Het vinden van klanten is totaal geen probleem
Deze week interview ik Alice Sanders. Een vakvrouw in hart en nieren die opvalt omdat ze voor explosieve groei gaat voor zichzelf en haar klanten.
Meteen de belangrijkste vraag: waarom doe je wat je doet?
Van jongs af aan help ik mensen graag. Zo hielp ik mijn familie bijvoorbeeld met het invullen van formulieren, of het schrijven van brieven. Op mijn 16e werd ik aangenomen bij een verzekeringsmaatschappij, waarbij het helpen van anderen centraal stond. Ik was de jongste assistent die het bedrijf ooit had aangenomen.
Wat maakt het werken als virtual assistant zo ontzettend leuk?
Ik doe iets waar ik goed in ben en waar ik blij van word. Ik heb me ook doorontwikkeld in het vak, want ik sta voortdurend open voor verbetering. Zo heb ik een flink aantal trainingen in het buitenland gevolgd.
Wat deed je voordat je ging werken als virtual assistant?
Ik heb onder meer een opleiding tot directiesecretaresse afgerond. Daarna kon ik direct aan de slag bij een van de grootste IT-bedrijven op het directiesecretariaat. Daarna heb ik bij een bank gewerkt. Mijn laatste functie in loondienst was als secretaresse van de “statutaire directie” van een zakenbank. Ik merkte echter dat ik behoefte kreeg aan een ander soort werkplek. De vrijheid van zelfstandig ondernemerschap lonkte en ik heb die met beide handen aangegrepen.
Hoe ben je gestart met het werken als virtual assistant?
Ik ben echt in het vak gerold. Toen ik zelfstandig werd, was social media erg in opkomst. Ik was gefascineerd door Twitter. Ik wilde echt alles over het medium weten. Al heel snel werd ik door veel ondernemers uit mijn omgeving gevraagd om hen te helpen met het opzetten en bijhouden van hun Twitter account.
Met wat voor soort mensen werk je?
Ik werk graag met ondernemers die de drive hebben om hun bedrijf explosief te laten groeien en zich niet laten tegenhouden door anderen, de markt, of hun eigen angsten. Succesvol worden kan best ‘eng’ zijn, want iedereen ‘gaat iets over je vinden’. Daarnaast moet je sterk genoeg in je schoenen staan om niet toe te geven aan je eigen interne stemmetjes. De ondernemers met wie ik graag samenwerk, zijn experts op hun vakgebied. Zij verdienen geld met het overdragen van hun kennis en helpen ondernemers door middel van online programma’s, coaching en workshops. Mijn klanten zijn integer, verkopen geen onzin, doen niet aan addertjes onder het gras en behandelen kun klanten én team met respect.
Welke compromissen heb je onderweg moeten doen?
Dit werk stopt nooit. In je hoofd ben je 24/7 naar oplossingen aan het zoeken voor de klant. Je moet dus bewaken dat je je tijd en energie goed verdeelt, zowel zakelijk als privé. En soms moet je daardoor een klant ontslaan of een nieuwe klant afslaan.
Waarom is het voor anderen zo fijn om juist met jou samen te werken?
Mijn betrokkenheid is groot. Als ik voor iemand werk, dan doe ik dat met een passie alsof het bedrijf ook van mij is. Daarnaast neem ik veel werkervaring mee en volg ik met regelmaat extra trainingen, al dan niet in het buitenland, om voorop te kunnen lopen in de ontwikkelingen die belangrijk zijn voor het succes van mijn klanten. Ik durf mijn klant uit te dagen, te coachen en tegen te spreken als dat nodig is. Mijn klanten vinden het prettig om met me te sparren, omdat ik de ontwikkelingen in de markt volg en omdat ik vaak dichtbij hun klanten sta, waardoor ik goed zie waar hun behoefte ligt.
Wat voor soort werkzaamheden doe je? En zijn er specifieke werkzaamheden waar je echt wild enthousiast van wordt en meer van zou willen?
Je kunt me beter vragen welke werkzaamheden ik niet heb gedaan! Het rijtje is erg lang maar tegenwoordig werk ik veel en graag met een team van VA’s en andere professionals, aan wie ik werk delegeer namens mijn klanten. Daarnaast doe ik voor één van mijn klanten het grootste gedeelte van de klantenservice, maar ook dit werk delegeer ik steeds meer. Ook doe ik de voorbereidingen van webinars, follow-ups, sales, uitzoekklussen, de financiële administratie en automatisering van werkzaamheden. Op dit moment adviseer en ondersteun ik ook een klant bij het opzetten van haar eerste online training.
