De eerste vijf jaar reisden we de wereld over
Deze week interview ik Hannie Aalbrechtse en Lianka Vermeulen. Een dynamisch duo dat opvalt door hun ijzersterke samenwerking en grote dosis werkplezier.
Meteen de belangrijkste vraag: waarom doe je wat je doet?
Hannie: Ik werk als virtueel assistent, omdat ik het ontzettend leuk vind om ambitieuze ondernemers te helpen. De ondersteuning, de helpende hand te bieden die ze nodig hebben. Ik krijg er enorme energie van als ik een steentje kan bijdragen aan de groei van een bedrijf.
Lianka: Ik werk als VA om ondernemers vooruit te helpen. Vooral het helpen, het ontzorgen, is iets wat van nature in mij zit. Ik heb zoveel werk- en levenservaring, dit wil ik graag met anderen delen, zodat zij daar gebruik van kunnen maken. Samen groeien, dat is het doel.
Wat maakt het werken als virtual assistant zo ontzettend leuk?
Hannie: Het werken als VA is ontzettend divers. We zijn circa een jaar geleden gestart met ons bedrijf: To Assist. Vanaf dat moment zijn we met veel verschillende klanten in contact gekomen uit allerlei branches en ik heb ik vele collega- VA’s leren kennen. Het is een leerproces, waarbij we nieuwe online tools ontdekken, webinars en e- learnings volgen en ga zo maar door. Het voelt heerlijk om als ondernemer bezig te zijn. Ook is het bijzonder fijn dat we dit samen doen. Lianka en ik vullen elkaar enorm aan, we versterken elkaar, waardoor de energie soms dwars door onze laptops heen bruist.
Lianka: Het werken als VA is enorm uitdagend. Van het zoeken naar opdrachten tot het uiteindelijk opleveren van de opdracht zorgt voor veel dynamiek. De opdrachten zijn heel divers, waardoor ik ook steeds andere kennisbronnen aan moet boren. Soms moet ik echt op zoek naar nieuwe kennis en vaardigheden. Elke dag leer ik weer bij en dat is ook waar ik het voor doe. In de snel veranderende wereld vind ik het belangrijk om bij te blijven. Persoonlijke ontwikkeling is belangrijk voor mij. Daarnaast krijg ik energie van de vele nieuwe contacten die ik door netwerken erbij heb gekregen.
Wat deed je voordat je ging werken als virtual assistant?
Hannie: Dat is een lang verhaal, maar ik zal het kort houden. Gestart in het kappersvak voor ongeveer 15 jaar, daarna heb ik ruim 11 jaar bij de bank gewerkt. Tijdens de laatste fusie werkte ik binnen het team Hypotheken & Vermogen. In die periode heb ik heel close met Lianka samengewerkt. Samen met JP (mijn man) ben ik in juli 2010 gestart met een wereldreis. De eerste vijf jaar reisden we door Noord-, Centraal- en Zuid- Amerika. Op dit moment reizen we door Europa. In mijn carrière heb ik mooie ervaring qua werken en reizen opgedaan. Deze kennis wil ik graag delen met mensen, die mijn hulp kunnen gebruiken.
Lianka: Naast mijn bedrijf To Assist, werk ik al heel veel jaar bij een bank. Ik ben altijd in beweging geweest en heb al veel verschillende functies uitgeoefend. Vele opleidingen gevolgd, om uiteindelijk als financieel adviseur aan de slag te gaan. Dit doe ik op dit moment nog steeds. Samen met Hannie heb ik binnen de bank een intensief traject begeleid en heb ik een periode als leidinggevende gewerkt. Deze periode is mij heel dierbaar omdat toen de vriendschap tussen Hannie en mij is ontstaan.
Hoe ben je gestart met het werken als virtual assistant?
Hannie: Het plan, het idee, borrelde bij mij al een tijdje. Het is heerlijk om in vrijheid te leven, waar dan ook ter wereld, maar toch ontbrak er iets aan. Niets doen met al mijn kennis, dat voelde niet goed. Hoe kan ik dit combineren met het reizen? Ja, ik wil graag een onderneming starten. Niet alleen, maar samen met Lianka. Samen hebben we er veel over gepraat. Volgens mij zijn we al vrij snel een ondernemersplan gaan schrijven, een stappenplan gaan volgen en gestart.
Lianka: Ik werk al heel lang in de financiële wereld en de laatste jaren is hier veel gaande en vallen er veel ontslagen. Dit heeft mij aan het denken gezet. Wat ga ik doen als ik morgen niet meer bij de bank werk? Wat wil ik dan? Hierover ook regelmatig met Hannie gesproken. Oktober 2015 was ik op vakantie in China en kreeg ik een berichtje van Hannie dat ze iets heel leuks had bedacht. Ze ging me erover bijpraten zodra ik thuis was. Zo gezegd, zo gedaan. Ze wilde een bedrijf beginnen, maar alleen als ik dit samen met haar zou willen doen.
