Als HSP is online werken een zegen
Deze week interview ik Ingrid Serraarens. Een virtual assistant die ooit een angsthaas was, maar nu avontuurlijk is. Ze vindt dat ‘op je bek’ gaan niet iets is om bang voor te zijn.
Volgens mij heb jij een avontuurlijk karakter en vind je het leuk om nieuwe dingen aan te gaan. Je reist ook graag. Maakt de flexibiliteit van online werken het makkelijker voor je om nieuwe dingen op te zoeken en om te reizen?
Geloof je me als ik zeg dat mijn avontuurlijke karakter pas iets is van de laatste jaren? Reizen heb ik altijd wel gedaan, maar niet alleen. Ik ging altijd ‘veilig’ op reis met een groep. Die reizen waren dan wel avontuurlijk, maar van a tot z geregeld. Ikzelf was altijd tot in de puntjes voorbereid. Weken van inlezen en dingen uitzoeken; waar vind ik dit, waar zit een bank, waar kan ik internetten en ga zo maar door.
Tegenwoordig ga ik gewoon. Alleen, naar plekken die ik niet of nauwelijks ken. Ik zie wel waar ik terecht kom. Als er maar wifi is, dan kan ik aan de slag.
Eerlijk, het betekent enorm veel voor mij. Ik ben niet bang of onzeker meer. Ik maak makkelijker contact, ben een stuk relaxter en veel minder makkelijk uit het veld te slaan.
Hoe ben je in het virtual assistant vak gerold?
Na 16 jaar bij dezelfde werkgever, waar ik alles regelde wat los en vast zat, had ik mijn plafond bereikt. Ik was onderdeel geworden van het meubilair, had geen groeimogelijkheden en niets extra’s meer om op mij te nemen. Mijn werk deed ik op de automatische piloot, dag in dag uit.
Midden in de eerste bankencrisis besloot ik van baan te wisselen. Ik dacht dat dit een oplossing zou zijn voor mijn onrust, mijn onvrede. Alleen, na een aantal jaar was mijn gevoel nog steeds hetzelfde. Ik dacht: “Is dit het? Ga ik tot mijn 67ste iedere dag in de auto, in de file van A naar B, op een kantoor zitten waar ik niet gelukkig ben?”
Het moment dat de knop echt omging weet ik ook nog precies. In één van die file’s waar ik altijd in zat, op de A4 van Schiphol-Rijk naar Rotterdam, dacht ik ineens “ik wil dit zo niet meer”.
Vanaf dat moment ben ik mijn eigen bedrijf vorm gaan geven. Eerst in mijn hoofd, daarna door concreet actie te ondernemen en op onderzoek uit te gaan. Wat is er mogelijk? Toen ontdekte ik dat het kunstje dat ik al jaren deed in loondienst ik ook voor mezelf kon doen. Er zal altijd behoefte zijn aan mijn vak, voor mijn skills. Het moment dat ik wereldkundig maakte dat ik voortaan als virtual assistant aan de slag zou gaan vergeet ik nooit meer, wat een ontzettend groot YES-gevoel
Ben jij een geboren ondersteuner en regelaar?
Ja, ik weet niet beter dan dat ik, van jongs af aan, in de hulpstand sta. “Kan ik helpen” of “dat doe ik wel even” lag op mijn lippen bestorven. Het is vaak zo dat je als oudste kind jezelf een bepaalde verantwoordelijkheid toekent, al dan niet gestuurd door je opvoeding. Niet alleen zakelijk overigens. Als we met vrienden op pad gaan, word ik gekscherend ‘de reisleider’ genoemd. Het is voor mij geen extra inspanning om zaken te regelen en uit te zoeken. Sterker nog, ik vind het leuk om te doen. Waar anderen er als een berg tegenop kijken om met minimale informatie aan de slag te gaan om iets gedaan te krijgen of te regelen, is dat juist iets waar ik graag mijn tanden in zet.
Vond je het spannend om de stap naar het zelfstandig ondernemerschap te zetten?
Natuurlijk had ik twijfels en was ik onzeker, en soms ben ik dat nog. Want ik ben geen jonge blom meer, heb geen partner en voor mijn gevoel gaf ik al mijn zekerheden zoals een pensioen, vakantiedagen, een 13e maand, etc. aan Fikkie. Ja, er zijn wel even momenten geweest dat ik dacht: “wat als het nu niet lukt”? Maar weet je, het ergste wat me kan gebeuren is dat ik dan weer een baan zou moeten zoeken. So what.
Het is een kwestie van relativeren. Ga je op je bek, dan ga je op je bek. Blauwe plek, boehoe. Maar zo zit het leven nu eenmaal in elkaar. Ik ben nog nooit ergens van weggelopen. Ik probeer het liever dan dat ik achteraf denk: “had ik maar…”
Heeft het het online werken als virtueel assistent je leven verbeterd?
