Een flinke zoektocht en een berg aan onbeantwoorde sollicitatiebrieven
Deze week interview ik Lotte Bos-Spitteler. Een virtual assistant die door haar nieuwe werk eindelijk gelukkig is en de ruimte vond om nu alles te doen waar ze eerder nooit aan toe kwam.
Heb je altijd zelfstandig ondernemer willen worden of is het spontaan op je pad gekomen?
Het is me overkomen. Na mijn studie ben ik via via in mijn eerste fulltime baan gerold. Vanuit daar heb ik verschillende banen gehad, in verschillende sectoren maar altijd met dezelfde rode draad: mensen helpen, ondersteunen, regelwerk verrichten. In 2017 stopte mijn toenmalige werk en zag ik enorm op tegen weer een flinke zoektocht naar een passende baan en een berg aan onbeantwoorde sollicitatiebrieven.
Ik ontdekte dat ik nog nooit had gedaan wat ik het liefste wilde maar altijd gewerkt had vanuit de noodzaak ‘geld verdienen’. Ik had er in al die banen altijd wat van gemaakt maar het maakte me nooit echt gelukkig.
Heel bewust nam ik wat afstand en heb ik een paar maanden niet gewerkt. Mijn zusje stuurde mij op een gegeven moment iets door over een VA en zei ‘dit is echt wat voor jou!’. Ik stuitte vervolgens op de Kickstarter (red. virtual assistant introductietraining) van Blueberry Dynamic en besloot deel te nemen. De opdrachten hielpen mij na te denken over wat ik zou kunnen doen als VA, vanuit mijn eigen interesses. Ik was gelijk zo enthousiast dat ik heb besloten te starten.
Je hebt je duidelijk niet laten tegenhouden door twijfels en onzekerheden. Waren die er wel?
Natuurlijk ben ik, zeker in het begin, onzeker geweest en heb ik dat nog steeds wel eens. Wat als er geen klanten komen? Wat als het niet lukt? Wat als ik niet goed genoeg ben? Natuurlijk gingen dat soort vragen door mijn hoofd, maar ik hield me ook voor dat ik altijd weer terug in loondienst kon. Mijn enthousiasme heeft wel vanaf het begin de overhand gehad. Ik heb een ondernemersplan geschreven en hierdoor had ik een duidelijk beeld van wat ik wilde doen en hoe ik dat ging realiseren.
Wat brengt het zelfstandig ondernemerschap je dat in loondienst lastig of onmogelijk was?
Het zelfstandig ondernemerschap heeft mijn leven enorm verrijkt! Ik ben veel gelukkiger in mijn werk. De zondagavond-blues (help het is alweer bijna maandag) zijn voorbij. Ik werk grotendeels vanuit huis en ik vind de flexibiliteit die ik heb heel fijn. Ik kan mijn productieve uren veel beter benutten en deel mijn dagen anders in. Ik krijg juist meer werk verzet omdat ik het kan doen wanneer ik productief ben. Zit ik er even niet zo goed in dan ga ik bijvoorbeeld sporten of op pad. Ook de afspraken en werkdagen op locatie bij klanten zorgen voor een fijne afwisseling. Een andere verrijking is mijn vrijwilligerswerk én tweede eigen business, zaken waar ik ook in loondienst misschien wel tijd voor had maar niet de ruimte voor voelde.
Je hebt meerdere online trainingen bij Blueberry Dynamic gedaan, waarom investeer je in trainingen?
Een training volgen is tijd maken om aan mijzelf en mijn eigen bedrijf te werken. Het frist op en geeft stof tot nadenken, nieuwe dingen leren maakt me ook weer enthousiast. De trainingen van Blueberry Dynamic onderscheiden zich naar mijn idee enorm van andere trainingen door de heldere en frisse aanpak. Je weet waar je aan toe bent, krijgt duidelijke en leuke opdrachten. Thamara geeft goede feedback en is bovenal écht!
Wat is voor jou de kracht van online werken en leren?
Online werken geeft veel vrijheid en flexibiliteit, zeker in het samenwerken met andere ondernemers. Als ik met al mijn klanten fysiek zou moeten afspreken past dit niet in een werkweek. Daarnaast geeft online werken toegang tot een heel groot netwerk, om kennis te kunnen delen of vragen te stellen.
