VA zijn geeft mij persoonlijke vrijheid en ruimte
Deze week interview ik Tanja Cavaljé. Een enthousiaste en doorgewinterde virtual assistant die opvalt door haar grote vakkennis en indrukwekkende eigen stijl.
Meteen de belangrijkste vraag: waarom doe je wat je doet?
Mijn overtuiging is dat een wereld met blije mensen, een warmere wereld is om in te leven. Daarom vind ik het zó belangrijk dat je doet waar je blij van wordt. Dat maakt je een fijner mens, voor jezelf, je omgeving en uiteindelijk de wereld waarin we samen leven.
Waar word jij dan blij van?
Zelf vind ik het heerlijk om op de achtergrond belangrijk te zijn. Anderen te helpen schitteren en stralen. Mensen in staat stellen hun talenten voluit te benutten. Tel daarbij op dat ik leergierig ben. Ik heb een brede interesse, ik zuig kennis op als een spons. Die kennis geef ik ook graag door op een begrijpelijke manier.
En omdat ik als VA ook ondernemer ben, is er volop gelegenheid mijn eigen ontwikkelpunten aan te pakken. VA zijn draait voor mij om vrijheid en ruimte. Om de ontwikkeling tot de gelukkigste versie van jezelf!
Wat maakt het werken als virtual assistant zo ontzettend leuk?
De vrijheid en diversiteit in alles. De mensen met wie ik werk zijn allemaal anders. Iedere ondernemer heeft eigen normen en waarden. Andere ambities. Ze bewandelen andere paden om doelen te bereiken, elk met eigen behoeften en angsten. Er is niet één weg naar succes.
Het werk is super afwisselend. Zo bedenk je een social media strategie, dan werk je een interview uit. Even later schrijf je een blog of een webtekst. Daarna ontwikkel je een database in Excel om wet- en regelgeving uitvoerbaar te maken. Of je pakt cadeautjes in of verzorgt een mailing. Je collega’s kies je zelf uit.
Ook zo’n rijkdom van het VA zijn. Kijk naar de VA Lab groep [virtual assistant community – red.]. Zo’n warme en behulpzame groep. Dat past natuurlijk bij ons vak, maar het blijft bijzonder dat dagelijks te mogen ervaren. Mensen die je nog nooit hebt ontmoet, die toch een belangrijke plaats innemen in je leven. Zo gaaf!
Het ondernemerschap brengt je vrijheid om keuzes te maken. Je angsten en onzekerheden stuk voor stuk aan te pakken. Je talenten uit te pakken en op te poetsen tot ze stralen. Het besef dat je niet locatiegebonden bent. Met stroom, wifi en je laptop kun je overal je werk doen. Lekker aan zee, buitenshuis of binnen in je eigen stekkie. Je kiest zelf uit waarin je je verder wilt ontwikkelen, want je bepaalt zelf hoe je carrière verloopt. Je eigen creativiteit bepaalt de grens. Je bent je eigen A-team: and don’t you love it when a plan comes together?
Wat deed je voordat je ging werken als virtual assistant?
Voordat ik Vlinderss startte, heb ik 27 jaar bij hetzelfde bedrijf gewerkt: een onderwijsbureau. Een onderwijsbureau verzorgt de administratie voor onderwijsinstellingen. Ik kwam er binnen als uitzendkracht nadat ik mijn opleiding tot onderwijzeres had afgebroken. Mijn eerste taak: telefoniste/receptioniste. De directeur zag meer kwaliteiten in me en benoemde me tot zijn secretaresse.
De laatste jaren werkte ik er als managementassistent en functioneel leidinggevende van de afdeling Interne Zaken. Ik heb daar ontzettend veel plezier gehad. Veel geleerd ook. Onderwijs is gebonden aan zoveel wet- en regelgeving. Toen ik begon, vond de bekostiging nog op declaratiebasis plaats. Ik heb de ommezwaai naar lumpsum mee mogen maken en de bestuurlijke schaalvergroting. Ook diverse fusies en een faillissement met doorstart. Never a dull moment en een tijd waar ik met plezier op terugkijk.
Hoe ben je gestart met het werken als virtual assistant?
Heel impulsief, zonder enige commerciële ondernemerservaring. Ik zag het als een groot avontuur en zo zie ik het nog. Om eerlijk te zijn wist ik niet eens dat er virtual assistants bestonden. Ik zag de behoefte aan een flexibele schil groeien bij bedrijven. Ik zag een toename van zelfstandig ondernemers die volgens mij ook wel ondersteuning konden gebruiken. En ik wilde mezelf gaan ontwikkelen. Als onderneemster. Mijn eerste mailing was een vragenlijst. Wat mag ik voor u betekenen? Ik stuurde de mailing naar zo’n 250 scholen en besturen. Met 100% resultaat: niemand reageerde!