Ik ben erover na gaan denken. Ik, een eigen bedrijf? Ja, waarom niet? Vele gesprekken later hebben we de stoute schoenen aangetrokken en zijn we begonnen. We hebben alles eerst onderzocht en goed op papier gezet. Een goede voorbereiding is het halve werk. Nadat we volgens ons alles op orde hadden, zijn we maart 2016 naar de Kamer van Koophandel gegaan en hebben we ons ingeschreven. En daar heb ik tot op de dag van vandaag geen moment spijt van.
Met wat voor soort mensen werk je en wat doe je voor ze?
Hannie: Ha, dat is zeker een testvraag, Thamara. Het doet me denken aan de cursus VA Kickstarter; Wie is je ideale klant? De spiegel van jezelf. Het klopt helemaal. Het is fijn om te werken voor mensen waarmee je een klik hebt. Mensen die ambitieus en gedreven zijn, die weten wat ze willen. Alles goed in beeld hebben, die duidelijk het doel voor ogen hebben. Onze doelgroep is de ‘kleine’ ondernemers.
Lianka: Omdat Hannie veelal op een plek elders in de wereld is, ben ik degene die voor ons bedrijf de persoonlijke contacten onderhoudt. Hannie is meer van de online contacten. Ik merk dat ik ondernemers opzoek, tegenkom, waarmee ik een klik kan maken. Als het in de eerste kennismaking niet lekker loopt, dan komt het vaak ook niet verder dan dat gesprek. Het is een kwestie van geven en nemen.
Waarom is het voor anderen zo fijn om juist met jou samen te werken?
Hannie: Ik, en wij, zorgen voor kwaliteit. Vooraf maken we duidelijke afspraken over de werkzaamheden en de tijdsperiode. Indien we de ruimte krijgen, doen we een stapje extra. We denken met de klant mee. Zijn er verbeteringen mogelijk om werkzaamheden efficiënter te doen of in te richten? Ik ervaar het als een groot voordeel om op afstand te werken, los van een bomvolle ‘Nederlandse’ agenda.
Lianka: Ik denk mee met de ondernemer en ben bereid iets extra’s te doen. Ik houd van duidelijke afspraken en ook dat afspraken worden nagekomen. Dat verwacht ik van hen, maar zij kunnen dat zeker van mij verwachten.
Wat voor soort werkzaamheden doe je? En zijn er specifieke werkzaamheden waar je echt wild enthousiast van wordt en meer van zou willen?
Hannie: Een mooi voorbeeld van leermomenten. Werken als virtueel assistent is een zeer ruim begrip qua werkzaamheden en daarom zijn we ons gaan specialiseren. Want je kunt niet overal goed in zijn. De ondersteunende taken zijn: dagelijks support, financiën, online marketing, communicatie en sales support.
Onze specialiteiten zijn:
Boekhouden, factureren, offertetraject: maken, beheren en opvolgen, administratief: inkoop- en verkoopfacturen, debiteuren- en crediteurenadministratie en btw-afdracht, secretarieel: e-mail- en agendabeheer, volledige Officepakket, teksten schrijven.
Voor de klanten schrijven we erbij: als opdracht of werkzaamheden niet in bovenstaand overzicht staat, aarzel dan niet. Vraag het ons gewoon.
Lianka: Hannie en ik zijn twee unieke personen, ieder met haar eigen kwaliteiten. We vullen elkaar enorm goed aan. We spreken onderling af wie wat doet en zo leren we van elkaar. Ik houd me vooral bezig met de administratieve taken, factureren, offreren en btw- aangifte doen. Hannie is meer de techneut en is meer van website, Facebook etc.
Hoe krijg je het voor elkaar om aan veel verschillende projecten te werken?
Hannie: Onderling hebben we ieder onze specialiteiten, we vullen elkaar aan en kunnen werkzaamheden van elkaar overnemen. Dat is het grote voordeel van samenwerken als team. Het allerbelangrijkste is goed communiceren, alles met elkaar delen, de agenda goed beheren. We zijn er gewoon 24/7, zonder problemen.
Lianka: Dit vraagt discipline en structuur. Alles goed delen, veel communiceren en vastleggen. Door gebruik te maken van elkaars specialiteiten, bepalen we per opdracht wie wat doet. We maken gebruik van OneNote, hierin leggen we alles vast. Daarnaast mailen en appen we iedere dag. En zien we elkaar wekelijks via Facetime of Skype.
Neem ons mee in hoe een gemiddelde dag en week eruit zien voor jou.
Hannie: Die heb ik niet! Zonder gekheid, zo is het gewoon. Er is een zwakke schakel als je onderweg bent en dat is online (kunnen) zijn. De werkzaamheden die moeten gebeuren, gebeuren ook elke dag, iedere week. Voor mij is het geen enkel probleem om tot ’s avonds laat te werken. Ik moet wel zeggen dat ik geen vroege vogel ben. Maar als het moet, dan ben ik er.