Mijn leven is enorm verrijkt door het zelfstandig ondernemen. Op veel verschillende manieren, maar alles is samen te vatten in 1 woord: vrijheid. Ik doe dit interview bijvoorbeeld vanuit Lissabon. Het is zo enorm heerlijk om mijn (oude) laptop in een rugzak te flikkeren, koffertje mee en op een andere plek op deze aardkloot te werken en te genieten van alles wat naast werken het leven zo mooi maakt.
Een ander voorbeeld: volgende week wordt mijn nieuwe bed geleverd, op een dag dat ik normaal bij een klant op kantoor zit. In loondienst moet je daarvoor vrij nemen, maar nu wissel ik zonder problemen mijn dag om of werk ik er maar een halve dag. Het is voor mij zo belangrijk dat ik kan leven naar mijn maatstaven en tijdschema en niet ben overgeleverd aan de grillen van een ander.
Daarnaast ben ik zo dankbaar voor de enorme leercurve die ik heb doorgemaakt, ook daar zit veel vrijheid in. Niet dat ik in loondienst niets heb geleerd, maar het lijkt wel alsof ik iedere dag iets nieuws ontdek nu ik ondernemer ben. Vroeger had ik vaak angst voor iets nieuws, zoals een nieuw programma of iets dergelijks. Nu is het de gewoonste zaak van de wereld om een nieuwe online tool eigen te maken, daar draai ik mijn hand niet voor om.
Wat is voor jou de kracht van online werken?
Tsja, dan komen we toch weer op de vrijheid. Dat ik mijn klanten kan helpen en ondersteunen waar en wanneer ik wil. Ik ben in charge en met alles wat ik kan help ik anderen; ik zit alleen niet bij ze in de buurt. En dat is voor mij, met mijn HSP zijn, een blessing. Ik kan veel beter functioneren nu ik geen last heb van geuren, geluiden en stemmingen van anderen. Online werken geeft me zoveel meer rust en focus.
Je hebt een hele reeks aan online trainingen bij Blueberry Dynamic gedaan. Waarom investeer je in trainingen?
Ik investeer in de ontwikkeling van mij als persoon. Als ik mijzelf blijf ontwikkelen is dat goed voor mijn bedrijf en voor mijzelf. De trainingen van Blueberry zijn ideaal voor mij omdat ik er zelf controle over heb, ik kan het doen wanneer het mij het best uitkomt. Daarnaast zijn de trainingen uitermate geschikt voor een virtual assistant omdat ze uit de praktijk zijn samengesteld en ook nog eens direct toepasbaar. Enne, niet te vergeten, de fijne energie die je ervan krijgt. Het past goed bij mij.
Wat is het gaafste dat je hebt kunnen doen sinds je online werkt als zelfstandig ondernemer?
Toen ik de kans kreeg om op het huis van vrienden op Curaçao te passen heb ik die met beide handen aangegrepen. Tijdelijk op Curaçao wonen en gewoon mijn eigen werk blijven doen voor klanten in Nederland, dat was ontzettend tof! Kijk, digital nomad zal ik niet worden, tenminste nu niet. Ik heb een huis en mijn 2 diva’s (red. katten), mijn familie en vrienden in mijn buurt en langer dan een maand wil ik eigenlijk niet van huis zijn. Vroeger keek ik jaloers naar mensen die op social media lieten zien wanneer zij gingen housesitten op een mooie plek op aarde, maar nu niet meer. Ik kan nu gaan en staan waar ik wil, van die vrijheid geniet ik enorm. Ik ben nu bezig om een huis te kopen in de buurt van het water, een droom van mij die ik nu kan laten uitkomen.
Je bent locatie-onafhankelijk, werkt vanuit huis of andere plekken en ziet dus niet elke dag dezelfde mensen en collega’s. Voel je je soms alleen?
Ik zie het als een zegen dat ik niet iedere dag te maken heb met dezelfde mensen. Alleen voelen zal mij niet zo snel gebeuren, ik ga heel erg goed op mezelf. Ik heb enorm veel leuke mensen ontmoet online binnen het vakgebied en met een aantal van die mensen spreek ik ook regelmatig in real life af. Het hebben van een goed netwerk met andere VA’s en online specialisten is in mijn ogen enorm belangrijk. Je kunt van elkaar leren en elkaar helpen en dat is fantastisch. Wat ik van tevoren niet had kunnen bedenken is hoe hoog de gunfactor onder elkaar is, dat is zo mooi om te ervaren. Je vist tenslotte allemaal in dezelfde vijver. Het is echter geen probleem, dat is mij 200% meegevallen. Die saamhorigheid bewijst voor mij dat online werken en online connected zijn met gelijkgestemden van enorme toegevoegde waarde is voor je business.
Hoe ziet een gemiddelde dag van Ingrid eruit?