Jij bent niet alleen een regelaar, maar ook erg creatief. Je runt met je twee zussen nog een online webshop met zelfgemaakte kaarten onder de naam Fritsy. Hoe belangrijk is creativiteit in je leven en hoe gebruik je dit in je werk als virtual assistant?
Creativiteit is enorm belangrijk! Sinds ik gestart ben als VA heb ik daar ook veel meer ruimte voor, niet zozeer omdat ik meer tijd heb, wel omdat ik mijn tijd anders indeel. De regelaar in mij regelt ook alles voor de webshop en het schilderen geeft ontspanning. Bij het bedenken en maken van nieuwe ontwerpen staan alle to-do-lijstjes eindelijk even uit. De skills die ik voor Fritsy leer, zoals het maken van een drukbestand, kan ik ook weer inzetten in mijn werk als VA.
Wat heeft je het meest verrast in je werk als virtueel assistent?
Hoe goed het mij vanaf het begin past. In vergelijking met een paar jaar geleden ben ik veel gelukkiger in mijn werk en een stuk minder onzeker. Ik doe nu waar ik goed in ben, wat ik leuk vind, voor wie ik leuk vind en verdien daar mijn geld mee – wat geweldig!
Als VA werk je met verschillende ondernemers tegelijkertijd, maar je bent zelf ook zzp'er. Hoe zorg jij ervoor dat je zelf alles op orde hebt en af en toe je hoofd leegmaakt?
Alles onthouden gaat gewoon niet dus to-do-lijstjes zijn noodzakelijk. Elke week heb ik een onderhoudsmoment waarin ik onder andere mijn eigen administratie doe. Elke klant heeft een eigen map (online natuurlijk) en ik werk met duidelijke blokken in mijn agenda. Daarin plan ik ook tijd in om te sporten en bijvoorbeeld te schilderen.
Een gemiddelde dag in het leven van Lotte, hoe ziet dat eruit?
De wekker gaat meestal om 7.30 uur. Dinsdagen beginnen met een ontbijt met twee vriendinnen, op donderdag heb ik vaak een werkdag op locatie bij een klant in Haarlem, waar ik ondersteun bij het runnen van haar webshop. Op de andere dagen zit ik tussen 8.30 en 9.00 achter mijn bureau.
Ik start de dag meestal met een uur klantenservice werk (vaste klant) en vervolgens mijn eigen inbox. Afhankelijk van de vragen van klanten werk ik door tot de lunch. Die lunch is meestal een pauze van een half uur waarin ik echt wat anders ga doen en een half uur naar buiten ga met de hond. ‘s Middags is het tijd voor mijn andere vaste klant (inbox- agendabeheer) en wat kleinere opdrachten.
Ik plan social media berichten, pak bestellingen in of heb contact met (potentiële) verkooppunten. De avonden zijn verschillend; soms uitgebreid koken, soms schilderen, een serie kijken of sporten. Het kan ook zomaar zijn dat ik ‘s avonds wel nog wat werk afmaak omdat ik ‘s middags langer pauze heb gehouden. Geen week is meer exact hetzelfde!
Hoe heb jij je huidige klanten gevonden?
Twee huidige klanten werk ik al mee vanaf de start. Mijn allereerste klant leerde ik kennen op een familiefeest, de tweede op een bijeenkomst van een netwerk van zakenvrouwen waar ik lid van ben geworden. Een andere klant komt uit mijn eigen netwerk en weer een ander kwam ik mee in contact via een Facebookgroep. Mijn nieuwste klant heb ik ontmoet op de werkplek van een vriendin (zij is ook zzp-er).
Heb je een gouden tip voor anderen die ook als virtual assistant willen starten, maar misschien nog twijfelen?
Ik was een tijdje terug op een netwerkbijeenkomst waar Elskse Doets (zakenvrouw van het jaar, 2017) een lezing kwam geven en haar 3D slogan noemde: dromen, durven, doen.
Ik sluit me daarbij aan: DOEN! Natuurlijk is het fijn en handig een plan te maken maar op een gegeven moment moet je ook gewoon gaan. Vertel ook vooral iedereen wat je gaat doen of al aan het doen bent. Zo had ik voordat ik begon al contact met mijn eerste klant.
Het volgen van een training en contact met andere VA’s kan ook helpen om net wat zekerder te worden!
