wat kan dan wél? Daarbij word ik zeker geïnspireerd door een aantal van mijn opdrachtgevers.

De eerste week in coronatijd heb ik een cashflow planning gemaakt met worst-case scenario’s. Meer als een reality check, want ik weiger me in doemdenken onder te dompelen. Ik realiseer me dat pessimisme me nergens gaat brengen. Elke dag opnieuw kijken naar wat ik vandaag wél kan bijdragen levert me veel meer op.

Zeker nu gaat er zoveel mogelijk geld naar mijn reservepot, voor als het ooit een tijdje wat minder gaat, of als ik om een andere reden niet zou kunnen werken. Een mooie term voor die reservepot is ‘fuck you money’; dat las ik laatst in een blog. Daar stond: ‘Fuck you money’ is voor mij: genoeg financiële ruimte hebben om nee te zeggen tegen dingen die je alleen voor het geld zou doen.

Dat sluit mooi aan op hoe ik naar mijn eigen onderneming kijk: het is mijn bedrijf, dus het is mijn feestje. Ik neem geen opdrachten aan van mensen waar ik geen klik mee heb. En ik doe geen opdrachten die ik niet leuk vind. Je gaat op alle vlakken vliegen als je doet wat bij je past en als je werkt voor of met mensen waar je blij van wordt. Dát is de vrijheid van ondernemen voor mij.

Thamara Zijlstra

Thamara Zijlstra

Thamara Zijlstra is de oprichter van Blueberry Dynamic. Antropoloog, wereldreiziger en ambitieuze ondernemer. Haar standpunt is duidelijk: iedereen die dat wil kan aan de slag als zelfstandig ondernemer om een vrijer en blijer leven te creëren.