Ik overdrijf, ik kreeg één reactie van een directeur die aangaf dat hij helemaal geen tijd had om een vragenlijst in te vullen. Of ik wel wist hoe overbelast ze waren… Ja, dat wist ik. Ik wist het blijkbaar alleen niet te verkopen. Maar dat is dus zo gaaf aan het ondernemerschap. Als weg A is afgesloten, dan gebruik je je doorzettingsvermogen en creativiteit om weg B te vinden!
Met wat voor soort mensen werk je?
Met gepassioneerde en gedreven mensen. Toppers op hun vakgebied. Ondernemers die maatschappelijk bewust zijn. Die de wereld beter willen maken op hun manier. Van veiligheidsadviseur tot fotograaf, van belmeisje tot facilitair manager. Hun specialisaties zijn dan wel heel verschillend, het zijn allemaal creatieve, krachtige, positieve en zelfbewuste mensen. Daarmee heb ik vanzelf een bepaalde klik. Het is toch fantastisch om met dat soort mensen te mogen werken!
Waarom is het voor anderen zo fijn om juist met jou samen te werken?
Ik denk mijn professionaliteit, pro-activiteit en betrokkenheid. Humor, betrouwbaarheid en persoonlijke aandacht krijg ik ook vaak terug. Of zoals een opdrachtgever het laatst zo complimenteus verwoordde: ‘We zijn verwend met jou, je begrijpt ons door en door’.
Wat voor soort werkzaamheden doe je?
De werkzaamheden die ik doe zijn heel verschillend. Dat is wat ik prettig vind. Ik schrijf veel teksten (websites, blogs, interviews). Ik verzorg social mediaberichten en e-mailmarketing. Ik help mensen sneller te werken met Office. Ik stel enquêtes op. Soms transcribeer ik gesprekken. Ik verzorg workshops op maat. Ik denk mee over zichtbaarheid. Ik regel dingen. Ik help achterstanden wegwerken. Verzorg opruimboosts.
En zijn er specifieke werkzaamheden waar je echt wild enthousiast van wordt en meer van zou willen?
Ik wil meer van… alles. Die gretigheid is mijn talent en mijn valkuil. Het doorgeven van kennis – bijvoorbeeld in een (online) training – krijgt de komende jaren meer aandacht. Dan heb ik ook gelijk die technieken onder de knie. Zo pak ik dingen het liefst aan. Eerst zelf uitproberen en daarna die kennis inzetten voor mijn opdrachtgevers. Dan ken ik de obstakels en kan ik hen daarvoor behoeden.
Hoe krijg je het voor elkaar om aan veel verschillende projecten te werken?
Ja, dat is inderdaad één van de uitdagingen in ons werk, we leven in een wereld vol afleidingen. De volgende maatregelen helpen me:
- Ik check mijn e-mail drie keer per dag
- Telefonisch ben ik alleen op afspraak bereikbaar
- Met structuren voorkom ik haastwerk
- Een goede en actuele planning
- Ik cluster en neem dan een schakelmoment
Neem ons mee in hoe een gemiddelde dag en week eruit zien voor jou.
Ik sta rond 6.45 uur op. Dan ontbijt ik en bekijk ik mijn social media.
Rond 7.45 uur ga ik dan naar mijn werkplek en neem ik mijn dagplanning door. Ik pak mijn eerste klus aan en als die is afgerond ga ik heerlijk douchen. Dat is dan gelijk een ontspanmoment. Daarna ga ik weer verder.
Rond half één lunch ik ongeveer een half uur. Daarna ga ik terug aan het werk.
Het liefst loop ik ‘s middags nog een blokje om. Of bij slecht weer doe ik lekker binnen een dansje. Vaak zit ik echter zo in een flow, dat dat erbij inschiet. Jammer eigenlijk, want zo’n wandelingetje zorgt voor een fris hoofd. Ik werk door tot mijn lief roept dat het eten klaar is (lucky me, I know!)
Gemiddeld probeer ik het aantal afspraken buitenshuis op maximaal twee per week te houden. Denk aan lunches, netwerkbijeenkomsten, scholing, evaluatie- en voortgangsgesprekken. In 2017 probeer ik de avonden en weekenden vrij te houden.
Je bent je eigen baas, dat is meestal heerlijk en soms ook lastig. Wat vind je er moeilijk aan?
Met stip op nummer 1: Vlinderss voldoende aandacht geven. Mijn klanten gaan altijd voor. Dat betekent dat ik meer in dan aan mijn bedrijf werk. Daarmee kom je niet verder. In 2017 pak ik dat anders aan.