Lianka: Op de dagen dat ik niet op de bank ben, houd ik me bezig met ons bedrijf. Ik bezoek netwerkbijeenkomsten en werk aan opdrachten. Daarnaast wandel ik graag. Dit heb ik ook nodig om mijn hoofd leeg te kunnen maken. Na een wandeling ben ik weer fris en fruitig om aan de slag te gaan.
Je bent je eigen baas, dat is meestal heerlijk en soms ook lastig. Wat vind je er moeilijk aan?
Hannie: Dat het super is om eigen baas te zijn, is een feit. Het moeilijke is om je klanten te vinden, maar aan de andere kant, is dat de uitdaging. Misschien val ik in herhaling, maar doordat wij als team werken, heb je altijd een sparringpartner. Als het even niet lekker gaat of zoals je denkt of wilt dat het gaat, dan komt de ander weer met nieuwe gedachten of ideeën.
Lianka: Wat ik het moeilijkst vind om eigen baas te zijn is loslaten! Je kunt nu eenmaal niet dag en nacht bezig zijn. Er zijn ook nog andere dingen belangrijk in het leven. Voor mij is het ondernemerschap volledig nieuw! Hoe kom ik aan klanten? Hoe worden we meer zichtbaar? Etc etc. De balans tussen werk en privé is een uitdaging. Maar zolang ik energie krijg van mijn eigen bedrijf, heb ik dat er graag voor over.
Hoe blijf je dagelijks gefocust op wat je doet?
Hannie: We hebben bij de start van To Assist een ondernemersplan gemaakt en doelen opgesteld. Samen werken we via een Notebook, waar deze doelen staan omschreven. We hanteren de PDCA (Plan-Do–Check-Act). Aan het einde van 2016 hebben we onze nieuwe doelen voor 2017 opgesteld. Zo houden we onze focus en houden we elkaar scherp.
Lianka: We houden elkaar echt scherp. Als we Facetime contact hebben dan praten we 5 minuten even over koetjes en kalfjes en daarna gaan we constructief aan de slag. We spreken elkaar aan op zaken die nog niet lekker lopen of opgepakt moeten worden. Het is een kwestie van prioriteren en structuur aanbrengen. We maken gebruik van de PDCA-cyclus om ons bedrijf te leiden, zodat we geen belangrijke elementen vergeten. We gebruiken een gezamenlijk online notitieblok, waarin we heel veel vastleggen. Ideaal.
Wat iedereen natuurlijk wil weten: hoe vind je mensen om mee samen te werken?
Hannie: Netwerken is super belangrijk om zichtbaar te worden in de markt. Niet alleen voor (nieuwe) klanten, ook met collega’s kun je samenwerken. Daarin zien we een duidelijke groei, daar zijn we blij mee.
Lianka: Samenwerken doe ik natuurlijk elke dag met Hannie. Netwerken doen we iedere dag, live en online. We sluiten ons aan bij verschillende Facebookgroepen, om op deze manier op de hoogte te blijven van de ontwikkelingen. Ondertussen hebben we ook al vele contacten gelegd en verwachten we dat er nog meer leuke samenwerkingen gaan komen. Mijn motto is “Alleen ben je sneller, maar samen kom je verder”.
Wat zijn de 3 online tools waar je echt nooit meer zonder kan?
- Het hele MS Office- pakket
- E-Boekhouden
- Dropbox
Virtual assistants zijn hot. Hoe zie jij de VA over 5 tot 10 jaar?
In de toekomst verwachten we dat er teams ontstaan. VA’s zoeken elkaar op om samen te werken, ieder met zijn eigen skills. Je ziet dat nu al gebeuren binnen diverse Facebookgroepen. Het zou zo maar kunnen dat over 5 jaar het team van To Assist is uitgebreid. Het aantal VA’s groeit enorm. We verwachten dat het kaf van het koren gescheiden gaat worden. Dat alleen de besten gaan overwinnen. Omdat de online wereld enorm snel verandert, is het belangrijk om elkaar als collega te zien en niet als concurrent. Krachten bundelen en samenwerken. Hoe mooi zou het zijn als we over een aantal jaar met meerdere assistenten voor To Assist aan de slag gaan? Ieder met zijn eigen specialisme.
Heb je als laatste een gouden tip voor anderen die ook als virtual assistant willen starten?
Ga ervoor! Volg je hart, als het goed voelt, gewoon doen. Natuurlijk gaat het niet allemaal vanzelf, maar dat zijn juist de leermomenten, waardoor je groeit. Wij genieten er in ieder geval enorm van. Zorg dat je een goed plan hebt. Wat wil ik, wat kan ik, waar krijg ik energie van?? Als je dit helder hebt, go for it!!! Met deze drive gaat het lukken!