Ik sta in de regel rond 6:00 op. Uitslapen kan ik niet, dus begint mijn dag vroeg. Ik doe NIETS zonder een espresso of 2 en heb altijd even nodig om op gang te komen. Ik gun mezelf daar iedere dag een uur voor. De diva’s van voer voorzien, wat huishoudelijke taken doen en douchen. Ik probeer iedere dag even een kwartier te mediteren om de focus te krijgen. Tussen 8:00 en 9:00 ga ik aan de slag. Ik begin altijd met het bijwerken van mijn eigen financiële administratie. Ja, echt iedere dag.
Dan zet ik mijn takenlijst open en bepaal ik in welke volgorde ik taken ga afwerken. Vaste prik is om voor een aantal van mijn online klanten de inboxen te checken. Is er iets dat spoed heeft? Dan gaat dat als eerste op mijn takenlijst. Denk daarbij aan bijvoorbeeld het verplaatsen van afspraken of iets wat mijn klant nodig heeft aan informatie.
Alle things to do van een dag worden dan in volgorde afgewerkt, voor alle klanten. Ik werk 1 uur en neem dan 15 minuten pauze, even weg achter het scherm vandaan. Al naar gelang de drukte van de dag werk ik gemiddeld zo’n 8 a 9 uur per dag, niet per se achter elkaar. Soms trek ik de stekker eruit om 15.00 uur en doe de stekker er dan weer om 19.30 uur in.
Voor een aantal klanten beheer ik de agenda en inbox. Dat is een kwestie van bijhouden en meerdere keren per dag screenen of er iets is dat ik voor hen kan oppakken, beantwoorden of regelen. Hoeft het niet direct, dan gaat dat mee in de planning voor een later moment en wordt het aan mijn takenlijst toegevoegd.
Voor een andere klant zit ik een aantal uur per week op kantoor. Daar regel ik afspraken, bijeenkomsten, vergaderingen, reizen en doe een deel van de financiële administratie.
Een andere klant heeft simultaan diverse projecten lopen waar ik heel veel taken achter de schermen doe. Het regelen van meerdaagse events (locaties, hotels, sprekers) bijvoorbeeld. Daar zit ook een groot stuk planning en communicatie in en het samenbrengen van diverse partijen. Ook doe ik daar een groot stuk van de financiële administratie en heb ik een aantal office management taken.
Mijn klanten zijn in diverse branches werkzaam. Van de energiemarkt, IT, marketing, branding tot consultancy. Een enorm breed scala en dat is wat het zo leuk maakt.
Flexibiliteit in werk is volgens mij belangrijk voor jou. Hoe realiseer je dit voor jezelf in samenwerking met de mensen waarmee je werkt?
Flexibiliteit is enorm belangrijk voor mij, net als afwisseling. Maar, ik vind het ook fijn om mijn tanden te zetten in een project en daar een hele dag mee te stoeien. Iedere klant is voor mij gelijk, ook al is de 1 groter dan de ander.
Ik bepaal zelf mijn tijd en hoe ik die tijd indeel. Soms zijn dat kantoortijden, soms niet. Voordat ik ga samenwerken met een klant en er een overeenkomst is ondertekend, krijgt die klant van mij een samenwerkingsdocument. Daar staat straight to the point in hoe ik werk en wat not done is. Ik ben enorm flexibel en sta bijna altijd in de hulpstand, maar het is heel belangrijk dat grenzen van te voren goed zijn aangegeven. Soms moet je dat gedurende een samenwerking nog even herhalen of aanstippen.
Vaker dan dat moet ik trouwens mijn eigen grenzen even teruglezen want daar zit de grootste uitdaging. Nee zeggen of aangeven dat iets nu niet past. Het gaat me steeds beter af, maar makkelijk is het nog steeds niet.
Ik informeer mijn klanten van te voren als ik in het buitenland ben of werk en wanneer ik dan te bereiken ben.
Fijn dat je zoveel goede klanten hebt zeg. Hoe heb je ze gevonden?
Mijn klanten hebben mij gevonden, tot dusver. Bij mijn eerste klant kwam ik tijdelijk terecht via een uitzendbureau en daar ben ik nog steeds, maar nu vanuit mijn eigen bedrijf. Ik heb nog nooit actief acquisitie gepleegd. Ik sta op een aantal platformen met mijn profiel en vanwege mijn diverse achtergrond (en Rotterdamse mentaliteit is mij verteld ;-)) weet men mij te vinden. Uiteraard komt er ook regelmatig iets door uit mijn netwerk, via een aanbeveling of doorverwijzing.
Heb je een gouden tip voor anderen die ook als virtual assistant willen starten, maar misschien nog twijfelen?
Gouden tip, nee. Want iedereen is anders en wordt VA om een eigen reden. En dat is helemaal ok, want iedere VA is anders en juist dat is je kracht. Als je het echt graag wil, ga je een weg vinden. Je hoeft niet alles te weten om te starten, je komt er gaandeweg wel achter.