Nummer 2: Je bent nooit klaar. Er zijn altijd 1001 dingen te bedenken om te doen. Ik werk graag, dus de verleiding is groot om ook de avonden en de weekenden te werken. Ik kan me verliezen in mijn werk. Dat kwam ook als resultaat uit een te gekke, recente inspiratiesessie: niet alles hoeft functioneel te zijn. Dus ik ga de komende tijd ook tijd inruimen voor maffe dingen zoals koekjes bakken of punniken. Weet je, vaak zijn dat juist de momenten dat de beste ideeën in je opkomen.
Hoe blijf je dagelijks gefocust op wat je doet?
Dat lukt me niet altijd hoor. Een tijd lang vond ik dat dan heel stom van mezelf. Tegenwoordig geniet ik er gewoon van. Als het even niet gaat, dan is het gewoon speelkwartier of speeluur of speeldag.
Mijn ervaring is dat als je op zo’n moment in je hoofd blijft zitten, je alleen maar ongelukkiger wordt. Dat kritische stemmetje in je hoofd blijft dan maar doorzeuren. Nu haal ik mijn schouders op en denk ik: het lukt niet. Waar heb ik wel zin in? Ik kom dan veel makkelijker terug in een flow.
Dat werkt natuurlijk niet als je deadlines hebt. Mijn tip is dan ook: blijf deadlines voor. Neem een marge van twee dagen. Is de deadline voor je klant 6 januari? Dan is jouw deadline 4 januari. Daar komt ‘speelruimte’ vast vandaan.
Wat iedereen natuurlijk wil weten: hoe vind je mensen om mee samen te werken?
Ik netwerk IRL. Dat past bij me, want ik vind het interessant om mensen te ontmoeten. Van drie netwerkverenigingen ben ik lid. En ik bezoek regelmatig SMC-bijeenkomsten. Zo krijg ik een goed beeld van de verschillende aanbieders op de markt. Netwerken draait voor mij om ontmoetingen en verbindingen. Een aantal samenwerkingen is ontstaan na het volgen van een workshop of training. De meeste leads komen echter via mijn klanten en netwerk.
Mijn ervaring is dat het werkt als een olievlek. Het begin is lastig. Mensen weten nog niet waarvoor ze bij je terecht kunnen. Zorg dus dat je zichtbaar bent op een manier die bij je past. En laat vooral ook je eigen netwerk weten wat je doet en voor wie. Hoe duidelijker je dat zelf kunt vertellen, hoe makkelijker mensen naar je kunnen verwijzen.
Wat zijn de 3 online tools waar je echt nooit meer zonder kan?
Drie maar?!? Oké, dan kies ik:
- Canva
- Dropbox
Virtual assistants zijn hot. Hoe zie jij de VA over 5 tot 10 jaar?
Ik voorzie communities, waaruit samenwerkingsverbanden ontstaan. Virtual assistants die zelfstandig blijven, maar elkaar wel opzoeken om samen diensten te ontwikkelen en vermarkten. Samen passief inkomen genereren, in wisselende samenstellingen. De ene keer werk je samen met Daan en de volgende keer met Anna, maar net welk specifiek aanvullend talent nodig is om het beste resultaat te halen.
Ik verwacht dat je netwerk steeds belangrijker wordt. En je profilering en expertise. Mensen kiezen makkelijker voor je, als ze je kennen. Echt weten wie je bent en waar je voor staat. Wat belangrijk is voor jou en of je daarin gelijkgestemd bent. Ik werk bijvoorbeeld niet voor mensen, die alleen uit zijn op zelfverrijking. Dat past niet bij mijn levensstijl, dus ik kan zo iemand nooit optimaal ondersteunen.
Verder is het belangrijk om ontwikkelingen te volgen. Wat zijn nieuwe technische mogelijkheden? Welke nieuwe inzichten zijn er? Hoe kun je die inzetten voor je klant? Welke werkzaamheden kun je volledig automatiseren? Goed om je heen blijven kijken en zien waar de gaten vallen. Dan blijf je Siri, Viv, Cortana en Alexa altijd een stap voor.
Heb je als laatste een gouden tip voor anderen die ook als virtual assistant willen starten?
Ja: doe het. Pak je kansen. Gun jezelf je leven in te richten zoals dat jou het beste past. Het is gewoon het leukste vak op de wereld, dat je zoveel vrijheid en ontwikkelingsruimte geeft. En met jezelf aan het stuur, wat kan er mis gaan? Voor mij is het een sprookje. Natuurlijk kom ik ook heksen en draken tegen. Verdwaal ik soms, of val ik in slaap. Ik weet zelfs helemaal niet of ik lang leef. Maar ik leef wel gelukkig!