Hoe krijg je het voor elkaar om aan veel verschillende projecten te werken?
Dat vraag ik me soms ook af! Maar toch krijg ik het altijd voor elkaar. Het is een kwestie van goed plannen en prioriteiten stellen.
Neem ons mee in hoe een gemiddelde dag en week eruit zien voor jou.
Aan het begin van de dag kijk ik waar mijn klanten die dag behoefte aan hebben. Zo stel ik prioriteiten in mijn werkzaamheden. Natuurlijk komen er ook zaken langs die direct opgelost moeten worden. Ik zorg dan ook dat dit gebeurt, al of niet door mij of iemand in het team.
Je bent je eigen baas, dat is meestal heerlijk en soms ook lastig. Wat vind je er moeilijk aan?
Door mijn betrokkenheid heb ik soms moeite met afstand nemen van mijn werk, omdat ik altijd bereikbaar ben. Dat los ik grotendeels op door in de avonden en weekenden mijn grote computerscherm in de kast te zetten. Op vrije dagen plan ik met anderen leuke dingen buiten de deur, zodat ik niet in de verleiding kom om de kastdeur weer open te trekken.
Hoe blijf je dagelijks gefocust op wat je doet?
Ik blijf gefocust, omdat ik bewust rustmomenten neem. Ook maak ik gebruik van project management systeem Redbooth en hiermee kan ik het team en mijzelf goed aansturen.
Wat iedereen natuurlijk wil weten: hoe kom je aan klanten?
Mensen vinden mij, dat is echt heel fijn. Zo kom ik eigenlijk aan al mijn nieuwe klanten. Potentiële klanten hebben vaak ook al eerdere ervaring met mij. Mensen die klant van mij worden, kennen me vaak van events. Voor de meeste van mijn klanten organiseer ik die en als mensen mij aan het werk zien, geeft dat klaarblijkelijk een goed gevoel 🙂 Of ondernemers horen via hun netwerk mijn naam. Ik ben door ervaring extra selectief geworden in het kiezen van mijn klanten. Ik werk graag met het type ambitieuze ondernemer, zoals ik al eerder omschreven heb.
Wat zijn de 3 online tools waar je echt nooit meer zonder kan?
- Lastpass. Met deze handige tool ben je nooit meer je wachtwoord kwijt. Je kunt het ook op ieder device gebruiken. Omdat ik voor zoveel verschillende klanten werk, kan ik gewoon niet zonder. Fantastische uitvinding!
- Google, en met name Gmail. Gmail werkt altijd en overal en de zoekfunctie is erg handig.
- Dropbox. Deze app slaat al je documenten op in de cloud en is daardoor vanaf iedere device te benaderen en bestanden zijn gemakkelijk te delen.
Virtual assistants zijn hot. Hoe zie jij de VA over 5 tot 10 jaar?
Ik verwacht dat ‘het online werken’ zal toenemen. Ik vind dat VA’s en OBM’s nog wel een slag te slaan hebben, in het laten zien hoe groot hun waarde in werkelijkheid is voor ondernemers. Ik vind namelijk dat de waarde van een VA of OBM nog steeds te veel onderschat wordt, want een goede VA of OBM kan de doorslag geven in het succes van een bedrijf. Ik hoop dat de grote toegevoegde waarde van VA’s en OBM’s gaat doordringen bij nog veel meer ondernemers. We zouden er allemaal succesvoller van worden!
Heb je als laatste een gouden tip voor anderen die ook als virtual assistant willen starten?
Zorg dat je je verdiept in online systemen waar veel mee gewerkt wordt. Denk aan nieuwsbriefsystemen, takenlijstsystemen, online agenda’s, webinarsystemen, etc. Ontdek deze systemen ook in je eigen tijd, dat wordt erg gewaardeerd. Net als meedenken en proactief zijn.
Zorg dat je zichtbaar bent. Het loont echt om je tijdens de startfase online en in real life te laten zien aan potentiële opdrachtgevers. Laat zien wie je bent, waar je voor staat en waarmee je een ondernemer kunt helpen. Maak ook duidelijke afspraken over jullie samenwerking. Zet de afspraken op papier (of e-mail) en vraag om goedkeuring erop van je klant. Luister ook goed naar je gevoel of je denkt dat de ondernemer bij je past. En denk zo: je leert weer van iedere klant en opdracht. Vergeef het jezelf ook als de samenwerking geen groot succes blijkt te zijn. Er komt altijd weer iets beters voorbij!
